چگونه به کارکنان دفاعی بازخورد بدهیم؟

بازخورد باید به موقع باشد!

اگر تاکنون فهرستی طولانی از نظرات و بازخوردهای منفی از کارمندان‌تان جمع‌آوری کرده‌اید و منتظر موقعیتی چالشی هستید تا با آن‌ها در میان بگذارید باید بگوییم که این کار مشخصا بی‌ارزش است. شما باید در اسرع وقت و پس از هر رویداد در سازمان یا شرکت خود، از همه نظرخواهی کرده، انتقادات و پیشنهادات‌شان را مورد توجه قرار دهید و متقابلاً به آن‌ها بازخورد دهید.

به طور مثبت خوبی‌ها و ویژگی‌های مثبت را تقویت کنید.

کارکنان باید احساس کنند که می‌توانند اشتباه کنند و همچنان مورد تقدیر قرار گیرند. بگذارید بدانند که شما هنوز به آنها به عنوان یک شخص و همچنین به توانایی‌های‌شان ایمان دارید. و از این بازخورد انتظار دارید که عملکرد آنها را تغییر دهد. چیزی شبیه این بگویید: “شما نماینده و کارشناس بسیار خوبی برای ارائه خدمات به مشتری هستید، بنابراین مطمئن هستم می‌دانید صبور بودن با مشتری چقدر مهم است.”

نظر بدهید و روی یک برنامه‌ی قابل اجرا به توافق برسید.

بعد از اینکه به کارمندتان گفتید که کدام یک از اقدامات اخیر او نامناسب بوده و چرا، صحبت را متوقف کنید. به طرف مقابل فرصت دهید تا به اظهارات شما پاسخ دهد و سؤالات روشنگرانه بپرسد.

توجه داشته باشید

تعیین تاریخ و زمان دقیق برای بررسی اقدامات و بهبود آن‌ها بخشی جدایی ناپذیر از فرآیند بازخورد است. مسئولیت پذیری را ایجاد می‌کند و احتمال بهبود عملکرد را بهبود می‌بخشد.

در مورد اینکه چه عملکردی در آینده برای کارمند مناسب است، توافق کنید. مطمئن شوید که به وضوح مشخص شده است که کارمند شما باید چه کارهایی انجام دهد یا از انجام چه کارهایی اجتناب کند. اگر کاری وجود دارد که می‌توانید برای ارتقا کارمند انجام دهید، مثلا مثل آموزش اضافی، حتما در مورد آن توافق کنید.

نتیجه

در حالی که متخصصان با انگیزه از بازخورد مثبت و سازنده استقبال می‌کنند، مدیران اغلب از ارائه بازخورد احساس ناراحتی می‌کنند. برخی از مدیرانی که با ارائه بازخورد سازنده مشکل دارند یا برای‌شان سخت است، نگران این هستند نقد آن‌ها مورد پسند کارمند قرار نگیرد و یا می‌ترسند که با ارائه نقد باعث بحث و درگیری در محیط کاری شوند.

با تمرین پیشنهادات ذکر شده در این مقاله، مدیر می‌تواند ترس از ارائه بازخورد منفی را از بین ببرد و گفتگو را به یک اتفاق سازنده تبدیل کند.

و به یاد داشته باشید، پس از ارائه بازخورد سازنده و توافق بر سر راه حل و پیگیری برنامه‌ها کار را ادامه دهید. نسبت به کارمند بدخواهی نکنید که چرا آنها اشتباه کرده‌اند! از ترس اینکه مبادا اشتباه دیگری مرتکب شوند، مرتبا به آن‌ها تذکر و هشدار ندهید. عملکرد آنها را مانند همه کارمندان کنترل کنید، اما وسواس نداشته باشید.