چرا مصاحبه های خروج یا آف بردینگ مهم هستند و چگونه آنها را به درستی انجام دهیم؟

بهترین روش‌ها برای مصاحبه های خروج

مصاحبه‌های خروج یک روش رودررو و عالی برای جمع‌آوری بازخورد سازمانی در طول فرآیند خارج کردن از سازمان هستند و هرگز نباید خصمانه باشند. از آنجایی که همه با شرایط خوب شرکت را ترک نمی‌کنند، نحوه انجام مصاحبه‌های خروج باید با دقت بیشتری انجام شود. اما اگر به درستی انجام شود، می‌تواند برای کارمند و سازمان بسیار مفید و سودمند باشد.

تولوچ می‌گوید: «در مصاحبه های خروج، هدف این است که بفهمیم چرا کسی تصمیم به ترک سازمان را انتخاب کرده است. «چند سؤال بسیار ارزشمندی وجود دارد که می‌توان برای بررسی عمیق‌تر در خصوص تصمیم آنها پرسید. در نهایت ممکن است دلایل فرسایشی وجود داشته باشد که سازمان نتواند در مورد آنها کار زیادی انجام دهد. (مثل محدودیت‌های بودجه، ماهیت کار) اما در صورت امکان، بر اساس بازخوردها عمل کنید. هر تغییری فرصتی برای سازمان برای یادگیری و رشد است، حتی اگر این تغییر، مسائل ناراحت کننده را آشکار کند. بازخورد کارکنان دیدگاهی در مورد جنبه های متعدد از یک سازمان می‌دهد که ممکن است تیم‌های اجرایی در نظر نگرفته باشند.

هدف باید گفتگوی سازنده در یک محیط امن باشد. استفانی نازنیتسکی، مدیر اجرایی شرکت جهانی کارکنان آفیس تیم، توصیه می‌کند: «برای کسانی که مصاحبه خروج را انجام می‌دهند، مهم است که به مکالمه به‌عنوان منبع اطلاعاتی برای حوزه‌های بهبود یافته نگاه کنند. و به‌جای توجه به نظرات، به نکات اصلی توجه کنند». به همین ترتیب، «مصاحبه‌های خروج مطمئناً می‌توانند امکان بازگشت در آینده را برای کارمندان در حال خروج، بسته به اینکه چقدر حرفه‌ای جلسه را اداره می‌کنند، باقی بگذارد». احترام متقابل کلیدی است.

در اینجا چند دستورالعمل برای اجرای یک فرآیند مصاحبه خروج موثر وجود دارد:

1. زمان بندی مناسب را تعیین کنید.

از قبل به کارمند اطلاع دهید که مصاحبه خروج در حال انجام است. نازنیتسکی پیشنهاد می‌کند: «به برنامه‌ریزی جلسه در یکی از روزهای آخر کار فرد فکر کنید. این به کارمند کمک می کند تا زمان باقی مانده خود را به خوبی در شرکت بگذراند.

2. جلسه شامل حضور مدیر منابع انسانی یا یک نماینده و مشاور منابع انسانی باشد.

نازنیتسکی می‌گوید: «از آنجایی که کارمندان در حال خروج ممکن است از بحث درمورد موضوعات خاص با سرپرست فعلی خود ناراحت باشند، از یک نماینده یا مشاور منابع انسانی بخواهید که جلسات فردی را در یک محیط خصوصی برگزار کند. گاهی اوقات استخدام یک شخص ثالث مستقل ممکن است برای تشویق بازخورد صادقانه مفید باشد.

3. سؤالات درست بپرسید.

مکالمه باید کوتاه باشد و پرسیدن سؤالات درست، مکالمه را در مسیر درست هدایت می‌کند. سوالاتی مانند”دلیل اصلی ترک شما چیست؟”، “از نظر شما شرکت در چه مواردی می‌تواند پیشرفت کند؟” “تجربه‌ی خود از کار در اینجا را چگونه توصیف می‌کنید؟” می‌تواند سر صحبت و بحث را باز کند. سوالات را حرفه‌ای و کاملاً باز نگه دارید تا از هدایت کارمند جلوگیری کنید.

4. حالت تدافعی نگیرید و همه اطلاعات را ثبت کنید.

مصاحبه‌های خروج فرصتی منحصر به فرد برای کارمندان فراهم می‌کند تا بدون نگرانی در مورد عواقب، نظرات خود را بیان کنند. مانند تأثیر منفی بر بررسی عملکرد. به همین دلیل، مصاحبه کننده خروجی باید ذهنی باز و گوش‌های باز داشته باشد. نازنیتسکی می‌گوید: «از بحث یا رویارویی با فرد خودداری کنید. با دقت گوش کنید و تا حد امکان جزئیات را جمع آوری کنید.»

کوک می‌افزاید: «فردی (احتمالاً مدیر منابع انسانی) که مصاحبه را انجام می‌دهد باید صرفاً در حالت گوش دادن و بررسی باشد. زیرا زمان دفاع نیست در برخی موارد، کارمند ممکن است عصبانی باشد، و منابع انسانی ممکن است پاسخ‌های آنها را احمقانه یا غیر معتبر ببینند. همه را ضبط کنید.» همه پاسخ‌ها باید معتبر در نظر گرفته شوند و در جایی ثبت شوند تا سازمان بتواند اطلاعات را به طور جمعی بررسی کند تا هر گونه گرایش و موضوع کلی را شناسایی کند.

5. آن را محرمانه نگه دارید.

این ناگفته نماند، اما هر آنچه در مصاحبه خروج گفته می‌شود نباید به صورت عمومی پخش شود و فقط باید در داخل برای بهبود تیم و سازمان استفاده شود.

6. سپاسگزاری کنید.

کوک می گوید: «کارمند هیچ تعهدی برای شرکت در این فرآیند ندارد، بنابراین ابراز قدردانی از افکار و صراحت آنها مهم است.