ارغوان مریدی | مشاور و کوچ منابع انسانی
مقدمه
داشتن یک بانک استعداد سالم، دارایی ارزشمندی است؛ این موضوع زیربنای عملیات روان، پاسخگویی به بازار و نوآوری است که همگی برای رشد پایدار کسبوکار ضروری هستند. با این حال، سازمانها در سراسر جهان همچنان با کمبود استعداد مواجهاند و در چنین شرایطی بهرهگیری از تجربه یک مشاور منابع انسانی و ظرفیتهای آموزشی موجود در آکادمی منابع انسانی میتواند به سازمانها کمک کند تا رویکردی ساختاریافتهتر و اثربخشتر در جذب استعداد داشته باشند.
مدیران منابع انسانی باید فراتر از صرفاً پر کردن پستهای خالی، چالشهای استخدامی را که مانع اثربخشی جذب نیرو و رقابتپذیری سازمانشان میشود، شناسایی و به صورت فعالانه حل کنند. این مقاله در مورد اهمیت پرداختن به چالشهای استخدامی و نقش منابع انسانی در انجام این کار بحث میکند و ۲۲ چالش از این دست و نحوه حل آنها را ارائه میدهد.
چرا باید به چالشهای استخدامی رسیدگی کرد؟
مشکلات استخدامی فقط در بخش منابع انسانی باقی نمیمانند، بلکه بر هر تیمی تأثیر میگذارند و به سودآوری سازمان شما ضربه میزنند. در اینجا دلایل کلیدی دیگری برای رسیدگی سریع و فعالانه به آنها آورده شده است:
• رشد کسبوکار و روحیه کارکنان: مشکلات استخدامی میتواند منجر به متوقف شدن پروژهها و فشار عملیاتی شود که رشد را به تأخیر انداخته و هزینهها را افزایش میدهد. کمبود نیرو همچنین میتواند باعث افزایش حجم کاری شود که تأثیر منفی بر روحیه تیم میگذارد.
• کیفیت استخدام: وقتی موقعیتهای شغلی برای مدت طولانی خالی میمانند، فشار برای استخدام سریع افزایش مییابد. این موضوع اغلب منجر به تصمیمات استخدامی اشتباه میشود که میتواند تا ۲۰۰ درصد از حقوق سالانه یک فرد هزینه داشته باشد، تیمها را مختل کند و نرخ خروج کارکنان را افزایش دهد.
• دشواریهای استخدام: ظرفیت استعدادها رقابتی است و پیدا کردن افرادی با ترکیب مهارتهای مناسب دشوار است. در واقع، عدم تطابق مهارتها باعث کند شدن پیشرفت شده و به کارفرمایان و کارکنان فشار وارد میکند.
• اعتبار کارفرما: بیش از ۷۵ درصد از جویندگان کار، اعتبار یک شرکت را قبل از درخواست همکاری بررسی میکنند و ۶۹ درصد میگویند که پیشنهاد شرکتی با اعتبار بد را رد میکنند؛ حتی اگر گزینه دیگری نداشته باشند.
شما باید برای جذب استعدادهای برتر و بهینهسازی فرآیند جذب و استخدام خود، با این مشکلات از قبل مقابله کنید. این رویکرد فعالانه نه تنها باعث بهبود ماندگاری و کاهش خروج کارکنان میشود، بلکه از برند کارفرمایی شما برای موفقیت بلندمدت محافظت میکند.
۲۲ چالش استخدامی و نحوه حل آنها
برای هر مشکلی، یک راهحل مشخص و عملی وجود دارد. از این مقالهی راهنما برای غلبه بر چالشهای استخدامی خود استفاده کنید:
۱. کمبود متقاضیان واجد شرایط علیرغم انتشار منظم آگهیهای شغلی
- چالش: آگهیهای شغلی شما داوطلبانی با مهارتها یا تجربه مناسب را جذب نمیکنند و این موضوع منجر به ایجاد یک شبکه استعداد کمعمق و محدود میشود.
- راهحل: کانالهای منبعیابی خود را فراتر از تابلوهای اعلانات شغلی سنتی متنوع کنید و از پلتفرمهای تخصصی مربوط به همان صنعت استفاده کنید. میتوانید شبکههای اجتماعی حرفهای (مثلاً لینکدین، یا گیتهاب برای مشاغل حوزه تکنولوژی) را بررسی کنید و روی برنامههای معرفی توسط کارکنان سرمایهگذاری کنید؛ این برنامهها اغلب منجر به جذب داوطلبان باکیفیتی میشوند که از قبل تایید شدهاند.
۲. فرآیند استخدام بیش از حد طولانی
- چالش: یک فرآیند جذبِ طولانی و کشدار باعث انصراف داوطلبان و از دست دادن استعدادهای برتر میشود، چرا که رقبای سریعتر شما آنها را میقاپند.
- راهحل: جریانهای کاری خود را با خودکارسازیِ زمانبندی، استفاده از مصاحبههای ویدئویی برای غربالگری اولیه، و بازنگری در هر مرحله از فرآیند برای حذف مراحل غیرضروری یا تأییدیههای تکراری، ساده و روان کنید. هدفتان بهبود کارایی باشد، بدون اینکه کیفیت را فدا کنید.
۳. حجم بالای ردِ پیشنهادهای کاری
- چالش: داوطلبان واجد شرایط پیشنهادهای شغلی شما را رد میکنند؛ این نشاندهنده عدم تطابق در انتظارات، یا داشتن مزیت رقابتی بیشتر توسط رقبای شماست.
- راهحل: برند کارفرمایی خود را با نمایش فرهنگ شرکت و ارزش پیشنهادی به کارکنان (EVP) بهبود بخشید. به طور منظم حقوق و مزایا را با پیشنهادهای رقیب مقایسه و ارزیابی کنید و گفتگوهای مربوط به ارائه پیشنهاد کاری را شخصیسازی کنید تا به نیازهای خاص و اهداف توسعهای داوطلبان پاسخ دهید.
۴. بازخورد و تجربه ضعیف داوطلب
- چالش: داوطلبان اغلب در طول فرآیند استخدام احساس میکنند نادیده گرفته شدهاند، ناامید شدهاند یا به آنها بیاحترامی شده است؛ این موضوع میتواند به برند کارفرمایی شما آسیب بزند و متقاضیان آینده را دلسرد کند.
- راهحل: از ارتباط مستمر و شفاف در تمام مراحل استخدام اطمینان حاصل کنید. بهروزرسانیهای بهموقع ارائه دهید، تعاملات را شخصیسازی کنید و به داوطلبانی که پذیرفته نشدهاند، بازخوردهای مثبت و سازنده بدهید. نظرسنجیهای بازخورد از هر دو گروهِ متقاضیانِ موفق و ناموفق، نقاط نیازمند بهبود را روشن خواهد کرد.
۵. شرح وظایف شغلی نامشخص یا گیجکننده
- چالش: شرح وظایف مبهم یا کلی باعث جذب متقاضیان غیرواجد شرایط میشود که نتیجه آن سردرگمی و هدر رفتن زمان داوطلبان و مدیران استخدام است.
- راهحل: با مدیران استخدام و رؤسای بخشها همکاری نزدیکی داشته باشید تا انتظارات از آن نقش، مهارتهای ضروری و مسئولیتهای روزانه را در هر شرح شغلی شفاف کنید. در تمام توضیحات از زبانی صریح و مختصر استفاده کنید و علاوه بر فهرست کردن وظایف، بر نتایج مورد انتظار تمرکز کنید.
۶. کمبود تنوع در مخزن داوطلبان
- چالش: بانک متقاضیان شما فاقد تنوع جمعیتی است که این امر باعث محدود شدن دیدگاههای متفاوتی میشود که میتوانند نوآوری ایجاد کرده یا منعکسکننده طیف مشتریان شما باشند.
- راهحل: از روش بررسی رزومههای بدون نام و نشان استفاده کنید تا سوگیریهای ناخودآگاه به حداقل برسد و دایره منبعیابی خود را به شبکهها و انجمنهای حرفهای متنوع گسترش دهید. علاوه بر این، از حضور اقلیتها در پنلهای مصاحبه اطمینان حاصل کنید و بر پیامهای مربوط به تنوع، برابری، شمول سازمانی و تعلق در برند کارفرمایی و آگهیهای شغلی خود تمرکز کنید.
۷. رقابت با شرکتهای دیگر
- چالش: رقبای شما با جدیت به دنبال جذب استعدادهای پرتقاضا هستند و این کار را برای برجسته شدن شرکت شما دشوار میکند.
- راهحل: یک ارزش پیشنهادی به کارکنان (EVP) متقاعدکننده ایجاد کنید که ویژگیهای متمایز سازمان شما را فراتر از حقوق (مانند فرصتهای رشد، تعادل بین کار و زندگی، یا تأثیرات اجتماعی) برجسته کند. این موارد را در تمام نقاط تماس با داوطلبان تبلیغ کنید و از کارکنان خود به عنوان سفیر بخواهید تا داستانهای مثبت کاریشان را در شبکههای اجتماعی به اشتراک بگذارند.
۸. محدودیتهای بودجه
- چالش: منابع مالی محدود، توانایی شما را برای سرمایهگذاری در سایتهای استخدامی برتر، بازاریابی استخدامی یا ابزارهای پیشرفته محدود میکند.
- راهحل: بر استراتژیهای مقرونبهصرفه تمرکز کنید، مانند بهینهسازی سئو (SEO) برای صفحه فرصتهای شغلی سایت خود، استفاده از شبکههای اجتماعی رایگان و به حداکثر رساندن پاداشها و مشوقهای مربوط به معرفی توسط کارکنان. علاوه بر این، میتوانید منابعی که بهترین متقاضیان را جذب میکنند رهگیری کرده و ابزارهایی را در اولویت قرار دهید که بیشترین بازگشت سرمایه را دارند.
۹. دشواری در ارزیابی مهارتهای نرم
- چالش: مصاحبههای سنتی اغلب در ارزیابی مؤثر مهارتهای نرم حیاتی، مانند مهارت کار تیمی، سازگاری و مهارت حل مسئله، ناتوان هستند.
- راهحل: سوالات مصاحبه رفتاری، ارزیابیهای مبتنی بر سناریو و نظرسنجی از همکاران را در فرآیند خود بگنجانید. از مصاحبههای ساختاریافته استفاده کنید تا از ثبات و عینیت در ارزیابیها مطمئن شوید و دو یا چند مصاحبهکننده را به کار بگیرید. این کار به بقیه اجازه میدهد در حالی که یک نفر با داوطلب صحبت میکند، آنها رفتار او را مشاهده کنند.
۱۰. غیب شدن کارجو
- چالش: داوطلبان در میانه فرآیند یا پس از پذیرش پیشنهاد غیبشان میزند و سازمان شما را با پستهای خالی غیرمنتظره و تلاشهای هدر رفته رها میکنند.
- راهحل: ارتباط مستمر و جذاب را در طول فرآیند استخدام حفظ کنید، با داوطلبان رابطه صمیمانه بسازید و اخبار را بهموقع و شفاف به آنها اطلاع دهید. این کار غیب شدن کارجو را به حداقل میرساند، چرا که این اتفاق اغلب به دلیل فرآیند استخدامی ضعیف یا برخورد بیش از حد غیرشخصیِ استخدامکنندگان رخ میدهد.
۱۱. اختلال در ارتباطات داخلی
- چالش: عدم هماهنگی بین منابع انسانی و مدیران استخدام یا رؤسای بخشها منجر به تأخیر، موازیکاری و تجربه ناخوشایند برای داوطلب میشود.
- راهحل: پروتکلهای ارتباطی واضحی ایجاد کنید، جلسات بررسی منظم (Check-in) ترتیب دهید و از پلتفرمهای مشترک برای پیگیری وضعیت داوطلبان استفاده کنید. همچنین باید فرهنگ همکاری و مسئولیتپذیری متقابل را ترویج دهید تا مطمئن شوید تمام طرفهای ذینفع همیشه در یک مسیر هستند.
۱۲. ریسکهای قانونی و رعایت مقررات
- چالش: عبور از پیچوخم قوانین کار، مقررات ضد تبعیض و الزامات حریم خصوصی دادهها میتواند شرکت شما را در معرض مسئولیتهای قانونی قرار دهد.
- راهحل: همیشه در مورد تمام قوانین استخدامی مربوطه بهروز باشید. فرآیندهای استاندارد و از نظر قانونی تأیید شده را اجرا کنید و به تمام پرسنل استخدامی سازمان خود، بهترین روشهای رعایت قوانین را آموزش دهید. در نهایت، به طور منظم و فعالانه با مشاوران منابع انسانی و حقوقی مشورت کنید تا با تغییرات قانونگذاری همگام بمانید.
۱۳. آنبوردینگ (جامعهپذیری) غیرمؤثر
- چالش: یک تجربه ضعیف در بدو ورود میتواند نرخ خروج نیروهای جدید را افزایش دهد که نتیجه آن هدر رفتن وقت و تلاش و بالا رفتن هزینههای استخدام است.
- راهحل: یک برنامه آنبوردینگ ساختاریافته و حمایتی ایجاد کنید که فراتر از هفته اول استخدام باشد. بر ادغام فرهنگی تمرکز کنید، به کارکنان جدید در تعیین اهداف روشن کمک کنید، منابع و مربی (منتورشیپ) لازم را فراهم کنید و مطمئن شوید که همه تازهواردها میتوانند در نقشهای خود به طور مؤثر عمل کنند.
۱۴. نرخ بالای خروج نیروهای تازهاستخدام
- چالش: کارکنان جدید تمایل دارند در سال اول خدمت خود شرکت را ترک کنند؛ این موضوع نشاندهنده تضاد احتمالی بین واقعیت و وعدههای داده شده در طول استخدام است.
- راهحل: با نیروهای جدید به طور منظم مصاحبههای ماندگاری انجام دهید تا نظراتشان را درباره تجربهشان جویا شوید و مشکلات سیستماتیک را شناسایی و به سرعت حل کنید. در طول فرآیند استخدام، پیشنمایشهای واقعبینانه شغلی ارائه دهید. برای مثال، توصیف کنید که یک فرد در یک روز کاری معمولی چه انتظاراتی باید داشته باشد تا انتظارات او مدیریت شود.
پیشنهاد ما مطالعه بلاگ علت ترک کار می باشد.
۱۵. نبود انتظارات شفاف از سوی مدیر استخدام
- چالش: به عنوان یک مدیر دیدگاههای مبهم یا متناقضی درباره داوطلب ایدهآل دارید که باعث طولانی شدن جستجو و منجر به ناامیدی و ناکارآمدی میشود.
- راهحل: یک فرآیند جلسه توجیهی اولیه ساختاریافته با مدیر یا مشاور منابع انسانی و سرپرست بخشها اجرا کنید تا قبل از شروع جستجو، در مورد نیازهای نقش، پروفایل داوطلب، مراحل مصاحبه و معیارهای تصمیمگیری به توافق برسید. این کار از بروز سردرگمی و اختلاف از همان ابتدا جلوگیری میکند.
۱۶. فناوریهای قدیمی استخدام
- چالش: تکیه بر فرآیندهای دستی یا سیستمهای قدیمی میتواند سرعت استخدام را کاهش دهد، بینشهای مبتنی بر داده را محدود کند و باعث نارضایتی هم خودتان و هم داوطلبان شود.
- راهحل: روی سیستمهای پیگیری متقاضیان (ATS) مدرن، ابزارهای مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و راهحلهای مبتنی بر هوش مصنوعی سرمایهگذاری کنید که وظایف را خودکار کرده، تحلیلهای آماری ارائه میدهند و تعامل با کارجو را تقویت میکنند. (برنامههای آموزشی معتبر نیز میتواند به تیم شما در یادگیری نحوه سادهسازی این فرآیندها کمک کند).
۱۷. اندازهگیری نرخ بازگشت سرمایه تلاشهای استخدامی
- چالش: دشواری در تعیین کمیتِ اثربخشی استراتژیهای استخدامی و سودآوری آنها، توجیه بودجه، بهبود عملکرد و تصمیمگیری آگاهانه را سخت میکند.
- راهحل: شاخصهای کلیدی استخدام (مانند زمان لازم برای استخدام، هزینه هر استخدام، منبع جذب یا کیفیت استخدام) را تعریف کنید و از تحلیل دادهها برای پیگیری عملکرد، شناسایی گلوگاهها و اثبات ارزشِ اقدامات خود به مدیریت ارشد استفاده کنید.
۱۸. جذب متقاضیان غیرفعال
- چالش: ممکن است در جذب کارجوهای غیرفعال (کسانی که مشغول کار هستند و در حال حاضر به دنبال شغل نیستند) دچار مشکل شوید، زیرا آنها فعالانه به دنبال کار نمیگردند و برای ترغیب شدن به تغییر شغل، به یک دلیل قوی و شخصیسازیشده نیاز دارند.
- راهحل: از طریق بازاریابی محتوایی، شبکهسازی حرفهای و ارتباطات هدفمند، یک استراتژی قوی برای پرورش استعداد ایجاد کنید. خیلی قبل از اینکه جایگاه شغلی خالی شود، با داوطلبان بالقوه رابطه بسازید و برای نقشهای بسیار حساس، از شکارچیان استعداد (Headhunters) استفاده کنید.
۱۹. شکاف مهارتی خاص برای برخی نقشها
- چالش: بازار کار به سادگی فاقد داوطلبان کافی با مهارتهای بسیار تخصصی یا نوظهوری است که شرکت شما به آنها نیاز دارد.
- راهحل: برنامههای داخلی ارتقای مهارت (Upskilling) و بازآموزی (Reskilling) را بررسی کنید، روی دورههای کارآموزی سرمایهگذاری کنید یا به دنبال شبکه استعداد جایگزین باشید؛ اینها میتواند شامل فارغالتحصیلان جدید، فریلنسرها یا افرادی باشد که تغییر مسیر شغلی دادهاند و میتوانید آنها را آموزش دهید. همچنین، کارجوهای جهانی که مایل به جابجایی یا کار از راه دور هستند را مد نظر قرار دهید.
۲۰. مدیریت حجم بالای درخواستهای همکاری
- چالش: تعداد بسیار زیاد درخواستها (که بسیاری از آنها از سوی افراد غیرواجد شرایط است)، زمان و منابعِ بیش از حدی از شما میگیرد.
- راهحل: از ابزارهای غربالگری رزومه مبتنی بر هوش مصنوعی برای فیلتر کردن داوطلبان بر اساس معیارهای از پیش تعریف شده استفاده کنید و سوالات شفافی برای مرحله پیشغربالگری طراحی کنید. در عین حال، ارائه تکالیف قبل از مصاحبه را مد نظر قرار دهید و شرح وظایف شغلی خود را بهینهسازی کنید تا افراد غیرواجد شرایط برای ارسال رزومه ترغیب نشوند.
۲۱. نبود برنامههای جابجایی داخلی
- چالش: نادیده گرفتن استعدادهای داخلی برای نقشهای جدید منجر به استخدام از بیرون، افزایش هزینهها و از دست دادن فرصتها برای رشد و ماندگاری کارکنان فعلی میشود.
- راهحل: فرآیندهای رسمی برای انتشار آگهیهای شغلی داخلی ایجاد کنید، بازار استعدادهای داخلی راه بیندازید و مدیران را تشویق کنید تا کارکنان را برای نقشهای آینده در سازمان شناسایی کرده و پرورش دهند. استفاده از یک قالب استاندارد برای آگهیهای داخلی میتواند به شما در این فرآیند کمک کند.
۲۲. تکنیکهای مصاحبه غیرمؤثر
- چالش: رویکردهای مصاحبه بدون ساختار یا سوگیرانه معمولاً منجر به ارزیابیهای متناقض و تصمیمات استخدامی اشتباه میشوند.
- راهحل: راهنماهای مصاحبه ساختاریافته با سوالات استاندارد و جداول امتیازدهی مشخص را اجرا کنید. درباره تکنیکهای مصاحبه رفتاری آموزش ببینید تا از سوگیریهای ناخودآگاه آگاه شوید و بدانید از چه سوالات یا رفتارهایی اجتناب کنید. این کار به مدیران استخدام کمک میکند تا تصمیماتی عینی، منصفانه و درست بگیرند.
مهمترین سؤال روز منابع انسانی در چالش های استخدامی
چه قدمهایی باید برای مقابله مؤثر با سوگیریهای ناخودآگاه در استخدام بردارم؟
دکتر مارنا ون در مروه، کارشناس ارشد موضوعی در AIHR، اقدامات زیر را پیشنهاد میکند:
- سطح آگاهی را بالا ببرید: به استخدامکنندگان و مدیران آموزش دهید تا سوگیریها را شناسایی و مدیریت کنند.
- فرآیند را استاندارد کنید: برای هر داوطلب از سوالات مصاحبه کاری، سیستم امتیازدهی و معیارهای یکسان استفاده کنید تا مقایسهها منصفانهتر انجام شود.
- بررسی رزومهها را کور کنید: هنگام بررسی اولیه درخواستها، جزئیات شخصی مانند نام و عکس را مخفی کنید تا از قضاوتهای آنی جلوگیری شود.
- پنلهای مصاحبه را متنوع کنید: یک تیم مصاحبه متنوع، دیدگاههای گستردهتری را به همراه میآورد و احتمال غلبهی سوگیریِ یک فرد بر کل فرآیند را کاهش میدهد.
- پیگیری و بهبود: دادههای استخدامی را اصلاح کنید و نظرات داوطلبان را جویا شوید تا سوگیریهای احتمالی را شناسایی و اصلاح کنید.
- از زبان فراگیر استفاده کنید: شرح وظایف شغلی را شفاف، بیطرفانه و بهگونهای بنویسید که برای همه گروهها پذیرا باشد. برخی کلمات یا عبارات میتوانند به طور نامحسوس نشان دهند که یک شغل برای جنسیت، گروه سنی یا پیشینه خاصی در نظر گرفته شده است و همین موضوع باعث دلسردی افراد واجد شرایط از ارسال درخواست میشود.
جمعبندی
مدیران و متخصصان منابع انسانی با مشکلات و چالشهای استخدامی بسیاری روبرو هستند، از جمله رقابت شدید برای جذب استعدادهای برتر، تغییر انتظارات داوطلبان، شکافهای مهارتی و فرآیندهای داخلی قدیمی یا ناکارآمد. تمام این موانع استخدامی میتوانند بر رشد شرکت تأثیر بگذارند، هزینهها را افزایش دهند و روحیه کارکنان را تضعیف کنند.
چالشهای استخدامی اجتنابناپذیرند اما غیرقابل مدیریت نیستند. با مقابله مستقیم با مشکلات، ایجاد فرآیندهای قوی و همگام بودن با بازار، شما نه تنها داوطلبان بهتری را جذب خواهید کرد، بلکه توانایی شرکت خود را برای رشد و رقابت تقویت میکنید.
سوالات متداول
1- چرا فرآیند استخدام طولانی باعث از دست رفتن استعدادهای برتر میشود؟
داوطلبان با استعداد معمولاً فرصتهای شغلی متعددی دارند و اگر فرآیند استخدام طولانی باشد، احتمال دارد از فرصتهای دیگر استفاده کنند یا انگیزهشان کاهش یابد. فرآیند طولانی میتواند منجر به تجربه ضعیف داوطلب، کاهش اعتماد به برند کارفرمایی و افزایش نرخ انصراف از ادامه مراحل شود. راهکار این است که مراحل غیرضروری حذف، زمانبندیها خودکار و مصاحبهها بهینه شوند تا جریان استخدام سریع، روان و کارآمد باشد.
2- چگونه میتوان مهارتهای نرم داوطلبان را بهطور مؤثر ارزیابی کرد؟
مهارتهای نرم مانند کار تیمی، حل مسئله و انعطافپذیری به سختی با مصاحبههای سنتی قابل سنجش هستند. برای ارزیابی مؤثر، از سوالات مصاحبه رفتاری، شبیهسازی سناریوها و بازخورد همکاران یا اعضای تیم استفاده کنید. همچنین مصاحبههای ساختاریافته با چند مصاحبهکننده، باعث افزایش عینیت و کاهش سوگیریها میشود و امکان مشاهده رفتار داوطلب در موقعیتهای واقعی را فراهم میکند.
3-چگونه میتوان از سوگیریهای ناخودآگاه در استخدام جلوگیری کرد؟
سوگیریهای ناخودآگاه میتوانند منجر به تصمیمات نادرست و کاهش تنوع نیروهای انسانی شوند. برای مقابله با آنها، آموزش آگاهی از سوگیریها به مدیران و استخدامکنندگان ضروری است. همچنین استفاده از رزومههای کور، تیمهای مصاحبه متنوع، معیارها و سوالات استاندارد برای همه داوطلبان و بررسی منظم دادههای استخدامی، میتواند اثر سوگیریها را به حداقل برساند و فرآیندی عادلانه و شفاف ایجاد کند.
