بازخورد دادن یکی از قدرتمندترین ابزارها از مجموعه ابزارهای مدیران برای تقویت عملکرد کارمندان در محیط کار است. سه نوع بازخورد وجود دارد: مثبت، سازنده و موثر و بازخورد منفی بر شناسایی و تغییر در رفتارهایی که از عملکرد بالا می‌کاهند تمرکز دارد.
چند روش برای ارائه بازخورد منفی بیاموزید و نتیجه بگیرید.
ارائه‌ی بازخورد با حفظ حریم خصوصی و کنترل عاطفی
اولین قدم این است که یک مکان خصوصی برای صحبت و بازخورد دادن پیدا کنید. جلسه را در دفتر خود برگزار کنید یا یک اتاق کنفرانس برای بحث و گفت‌وگو تعیین کنید. در مرحله بعد، مطمئن شوید که به احساسات خود کنترل و تسلط دارید.
اشکالی ندارد که برای لحظاتی وقت بگذارید تا در کمال آرامش صحبت کنید
اگر برای کنترل احساسات خود به زمان نیاز دارید، بحث را چند ساعت یا تا زمانی که افکار خود را جمع آوری کنید به تعویق بیندازید. به خود یادآوری کنید که هدف از بازخورد ارتقا و بهبود است و با نگرش مثبت به گفتگو با کارمند نزدیک شوید.
توجه داشته باشید
گاهی اوقات بازخورد فوری ضروری است، اما اگر وضعیت به‌هم ریخته باشد، بهتر است که برای روز بعد جلسه‌ای را برنامه ریزی کنید.
روی رفتارها تمرکز کنید.
به یاد داشته باشید که هدف از بازخورد سازنده حذف رفتارهایی است که عملکرد بالا و بهره‌وری را کاهش می‌دهند. اگر فرد متوجه شودکه شخصا مورد حمله قرار می گیرد، به سرعت حالت دفاعی به خود می‌گیرد و فرصت بحث و گفتگوی درست و حسابی از دست می‌رود.
با بازخورد منفی به شکلی خاص باشید.
بازخورد مؤثر واقعا مهم است. گفتن «محمد، مطمئناً داری شوخی می‌کنی!!!» ممکن است درست باشد، اما به محمد نمی‌گوید که چه اشتباهی انجام داده است. همین امر در مورد گفتن به مریم که خیلی دیر سر کار می آید صدق می‌کند. در عوض، رفتار خاص مورد انتظارتان را توصیف کنید و پیامدهای تجاری این اقدام را شناسایی کنید.
به عنوان مثال: “مریم، شما پنج بار در این ماه دیر آمدید. وقتی برای شیفت خود دیر میاید، ما باید یک نفر را از شیفت قبلی نگه داریم. این مستلزم پرداخت اضافه کاری هست؛ این کار شما باعث ناراحتی همکار شما و کاهش کیفیت می‌شود. به همین سادگی!
توجه داشته باشید
بازخورد موثر و خاص شما باعث نمی‌شود که فرد احساس کند که کل شخصیت او مورد انتقاد قرار می‌گیرد.
بازخورد باید به موقع باشد!
اگر تاکنون فهرستی طولانی از نظرات و بازخوردهای منفی از کارمندان‌تان جمع‌آوری کرده‌اید و منتظر موقعیتی چالشی هستید تا با آنها در میان بگذارید باید بگوییم که این کار مشخصا بی‌ارزش است. شما باید در اسرع وقت و پس از هر رویداد در سازمان یا شرکت خود، از همه نظرخواهی کرده، انتقادات و پیشنهادات‌شان را مورد توجه قرار دهید و متقابلاً به آنها بازخورد دهید.
به طور مثبت خوبی‌ها و ویژگی‌های مثبت را تقویت کنید.
کارکنان باید احساس کنند که می‌توانند اشتباه کنند و همچنان مورد تقدیر قرار گیرند. بگذارید بدانند که شما هنوز به آنها به عنوان یک شخص و همچنین به توانایی‌های‌شان ایمان دارید. و از این بازخورد انتظار دارید که عملکرد آنها را تغییر دهد. چیزی شبیه این بگویید: “شما نماینده و کارشناس بسیار خوبی برای ارائه خدمات به مشتری هستید، بنابراین مطمئن هستم می‌دانید صبور بودن با مشتری چقدر مهم است.”
نظر بدهید و روی یک برنامه‌ی قابل اجرا به توافق برسید.
بعد از اینکه به کارمندتان گفتید که کدام یک از اقدامات اخیر او نامناسب بوده و چرا، صحبت را متوقف کنید. به طرف مقابل فرصت دهید تا به اظهارات شما پاسخ دهد و سؤالات روشنگرانه بپرسد.
توجه داشته باشید
تعیین تاریخ و زمان دقیق برای بررسی اقدامات و بهبود آنها بخشی جدایی ناپذیر از فرآیند بازخورد است. مسئولیت پذیری را ایجاد می‌کند و احتمال بهبود عملکرد را بهبود می‌بخشد.
در مورد اینکه چه عملکردی در آینده برای کارمند مناسب است، توافق کنید. مطمئن شوید که به وضوح مشخص شده است که کارمند شما باید چه کارهایی انجام دهد یا از انجام چه کارهایی اجتناب کند. اگر کاری وجود دارد که می‌توانید برای ارتقا کارمند انجام دهید، مثلا مثل آموزش اضافی، حتما در مورد آن توافق کنید.
نتیجه
در حالی که متخصصان با انگیزه از بازخورد مثبت و سازنده استقبال می‌کنند، مدیران اغلب از ارائه بازخورد احساس ناراحتی می‌کنند. برخی از مدیرانی که با ارائه بازخورد سازنده مشکل دارند یا برای‌شان سخت است، نگران این هستند نقد آنها مورد پسند کارمند قرار نگیرد و یا می‌ترسند که با ارائه نقد باعث بحث و درگیری در محیط کاری شوند.
با تمرین پیشنهادات ذکر شده در این مقاله، مدیر می‌تواند ترس از ارائه بازخورد منفی را از بین ببرد و گفتگو را به یک اتفاق سازنده تبدیل کند.
و به یاد داشته باشید، پس از ارائه بازخورد سازنده و توافق بر سر راه حل و پیگیری برنامه‌ها کار را ادامه دهید. نسبت به کارمند بدخواهی نکنید که چرا آنها اشتباه کرده‌اند! از ترس اینکه مبادا اشتباه دیگری مرتکب شوند، مرتبا به آنها تذکر و هشدار ندهید. عملکرد آنها را مانند همه کارمندان کنترل کنید، اما وسواس نداشته باشید.
