ارغوان مریدی | مشاور و کوچ منابع انسانی
مقدمه مصاحبه خروج
مصاحبه خروج برای یک کارمند ، ابزار قدرتمندی است که شما و کسب و کارتان را نجات دهد، یعنی من مدیر مشکلات و چالش مجموعه و سیستم کارم را بدانم تا بتوانم بیشترین نرخ نگهداشت را داشته باشم البته با مصاحبه خروج امکان پذیر است.
مصاحبه خروج در کسب و کار ارزش فوق العاده‌ای دارد زیرا به شرکت‌ها این امکان را می‌دهد تا بینشی عالی برای دلایل ترک کارکنان خود پیدا کنند. این بینش‌ها می‌توانند به شناسایی نقص‌ها و بهبود فرآیندهای سازمانی و استراتژی‌های مدیریت، محیط کار و فرهنگ سازمانی کمک کنند. همچنین، مصاحبه خروج فرصت‌هایی برای شنیدن نظرات صادقانه کارمندان در مورد تعادل کار و زندگی، رضایت شغلی و شرایط کاری بهتر ایجاد می‌کند که به افزایش نگهداشت پرسنل و کاهش نرخ جابجایی نیز کمک می‌کند. با استفاده از بازخورد حاصل از این مصاحبه‌ها، کسب و کارها می‌توانند تغییرات معناداری ایجاد کنند که منجر به بالا رفتن بهره‌وری و ارزیابی عملکرد کارکنان سازمان به صورت کلی می‌شود.
در این مقاله از آکادمی تخصصی مدیریت منابع انسانی ارغوان مریدی بهترین مدرس منابع انسانی هم ترین سوالات مصاحبه خروج را برای شما آماده کرده ایم. اگر در فرآیند اجرای مصاحبه خروج مشکل دارید می توانید از ارغوان مریدی بهترین مشاور منابع انسانی درخواست مشاوره کنید تا مشکلات سازمان تان را به درستی برطرف کنید.
مصاحبه خروج چیست؟
مصاحبه خروج، آخرین گفتگوی رسمی با کارمندی است که شرکت را ترک می‌کند. هدف آن، فهمیدن این است که سازمان برای حفظ استعدادهای برتر خود چه چیزهایی را می‌تواند بهبود دهد. مصاحبه خروج، بخش مهمی از فرآیند کلی ورود و خروج کارکنان است.
معمولاً مدیر مستقیم یا نماینده منابع انسانی مصاحبه خروج را برگزار می‌کند. در هر صورت، یک مصاحبه خروج عالی برای بهبود عملکرد شرکت، حفظ استعدادها و همچنین تبدیل کارمندان در حال جدایی به حامیان شرکت (برای معرفی افراد جدید) طراحی می‌شود.
نقل از سایت personio
چرا مصاحبه خروج مهم هستند؟
علاوه بر پایان دادن به رابطه کارمند به صورت دلپذیر و منظم، هدف کلی مصاحبه خروج این است که بهتر بفهمیم چه عواملی منجر به تصمیم کارکنان برای استعفا می‌شود.
این بینش می‌تواند به شما کمک کند تا نقص‌ها در فرآیندهای کسب و کار خود را شناسایی کرده و تغییرات مناسب و معناداری در استراتژی بلندمدت خود ایجاد کنید. برخی از مزایای کلیدی مصاحبههای خروجی عبارتند از:
-تعادل کار-زندگی: بررسی احساس کارکنان نسبت به گزینه‌های تعادل کار-زندگی، مانند گزینه‌های دورکاری و انعطاف‌پذیری برنامه کاری.
-فرهنگ سازمانی: یادگیری در مورد عوامل ارتباطی یا رفتاری که به فرهنگ سازمانی سمی یا سالم کمک میکنند.
– مدیریت: نشان دادن نحوه ارتباط و حمایت مدیران از کارکنان مانند داشتن رفتار مدیریتی، نحوه رفتار با کارمند خانم، نحوه رفتار با کارمندان مسن و آشنایی کامل به مدیریت پرسنل می باشد.
– حمایت از کارکنان: تحلیل روش‌های ورود و آموزش که از توسعه کارکنان حمایت میکنند.
-عملکرد: بهبود عوامل مرتبط با رضایت شغلی، که منجر به انگیزه و عملکرد بالاتر کارکنان می‌شود.
-نگهداشت و جابجایی: تعیین اینکه آیا خروج کارکنان به دلیل نقص‌های کسب و کار شما یا عوامل غیرمرتبط است، شناسایی فرصت‌ها برای بهبود نگهداشت، نرخ جابجایی و هزینه‌های استخدام و آموزش
نکاتی برای آمادگی در مصاحبه خروج
هنگام آماده شدن و پاسخ دادن به سوالات در مصاحبه خروج، نکات زیر را در نظر داشته باشید:
- بی‌طرف باشید. تمرکز خود را روی شغل بگذارید. به جای صحبت درباره کارمندان به صورت فردی، درباره شرکت به عنوان یک کل صحبت کنید. سعی کنید بازخوردتان سازنده باشد.
- پاسخ‌های خود را تمرین کنید. در نظر داشته باشید از یک دوست یا همکار برای کمک گرفتن استفاده کنید.
- یادداشت بردارید. ثبت اطلاعات مصاحبه خروج به شما کمک می‌کند آنچه را که شما و مصاحبه‌کننده گفته یا توافق کرده‌اید، به خاطر بسپارید و در صورت نیاز، یک نسخه پشتیبان دقیق در اختیار داشته باشید.
- به سیگنال‌های غیرکلامی و زبان بدن توجه کنید. قبل از مصاحبه چند نفس عمیق بکشید و آگاهانه آرامش خود را حفظ کنید. این کار به شما کمک می‌کند آرام و متمرکز بر مصاحبه بمانید. سعی کنید زبان بدن خود را باز نگه دارید، که به شما کمک می‌کند در طول مصاحبه خروج احساس راحتی بیشتری داشته باشید.
- اگرچه شرکت‌ها مصاحبههای خروج را عمدتاً به نفع کارفرما انجام می‌دهند، اما ارائه بازخورد ارزشمند و حل و فصل هرگونه اختلاف یا مسئله، ایده خوبی است. دلیل شما برای ترک شرکت هر چه که باشد، حرفه‌ای ماندن تضمین می‌کند که اعتبار شما در شرکت و جاهای دیگر حفظ شود.
- ارتباط غیرکلامی یکی از ابزارهای متعددی است که می‌تواند به شما کمک کند در مصاحبه‌ها و زندگی حرفه‌ای خود تأثیر خوبی بگذارید. با این حال، ارزیابی نامزدها باید بر اساس مهارت‌ها و صلاحیت‌ها باشد و محیط‌های کاری باید تلاش کنند تا فراگیر و درک‌کننده تفاوت‌های فردی در سبک‌های ارتباطی باشند.
نقل از سایت indeed
سوالات مصاحبه خروج
پرسیدن سوالات مناسب می‌تواند به شما کمک کند تا از هر مصاحبه خروج ، بینش‌های ارزشمندی برای کسب و کارمان کسب کنید. و نکته مهم ان است که هنگام بحث در مورد خروج یک کارمند، سوالات را با زبانی خنثی بپرسید تا به پاسخ‌های صادقانه‌ای برسید. اگر پاسخ‌های مصاحبه‌شونده کوتاه یا مبهم باشد، می‌توانید از او بخواهید تا با توضیحات یا مثال‌های بیشتر موضوع را شفاف‌تر کند که ایجاد حس امنیت برای شخص بسیار مهم است .در ادامه 15 سوال مهم مصاحبه خروج و نکاتی برای بهره‌برداری بیشتر از این مکالمه را ارائه خواهیم داد.
نمونه سوالات زیر را در مصاحبه خروجی مطرح کنید تا فرآیند خروج از کار خود را تقویت کنید.
سوال اول
چه چیزی باعث شد که به دنبال فرصت شغلی دیگری بگردید و سازمان ما را ترک کنید؟
مصاحبه خروجی را با پرسیدن دلیل ترک کار کارمند آغاز کنید. پاسخ به این سوال می‌تواند بسیار متنوع باشد. در هر صورت، مهم است بدانید آیا خروج آنها مستقیماً به تجربه‌شان یا اتفاقاتی که در سازمان رخ داده است در مربوط می‌شود یا خیر. پاسخ‌های آنها می‌تواند بحث را هدایت کند و ایده‌هایی برای پیگیری مشکلات موجود در سازمان ایجاد کند.
این سوال همچنین می‌تواند به تعیین فرصت‌ها، مزایا یا امتیازاتی که شرکت شما می‌تواند برای جذب و حفظ استعدادهای برتر ارائه دهد، کمک کند. به عنوان مثال، اگر متوجه شدید کارمندان که قصد خروج دارند به طور مکرر از فرصت‌های ناکافی برای پیشرفت گلایه می کنند، احتمالا شما مدیر کوتوله پروری هستید و اجازه رشد به کارمندانتان را نمی دهید و اطمینان کافی به کارمندان را ندارید و این موضوع مخصوصا با حضور نسل جدید نرخ نگهداشت شما را بسیار پایین می اورد.
سوال دوم
2.آیا احساس می‌کنید مدیر شما از موفقیت شما حمایت کرده است؟
مدیران مسئولیت دارند که اطمینان حاصل کنند هر عضو تیم ابزارها و بازخورد لازم برای برتری در نقش شغلی خود را دارد، یا بهتر است بگویم هر مدیر وظیفه دارد با بازخورد های شفاف افراد را به سمت موفقیت راهنمایی کند، مثلا با آموزش صحیح ،جلسات یک به یک، ارزیابی عملکرد و فرصت‌های توسعه این موارد رو بررسی کند.
این سوال در مصاحبه خروجی می‌تواند نشان دهد آیا کارمندان در این زمینه‌ها احساس ناراحتی میکنند یا خیر تا بتوانید با رهبری تیم خود، نگرانی‌ها را برطرف کنید. و به قول معروف بدانیم که کارمندان مدیرانشان را ترک میکنند نه سازمان خود را، اما با رهبری درست ما این اتفاق کمتر خواهد افتاد،
سوال سوم
بهترین و بدترین جنبه‌های شغل شما چه بودند؟
این سوال مصاحبه خروجی می‌تواند شناسایی کند که کارجوها ممکن است از کدام جنبه‌های نقش شغلی در حال حاضر خود لذت ببرند یا اصلا ان را نپسندند، که می‌تواند به شما کمک کند تا انتظارات را برای موقعیت رو به جلو تنظیم کنید یا بهتر است بگویم شما مزیت های شغل کسب و کارتان را بهتر می شناسید.
به عنوان مثال، اگر یک کارمندی که قصد خروج دارد بگوید که از میزان سفرهای مورد نیاز برای نقش شغلی خود ناراضی بوده است، می‌توانید اقدامات لازم را برای ایجاد یک سیاست برای کارجوهای شغلی در همان نقش شغلی به‌وجود آورید.
از طرف دیگر، یادگیری اینکه کارمندان از چه چیزهایی در کار برای کسب و کار شما لذت می‌برند، می‌تواند نشان دهد که کدام استراتژی‌ها برای رضایت شغلی موثرتر هستند. این دیدگاه‌های مثبت برای برجسته کردن در توضیحات شغلی و مصاحبه شغلی های آینده مهم هستند.
سوال چهارم
4. شغل شما از زمان استخدام چه تغییراتی داشته است و چه وظایف و مسئولیت هایی به ان اضافه شده است؟
نقش‌های شغلی اغلب براساس نیازهای متغیر بخش یا واحد شرکت تغییر میکنند. یا هدف ها و استراتژی ها تغییر می کند و به همین نسبت وظایف افراد متفاوت خواهد شد. گاهی اوقات، این تغییر مهارت‌ها یا مسئولیت‌های متفاوتی از نیازهای اولیه را می‌طلبند و ممکن است کارمندان کنونی را در رضایتمندی کمتری از کار قرار دهند و کاملا طبیعی است که حتی افراد به خاطر این موضوع استعفا دهند.
شنیدن اینکه نقش شغلی چگونه تغییر کرده است، جزئیاتی را برای شما در توضیحات شغلی فراهم می‌کند تا اطمینان حاصل شود که استخدام جدید شما برای مسئولیت‌های این نقش مناسب است یا خیر. براساس پاسخ به این سوال، ممکن است بخواهید برای مطابقت با انتظارات جدید شرایط جبرانی جدیدی را تنظیم کنید.
سوال پنجم
شرکت چه کاری انجام داد تا شما احساس ارزشمندی و خرسندی کنید؟
ارزشمندی کارمندان یکی از اصلی‌ترین محرک‌های رضایت شغلی است. شناختن کمک‌ها و ارزش کارمندان شما می‌تواند انگیزه را افزایش دهد، بهره‌وری آنها را تقویت کند و نرخ نگهداشت را بهبود بخشد. با این حال، احساس ناخرسندی و ارزشمند نبودن ممکن است کارمندان را به جستجوی موقعیت‌های جدید در جای دیگری وادارد.
این سوال می‌تواند بحث‌هایی را درباره زمانی که کارمند احساس ارزشمندی کرده یا نکرده باز کند و بینشی در مورد اینکه کدام روش‌های شناخت کارمندان موثر هستند یا در کسب و کار شما وجود ندارند، فراهم کند. برخلاف سوالات بله یا خیر مصاحبه خروجی، پرسیدن این سوال باید کارمند را به توضیح بیشتر پاسخ خود تشویق کند و دید بهتری به شما بدهد.
سوال ششم
چه پیشنهاداتی برای شرکت دارید؟ چگونه می‌توانیم در سمت کاری شما یا سازمان بهبود پیدا کنیم؟
این یکی از بهترین سوالات مصاحبه خروج است که می‌توانید از یک کارمند در حال خروج بپرسید. چه پیشنهاداتی در مورد سبک مدیریت یا جبران و ارائه‌ی مزایا وجود دارد، همه نظرات و بازخوردها مهم هستند.
اگرچه ممکن است اعمال تغییرات براساس هر پیشنهاد واقع‌بینانه نباشد، دانستن اینکه کارکنان به چه چیزهایی اهمیت می‌دهند می‌تواند به تعیین راه‌هایی برای حمایت از رضایت شغلی و روحیه کارمندی کمک کند، که می‌تواند به پرورش وفاداری و نگهداشت کارکنان کمک کند.
سوال هفتم
چه عواملی می‌توانستند تصمیم شما را برای ترک یا ماندن در شرکت تحت تاثیر قرار دهند؟
سوالات مستقیم مصاحبه خروج می‌توانند به شما کمک کنند تا بفهمید چرا کارمندان تصمیم به ترک سازمان شما می‌گیرند. اگر هر عاملی آنها را به جستجوی فرصت‌های دیگر تشویق کرده باشد، ممکن است ارزش بررسی بیشتری داشته باشد.
به عنوان مثال، اگر یک کارمند بگوید اگر انعطاف‌پذیری بیشتری در کار وجود داشت احتمال ماندگاری وی هم بیشتر می‌شد، می‌توانید یک سیاست کار از راه دور، انعطاف‌پذیری در ساعات کاری، تعطیلات نامحدود یا گزینه‌های دیگر را بررسی کنید.
سوال هشتم
- آیا این شرکت را به یک دوست توصیه می‌کنید؟ چرا بله یا چرا نه؟
حتی اگر شرکت شما را ترک کرده باشند، کارکنان سابق می‌توانند منابع عالی برای ارجاع کارجوهای شغلی جدید باشند. با این حال، ممکن است برخی باشند که شرکت شما را به همتایان خود توصیه نکنند. در این صورت، می‌تواند مفید باشد که دلایل کارمند را درک کنید و مشکلات مهم محیط کار را برطرف کنید. شخصا از کارمندان خود همیشه درخواست میکنم که اشنایان ارزشمند خود را به شرکت معرفی کنند و این به سیکل استخدام شما بسیار کمک خواهد کرد.
سوال نهم
آیا نگرانی‌های مطرح شده در مصاحبه امروز را قبل از تصمیم به ترک شغل به شرکت اعلام کرده‌اید؟
پرسیدن این سوال مصاحبه خروجی می‌تواند نشان دهد که آیا کارمندان احساس امنیت و راحتی برای بیان نگرانی‌ها و نظرات خود در محیط کار دارند یا نه. اگر نگرانی‌های خود را گزارش نکرده‌اند، ممکن است به معنای عدم وجود فرهنگ در شرکت شما باشد که کارکنان بتوانند با اطمینان نگرانی‌های خود را بیان کنند. اگر جواب افراد نه باشد بدانید که شاید مدیر ارزشمندی برای ماندگاری نیستید.
اگر نگرانی‌های خود را گزارش کرده‌اند اما حل نشده‌اند، ممکن است به معنای این باشد که کسب و کار شما به درستی از نظرات و بازخوردهای کارکنان حمایت نمی‌کند. در این صورت، می‌توانید نظرسنجی‌های رضایت کارکنان یا صندوق پیشنهادات کارکنان را پیاده‌سازی کنید تا احساسات کارکنان فعلی را اندازه‌گیری کنید و مشکلاتی که می‌توانند به جلوگیری از جابجایی‌های آنها در آینده کمک کنند را شناسایی کنید.
سوال دهم
- آیا نظری یا مشکلی دارید که بخواهید به آن اشاره کنید؟
حتی اگر سوالات مصاحبه خروجی شما کامل باشند، ممکن است کارکنان فرصتی برای بحث کامل در مورد تجربیات خود نداشته باشند. این سوال باز که در پایان مکالمه مطرح می‌شود، کارمندان را دعوت می‌کند تا در مورد موضوعات یا مشکلاتی که به آنها پرداخته نشده است، نظر بدهند. این مورد ممکن است بازخورد مفیدی در زمینه‌های غیرمنتظره برای شما ایجاد کند.
سایر سوالات مصاحبه خروجی که باید در نظر گرفت:
- چگونه ارتباط با همکاران و مدیران خود را ارزیابی می‌کنید؟
- آیا فشار کاری خود را منطقی و منطبق با شرح شغلی می‌دانستید؟
- آیا احساس می‌کردید در شرکت فضای رشد وجود دارد؟
- آیا از کار خود لذت می‌بردید و در نقش شغلی خود چالشیداشتید؟
- آیا می‌توانید مثال‌هایی از موقعیت‌های خاصی که می‌توانست بهبود یابد، ارائه دهید؟
نتیجه گیری
مصاحبه خروج یک فرآیند مهم است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا با جمع‌آوری بازخوردهای صادقانه از کارمندانی که قصد ترک سازمان را دارند، به بهبود فرآیندهای منابع انسانی، فرهنگ سازمانی و سیاست‌های مدیریتی خود بپردازند. این مصاحبه‌ها می‌توانند به شناسایی نقاط ضعف و قوت سازمان، بهبود فرآیندهای استخدام و نگهداری نیروی انسانی، و همچنین کاهش هزینه‌های مرتبط با جذب و آموزش نیروی کار جدید کمک کنند. بنابراین، انجام مصاحبههای خروج به صورت منظم و تحلیل داده‌های به‌دست‌آمده از آنها می‌تواند به بهبود مستمر سازمان و افزایش رضایت کارکنان منجر شود.
سوالات متداول
چند سوال باید در یک مصاحبه خروجی بپرسید؟
یک مصاحبه خروجی معمولاً بین 30 تا 60 دقیقه طول میکشد، که معمولاً زمان کافی برای پرسیدن 5-10 سوال وجود دارد. اگر مصاحبههای خروجی شما به سرعت پایان مییابد و اطلاعات کافی ندارید، از سوالات خروجی باز استفاده کنید تا کارکنان بتوانند افکار خود را بیشتر بیان کنند و توضیح دهند.
آیا مصاحبههای خروجی اجباری هستند؟
اگرچه بسیاری از کارفرمایان ممکن است ترجیح دهند با کارکنان خروجی مصاحبه خروج داشته باشند، شرکت در مصاحبههای خروج معمولاً برای هر دو طرف اجباری نیستند. اما برای کسب و کار مدیران تحول ایجاد می کند.
