مصاحبه های خروج یا آف بوردینگ به همان میزان که فرآیند استخدام و نگهداشت کارمندان متخصص ضرروری می‌باشد، مهم هستند. در خصوص استخدام و مدیریت کارمندان، اکثر سازمان‌ها فرآیندهای پیوستن را به‌خوبی مستند کرده‌اند تا مطمئن شوند که تمام مراحل استخدام کارجوی جدید به شرکت به خوبی انجام شده است. اما انتقال یا خروج یک کارمند از شرکت شما به همان اندازه مهم است. چه آن کارمندی که داوطلبانه آن‌جا را ترک می‌کند یا شما به دلایل روشنی عذر او را خواسته‌اید. مهم است که دستورالعمل‌های خروج را ایجاد کنید تا مسیر خروج روشنی را برای احترام متقابل هر دو طرف، چه درکوتاه مدت و چه در بلندمدت، نشان دهید.
مصاحبه های خروج یا آف بردینگ چیست؟
آف بوردینگ فرآیندی‌ست که در پایان دوره‌ی تصدی یک کارمند انجام می‌شود. این فرآیند شامل جزئیات لجستیکی مانند بازگرداندن اموال شرکت، انتقال کار و پروژه به دیگران، و اطلاع دادن به سهامداران کلیدی در مورد تغییرات در پرسنل است. همچنین راهی برای کسب بینش و بازخوردی‌ست که می تواند به سازمان و کارمند در آینده کمک بسیاری کند. ریچل کوک، بنیانگذار Lead Above Noise می‌گوید: «بسته به رفتار کارمند و سازمان، آف بوردینگ این پتانسیل را دارد که یا جدایی زهرآگین و یا جدایی آگاهانه دوستانه یا هر چیز دیگری را نشان دهد. در واقع باید فرآیندی برای آن وجود داشته باشد، زیرا الگویی را برای سازمان ارائه می‌دهد تا خروج را به نحو احسنت و پیشگیرانه از هر گونه مشکلی انجام دهد.»
چرا مصاحبه های خروج مهم است؟
مانند یک جدایی بد، تجربه ضعیف خروج از کار می‌تواند حس بدی ایجاد کند و در دراز مدت منجر به عواقبی شود که فراتر از توان فرد آسیب دیده است. جانا تولوچ، بنیانگذار مشاور تولوچ، می‌گوید: «دنیای امروز بسیار کوچک‌تر است و برند کارفرمایی عنصر بسیار مهمی در جذب، حفظ و بازبینی کارکنان کلیدی می‌باشد.»
امروزه کارکنان به دنبال چالش و رشد بیشتر هستند و گاهی اوقات اگر فرصتی پیش بیاید به محیط کار قبلی و یا همکاران سابق باز می‌گردند. اما همین مورد می‌تواند با یک تجربه ضعیف در هنگام خروج آنها کاملا موضوع برعکس شود. با توجه به اینکه بسیاری از افراد ارتباط و دوستی خود را با کسانی که پشت سر گذاشته‌اند حفظ می‌کنند، اگر طوری رفتار کنید که گویی از اهمیت کمتری نسبت به کارکنان فعلی برخوردارند، راه مطمئنی برای آسیب رساندن به شهرت شماست. دانستن اینکه با یک همکار در هنگام خروج خوب رفتار شده است، یک اثر موجی مثبت برای کسانی که پشت سر می‌مانند ایجاد می‌کنید. زیرا می‌دانند که وقتی آنها هم کار را ترک می‌کنند، می‌توانند همان انتظار را داشته باشند.
خارج شدن از کشتی در پایان یک رابطه سازمانی/کارمندی (حتی اگر موقتی باشد) آخرین برداشتی است که یک کارمند از آن به عنوان نقطه عطف خاص در حرفه خود در نظر خواهد داشت. صرف نظر از تصمیمات یا اقداماتی که منجر به خروج شده است، حفظ حرفه‌ای بودن و احترام باید در اولویت باشد. و می‌تواند یک فرصت یادگیری برای شرکت باشد.
اهداف آف بردینگ
فراتر از انتقال ساده یک فرد از کارمند فعلی به کارمند سابق، باید اهداف مشخصی برای حفظ یک فرآیند تفکیک استراتژیک روشن وجودداشته باشد.
بازخورد و بینش به دست آورید!
آف بردینگ راهی‌ست برای یک کارمند تا بازخورد صادقانه و سازنده در مورد تجربه‌ی کارمندی خود ارائه دهد. و هر گونه پرچم قرمز و نقصان و ضعف را شناسایی کند. این موضوع می‌تواند بینش ارزشمندی را برای یک سازمان در رابطه با فرهنگ سازمانی‌اش ارائه دهد. همچنین به شما کمک می‌کند تا نگرانی‌های مورد بحث در خصوص هر رویداد را بررسی کنید. که آیا به یکباره بوده یا احتمالاً نشانه‌های یک مشکل سیستمی بزرگتر است؟!
شهرت مثبت خود را حفظ کنید!
این موضوع دو طرفه است و این را بدانید که خراب کردن همه‌ی پل‌های پشت سر کار عاقلانه‌ای نیست. دهان به دهان به سرعت پخش می‌شود و شهرت شما ممکن است به سرعت توسط یک یا دو چرخ جیرجیر آسیب ببیند. کوک می‌گوید: «بسیاری از کارفرمایان هنگام تماشای خروج کارکنان از سازمان، نگرش«خوب رهایی» را اتخاذ می‌کنند. اما این یک دیدگاه کوته بینانه است زیرا آن کارمند با صحبت از تجربیات خود از کارفرمای سابق، هم با دوستان، هم همکاران یا حتی آنلاین که ممکن است پلتفرم قابل توجهی داشته باشند، به بازار استعداد باز می‌گردد. هرچه یک سازمان بتواند تأثیر مثبت‌تری بر آخرین مصاحبه‌ی کارمند در حال خروج از خود به جای بگذارد، برند استعداد سازمان بهتر مورد استقبال و استفاده قرار خواهد گرفت.»
بهترین روش‌ها برای آف بردینگ
برای آف بوردینگ نیازی به یک فرآیند طولانی و دشوار نیست. فقط کافیست متمرکز و مستقیم باشید. مشابه نحوه انجام جامعه پذیری کارمند پس از استخدام، برای مصاحبه‌ی خروج نیز داشتن فهرستی از بهترین اقدامات و موارد انجام کار می‌تواند بسیار مفید باشد.
موارد عمومی خروج از سازمان می تواند شامل موارد زیر باشد:
– بحث و گفتگو با مدیر برای انتقال پروژه‌ها یا کارهای در حال انجام و شناسایی افرادی که آنها را در این دوره مدیریت خواهند کرد.
– ارتباط شفاف و به موقع که به ذینفعان داخلی و خارجی در مورد تغییر و جابه‌جایی کارمند اطلاع می‌دهد.
– بررسی پرونده‌ها و اموال یک کارمند برای تعیین اینکه چه چیزی باید به شرکت بازگردانده شود و چه چیزی می‌تواند توسط فرد نگهداری شود.
– بررسی دسترسی یک کارمند به درایوهای مشترک، اسناد و حساب‌های ایمیل و نحوه غیرفعال کردن دسترسی و مجوزهای فوروارد
– ارزیابی مزایای شرکت و زمان/چگونگی فسخ آن
– مصاحبه خروج برای بحث در مورد دلایل ترک و موارد برجسته
بهترین روش‌ها برای مصاحبه های خروج
مصاحبه‌های خروج یک روش رودررو و عالی برای جمع‌آوری بازخورد سازمانی در طول فرآیند خارج کردن از سازمان هستند و هرگز نباید خصمانه باشند. از آنجایی که همه با شرایط خوب شرکت را ترک نمی‌کنند، نحوه انجام مصاحبه‌های خروج باید با دقت بیشتری انجام شود. اما اگر به درستی انجام شود، می‌تواند برای کارمند و سازمان بسیار مفید و سودمند باشد.
تولوچ می‌گوید: «در مصاحبه های خروج، هدف این است که بفهمیم چرا کسی تصمیم به ترک سازمان را انتخاب کرده است. «چند سؤال بسیار ارزشمندی وجود دارد که می‌توان برای بررسی عمیق‌تر در خصوص تصمیم آنها پرسید. در نهایت ممکن است دلایل فرسایشی وجود داشته باشد که سازمان نتواند در مورد آنها کار زیادی انجام دهد. (مثل محدودیت‌های بودجه، ماهیت کار) اما در صورت امکان، بر اساس بازخوردها عمل کنید. هر تغییری فرصتی برای سازمان برای یادگیری و رشد است، حتی اگر این تغییر، مسائل ناراحت کننده را آشکار کند. بازخورد کارکنان دیدگاهی در مورد جنبه های متعدد از یک سازمان می‌دهد که ممکن است تیم‌های اجرایی در نظر نگرفته باشند.
هدف باید گفتگوی سازنده در یک محیط امن باشد. استفانی نازنیتسکی، مدیر اجرایی شرکت جهانی کارکنان آفیس تیم، توصیه می‌کند: «برای کسانی که مصاحبه خروج را انجام می‌دهند، مهم است که به مکالمه به‌عنوان منبع اطلاعاتی برای حوزه‌های بهبود یافته نگاه کنند. و به‌جای توجه به نظرات، به نکات اصلی توجه کنند». به همین ترتیب، «مصاحبه‌های خروج مطمئناً می‌توانند امکان بازگشت در آینده را برای کارمندان در حال خروج، بسته به اینکه چقدر حرفه‌ای جلسه را اداره می‌کنند، باقی بگذارد». احترام متقابل کلیدی است.
در اینجا چند دستورالعمل برای اجرای یک فرآیند مصاحبه خروج موثر وجود دارد:
1. زمان بندی مناسب را تعیین کنید.
از قبل به کارمند اطلاع دهید که مصاحبه خروج در حال انجام است. نازنیتسکی پیشنهاد می‌کند: «به برنامه‌ریزی جلسه در یکی از روزهای آخر کار فرد فکر کنید. این به کارمند کمک می کند تا زمان باقی مانده خود را به خوبی در شرکت بگذراند.
2. جلسه شامل حضور مدیر منابع انسانی یا یک نماینده و مشاور منابع انسانی باشد.
نازنیتسکی می‌گوید: «از آنجایی که کارمندان در حال خروج ممکن است از بحث درمورد موضوعات خاص با سرپرست فعلی خود ناراحت باشند، از یک نماینده یا مشاور منابع انسانی بخواهید که جلسات فردی را در یک محیط خصوصی برگزار کند. گاهی اوقات استخدام یک شخص ثالث مستقل ممکن است برای تشویق بازخورد صادقانه مفید باشد.
3. سؤالات درست بپرسید.
مکالمه باید کوتاه باشد و پرسیدن سؤالات درست، مکالمه را در مسیر درست هدایت می‌کند. سوالاتی مانند”دلیل اصلی ترک شما چیست؟”، “از نظر شما شرکت در چه مواردی می‌تواند پیشرفت کند؟” “تجربه‌ی خود از کار در اینجا را چگونه توصیف می‌کنید؟” می‌تواند سر صحبت و بحث را باز کند. سوالات را حرفه‌ای و کاملاً باز نگه دارید تا از هدایت کارمند جلوگیری کنید.
4. حالت تدافعی نگیرید و همه اطلاعات را ثبت کنید.
مصاحبه‌های خروج فرصتی منحصر به فرد برای کارمندان فراهم می‌کند تا بدون نگرانی در مورد عواقب، نظرات خود را بیان کنند. مانند تأثیر منفی بر بررسی عملکرد. به همین دلیل، مصاحبه کننده خروجی باید ذهنی باز و گوش‌های باز داشته باشد. نازنیتسکی می‌گوید: «از بحث یا رویارویی با فرد خودداری کنید. با دقت گوش کنید و تا حد امکان جزئیات را جمع آوری کنید.»
کوک می‌افزاید: «فردی (احتمالاً مدیر منابع انسانی) که مصاحبه را انجام می‌دهد باید صرفاً در حالت گوش دادن و بررسی باشد. زیرا زمان دفاع نیست در برخی موارد، کارمند ممکن است عصبانی باشد، و منابع انسانی ممکن است پاسخ‌های آنها را احمقانه یا غیر معتبر ببینند. همه را ضبط کنید.» همه پاسخ‌ها باید معتبر در نظر گرفته شوند و در جایی ثبت شوند تا سازمان بتواند اطلاعات را به طور جمعی بررسی کند تا هر گونه گرایش و موضوع کلی را شناسایی کند.
5. آن را محرمانه نگه دارید.
این ناگفته نماند، اما هر آنچه در مصاحبه خروج گفته می‌شود نباید به صورت عمومی پخش شود و فقط باید در داخل برای بهبود تیم و سازمان استفاده شود.
6. سپاسگزاری کنید.
کوک می گوید: «کارمند هیچ تعهدی برای شرکت در این فرآیند ندارد، بنابراین ابراز قدردانی از افکار و صراحت آنها مهم است.
