جامعه پذیری کارمند، فرآیندی حیاتی در مدیریت منابع انسانی است که طی آن افراد جدید به فرهنگ، ارزش‌ها و روش‌های سازمانی آشنا می‌شوند. این فرآیند نه تنها به کارمندان کمک می‌کند تا در محیط کاری خود احساس راحتی کنند، بلکه آنها را برای ایفای نقش‌هایشان به شیوه‌ای مؤثر آماده می‌سازد. جامعه‌پذیری موفق، می‌تواند به بهبود عملکرد کارمندان، کاهش دوره‌های گردش کار و افزایش رضایت شغلی منجر شود. در این راستا، سازمان‌ها باید استراتژی‌های مدون و هدفمندی را برای تسهیل این فرآیند پیاده‌سازی کنند تا اطمینان حاصل شود که کارمندان جدید به خوبی در جامعه سازمانی جای می‌گیرند و به سرعت به سرمایه‌های ارزشمند تبدیل می‌شوند.
آکادمی تخصصی مدیریت منابع انسانی ارغوان مریدی ارائه دهنده کلیه خدمات منابع انسانی، از جمله مشاوره و آموزش منابع انسانی به کسب و کارها می‌باشد.
جامعه پذیری کارمند در منابع انسانی یا آنبوردینگ
جامعه‌پذیری در منابع انسانی، فرآیندی است که طی آن کارکنان جدید با فرهنگ، ارزش‌ها، هنجارها و رویه‌های سازمانی آشنا می‌شوند و به عضوی موثر در سازمان تبدیل می‌گردند. این فرآیند شامل سه مرحله اصلی است:
1. پیش از ورود به سازمان: کارکنان جدید با انتظارات و تصورات خود وارد سازمان می‌شوند و خود را برای شغل آماده می‌کنند.
2. مواجهه با سازمان: پس از ورود به سازمان، کارکنان با واقعیت‌های شغلی و سازمانی روبرو می‌شوند و ممکن است تفاوت‌هایی بین انتظارات و واقعیت‌ها مشاهده کنند.
3. تغییر و تطبیق: کارکنان جدید شروع به تطبیق دادن خود با فرهنگ و ارزش‌های سازمان می‌کنند و در صورت موفقیت در این فرآیند، بهره‌وری و تعهد سازمانی آنها افزایش می‌یابد.
جامعه‌پذیری موفق به کاهش اضطراب و دلواپسی کارکنان جدید کمک کرده و به آنها امکان می‌دهد تا سریع‌تر به محیط کاری خود وفق یابند و بهره‌وری خود را افزایش دهند.
جامعه پذیری کارمند یا onboarding چیست؟
جامعه پذیری کارکنان فرآیند ادغام کارکنان جدید در شرکت شماست. این فرآیند عمدتا شامل آشنا کردن کارمندان جدید با فضای کاری، سیاست‌های شرکت و فرهنگ سازمانی شما می‌باشد. هدف یک فرآیند خوب جامعه پذیری، تجهیز کردن کارکنان خود به ابزارها و تکنیک‌هایی است که به آنها کمک می‌کند تا به عضوی سازنده در تیم تبدیل شوند. کارمندان همچنین در طول سوار شدن بر کار می‌آموزند که از آنها چه انتظاراتی می‌رود و شرکت چگونه کار می‌کند.
اگرچه شرکت تا حد زیادی نگران پیوستن کارکنان جدید به سازمان است، اما به همین جا ختم نمی‌شود. افراد درون شرکت شما ممکن است دائماً در حال تکامل باشند و به سمت شغل‌های جدید تغییر کنند. به این فرآیند «فرصت شبانه روزی» گفته می شود. فرآیند سوار شدن بر کار در این مورد نیز وارد عمل می‌شود. کارمندان فعلی شما ممکن است ایده ای در مورد شرکت و فرهنگ کاری شما داشته باشند، اما همچنان به راهنمایی‌های قابل توجهی نیاز دارند تا با نقش‌های شغلی جدید خود سازگار شوند.
فرآیند جامعه پذیری کارمند یک فعالیت اساسی منابع انسانی است. انجام یک فرآیند ورود موثر، بهترین راه برای استقبال از کارکنان جدید و اطمینان از حفظ آنها در دراز مدت است.
برای ایجاد یک سیستم موثر، باید از دیدگاه کارمند خود نیز به همه چیز فکر کنید. یک استراتژی خوب، کارکنان شما را در بکارگیری ابزارها و راهنمایی‌های مناسبی که نیاز دارند مجهز می‌کند و می‌توانید از همان ابتدا از بالاترین سطح بهره‌وری آنها اطمینان حاصل کنید. به طور کلی، فرآیند جامعه پذیری معمولاً برای کارمندان جدید حدود 6 تا 8 ماه تا یک سال طول می‌کشد، تا زمانی که به راحتی در نقش‌های شغلی خود مستقر شوند.
در این مقاله سعی می‌کنیم نگاهی عمیق‌تر بیاندازیم به تمام مواردی که شامل جریان یک فرآیند جامعه‌پذیری کارمند جدید است و اینکه چگونه می‌توانید آن را به درستی انجام دهید!
دستورالعمل جامعه پذیری کارکنان یا آنبوردینگ
دستورالعمل جامعه‌پذیری کارکنان شامل مراحل و اقداماتی است که به کارکنان جدید کمک می‌کند تا با محیط، فرهنگ و ارزش‌های سازمانی خود آشنا شوند و به عضوی موثر در تیم تبدیل شوند. این دستورالعمل معمولاً شامل چهار جزء اصلی است که به آنها 4C گفته می‌شود:
1. Compliance (انطباق): آموزش خط‌مشی‌ها و قوانین اساسی سازمان به کارکنان جدید.
2. Clarification (شفاف‌سازی): اطمینان از درک کارکنان از مسئولیت‌ها و نقش‌های خود در سازمان.
3. Culture (فرهنگ): معرفی کارکنان به هنجارهای رسمی و غیررسمی سازمان.
4. Connection (ارتباطات): تشویق کارکنان به برقراری ارتباط با همکاران و ایجاد شبکه‌های حمایتی.
این فرآیند می‌تواند از 90 روز تا یک سال ادامه داشته باشد و شامل اقدامات قبل، حین و پس از ورود کارکنان به سازمان می‌شود. هدف از این دستورالعمل، کمک به کارکنان جدید برای سازگاری سریع‌تر با محیط کاری و افزایش بهره‌وری و تعهد آنها به سازمان است.
فرآیند ورود و جامعه پذیری کارمند جدید
فرآیند ورود و جامعه پذیری کارمند جدید، که به آن آنبوردینگ نیز گفته می‌شود، شامل مجموعه‌ای از فعالیت‌های هدفمند است که از لحظه پذیرش پیشنهاد شغلی تا مدت‌ها پس از شروع به کار، ادامه دارد. این فرآیند به کارمندان کمک می‌کند تا با محیط کاری، همکاران، فرهنگ و ارزش‌های سازمانی خود آشنا شوند و به عضوی موثر در تیم تبدیل شوند.
مراحل کلیدی فرآیند جامعه‌پذیری عبارتند از:
1. آماده‌سازی قبل از شروع به کار: این مرحله شامل ارسال اطلاعات مربوط به سازمان، فرهنگ کاری، و انتظارات شغلی به کارمند جدید قبل از اولین روز کاری است. هدف از این مرحله آماده‌سازی روانی کارمند برای ورود به محیط کاری و کاهش اضطراب ناشی از تغییرات است.
2. اولین روز: در این روز، کارمند جدید با همکاران و محیط کاری خود آشنا می‌شود. معرفی به تیم، تور دفتر، و آموزش‌های اولیه در مورد سیاست‌ها و رویه‌های سازمان از جمله فعالیت‌های این روز است.
3. هفته اول: در این هفته، جلسات با مدیران و همکاران کلیدی برگزار می‌شود و کارمند شروع به آموزش‌های شغلی و فرهنگی می‌کند. این مرحله به کارمند کمک می‌کند تا با نقش‌های خود و انتظارات سازمانی آشنا شود.
4. ماه اول: این دوره شامل ارزیابی عملکرد اولیه و دریافت بازخورد است. همچنین، اهداف کوتاه‌مدت و بلندمدت برای کارمند تعیین می‌شود تا پیشرفت وی قابل سنجش باشد.
5. ادامه فرآیند: پس از ماه اول، فرآیند جامعه‌پذیری با جلسات منظم بازخورد و ارزیابی، توسعه مهارت‌ها و شبکه‌سازی درون سازمانی ادامه می‌یابد. این مرحله به کارمند کمک می‌کند تا در نقش خود مستقر شود و به تدریج به عضوی موثر در سازمان تبدیل شود.
این مراحل به کارمندان جدید کمک می‌کنند تا به سرعت با محیط کاری خود وفق یابند و بهره‌وری و رضایت شغلی خود را افزایش دهند. همچنین، این فرآیند به سازمان کمک می‌کند تا کارکنان جدید را به شیوه‌ای موثر و هدفمند جذب و نگهداری کند. در نهایت هدف از این فرآیند این است که کارمندان جدید احساس تعلق خاطر به سازمان کنند، به سرعت در نقش‌های خود موفق شوند و به افزایش بهره‌وری و رضایت شغلی نیز کمک کنند.
اهداف جامعه پذیری سازمانی
جامعه‌پذیری سازمانی، فرآیندی است که طی آن کارکنان جدید با فرهنگ، ارزش‌ها، هنجارها و رویه‌های یک سازمان آشنا می‌شوند و به عضوی موثر در آن تبدیل می‌گردند. این فرآیند به کارکنان کمک می‌کند تا احساس تعلق خاطر به سازمان پیدا کنند و در نقش‌های خود موفق شوند. جامعه‌پذیری سازمانی شامل مراحل مختلفی است که از مصاحبه و استخدام شروع شده و تا مراحل پیشرفته‌تری مانند تطبیق با فرهنگ سازمانی و ایجاد ارتباطات موثر درون سازمانی ادامه می‌یابد.
اهداف جامعه‌پذیری سازمانی عبارتند از:
– افزایش بهره‌وری: کارکنانی که با فرهنگ سازمانی آشنا هستند، می‌توانند وظایف خود را بهتر انجام دهند و به افزایش عملکرد کلی سازمان کمک کنند.
– صرفه‌جویی در هزینه و انرژی: جامعه‌پذیری موثر می‌تواند هزینه‌های مربوط به جذب و آموزش کارکنان جدید را کاهش دهد.
– شکل‌گیری فضایی صمیمانه: فرآیند جامعه‌پذیری به بهبود روابط درون سازمانی و ایجاد محیطی دوستانه کمک می‌کند.
به طور خلاصه، جامعه‌پذیری سازمانی نه تنها به کارکنان جدید کمک می‌کند تا به سرعت با محیط کاری خود وفق یابند، بلکه به سازمان نیز کمک می‌کند تا کارکنانی متعهد و مسئولیت‌پذیر داشته باشد که به رشد و پیشرفت آن کمک می‌کنند.
بهترین روش‌ها برای توسعه فرآیند ورود و جامعه پذیری کارمند یا انبوردینگ
1. اطلاع رسانی حضور همکار جدید
اطلاع‌رسانی در مورد حضور همکار جدید معمولاً در مرحله اول فرآیند جامعه‌پذیری، یعنی قبل از شروع به کار کارمند جدید انجام می‌شود. این اقدام به منظور آماده‌سازی تیم و ایجاد فضایی استقبال‌آمیز و همکارانه صورت می‌گیرد. مدیران و همکاران با اطلاع از زمان ورود کارمند جدید، می‌توانند برنامه‌ریزی‌های لازم برای معرفی، آموزش و همراهی او را انجام دهند. این اطلاع‌رسانی می‌تواند از طریق ایمیل، جلسات تیمی یا اعلان‌های داخلی صورت پذیرد و باید شامل اطلاعاتی در مورد نقش و تخصص‌های کارمند جدید باشد تا همکاران بتوانند بهتر با او همکاری کنند و از تجربیاتش بهره‌مند شوند. این فرآیند به تقویت ارتباطات و ایجاد یک شروع مثبت برای کارمند جدید کمک می‌کند.
2. انتخاب و انتصاب همیار و مربی
انتخاب و انتصاب یک همیار یا مربی برای کارمندان جدید، یکی از اجزای کلیدی در فرآیند جامعه‌پذیری سازمانی است. این مرحله معمولاً پس از ورود کارمند به سازمان و در ابتدای دوره آموزشی او انجام می‌شود. همیار یا مربی، که اغلب یک کارمند با تجربه و دانش کافی از فرهنگ و رویه‌های سازمانی است، نقش حیاتی در راهنمایی، حمایت و انتقال دانش به کارمند جدید دارد. این فرد به عنوان یک منبع اطلاعاتی قابل دسترس و یک نقطه ارتباطی برای کارمند جدید عمل می‌کند و به او کمک می‌کند تا با محیط کاری جدید خود سازگار شود، سوالاتش را بپرسد و با چالش‌های احتمالی به شیوه‌ای موثر مقابله کند. این رابطه همچنین می‌تواند به ایجاد احساس تعلق و افزایش اعتماد به نفس کارمند جدید در نقش خود کمک کند و بستری برای رشد و توسعه حرفه‌ای او فراهم آورد.
3. آماده‌سازی بسته جامعه پذیری کارمند
آماده‌سازی بسته جامعه‌پذیری کارکنان، یکی از مراحل مهم در فرآیند استقبال و آماده‌سازی کارمندان جدید است. این بسته معمولاً شامل اطلاعات کلیدی در مورد سازمان، دستورالعمل‌های کاری، خط‌مشی‌ها، فرهنگ سازمانی، و منابع مورد نیاز برای شروع به کار است. هدف از این بسته، فراهم آوردن یک منبع جامع و قابل دسترس برای کارمندان جدید است تا آنها بتوانند به سرعت با محیط کاری خود آشنا شوند و در نقش‌های خود موفق عمل کنند. بسته جامعه‌پذیری می‌تواند شامل بروشورها، کتابچه‌های راهنما، ویدئوهای آموزشی، لیست تماس‌های مهم، و ابزارهای آنلاین برای پشتیبانی و آموزش باشد. این بسته باید به گونه‌ای طراحی شود که کارمندان جدید را قادر سازد تا به طور مستقل و با اطمینان گام‌های اولیه خود را در سازمان بردارند و پایه‌ای محکم برای رشد و توسعه حرفه‌ای آنها ایجاد کند.
4. یک ناهار تیمی برنامه‌ریزی کنید!
یکی دیگر از بهترین روش‌های مهم برای فرآیند پذیرش کارمند، برنامه‌ریزی یک ناهار تیمی است که می‌تواند در طول ساعات کاری در دفتر یا خارج از دفتر باشد. این مورد به آنها کمک می‌کند یخ را بشکنند و به کارمند جدید اجازه می‌دهد تا در محیطی آرام با همکاران جدید آشنا شود. حتی می‌تواند در کافه‌تریای اداری اتفاق بیفتد، جایی که کارمندان می‌توانند جمع شوند و وقت بگذارند تا یکدیگر را درک کنند. اگر کارمندی احساس کند که توسط تیم ارزشمند است و مورد استقبال قرار می‌گیرد، به احتمال زیاد به شرکت وفادار خواهد بود.
ارزیابی فرآیند جامعه‌پذیری کارمند
ارزیابی فرآیند جامعه‌پذیری کارمند، به معنای سنجش و بررسی چگونگی و میزان موفقیت برنامه‌های جامعه‌پذیری در یک سازمان است. این ارزیابی به منظور تضمین اینکه کارمندان جدید به خوبی با فرهنگ، ارزش‌ها و رویه‌های سازمانی آشنا شده و در نقش‌های خود موفق عمل می‌کنند، انجام می‌شود.
معیارهای ارزیابی می‌توانند شامل موارد زیر باشند:
– میزان رضایت کارمند: احساس کارمندان جدید نسبت به فرآیند جامعه‌پذیری و اینکه آیا آنها احساس می‌کنند که به خوبی پذیرفته و آموزش دیده‌اند.
– تطابق با فرهنگ سازمانی: اینکه کارمندان جدید تا چه اندازه با ارزش‌ها و هنجارهای سازمانی همسو شده‌اند.
– بهره‌وری کارمند: بررسی اینکه آیا کارمندان جدید توانسته‌اند به سرعت به سطح مطلوبی از عملکرد برسند.
– نرخ نگهداشت کارمند: میزان موفقیت سازمان در حفظ کارمندان جدید و کاهش دوره‌های گردش کار.
این ارزیابی‌ها می‌توانند از طریق نظرسنجی‌ها، مصاحبه‌های فردی، جلسات بازخورد و تجزیه و تحلیل داده‌های عملکردی انجام شوند. هدف از ارزیابی این است که نقاط قوت و ضعف برنامه‌های جامعه‌پذیری شناسایی شده و بهبودهای لازم برای افزایش موفقیت آنها اعمال شود.
اهمیت فرآیند جامعه پذیری کارمند
فرآیند جامعه پذیری اغلب شامل چند روز و یا هفته اول کار یک ک
ارمند جدید می‌شود. در این زمان است که کارمندان شما فرصتی برای ارتباط بافرهنگ کاری شما دارند، با همکاران و مدیران خود آشنا می‌شوند و اولین تصور را از سازمان شما به دست می‌آورند. اگرچه ممکن است اینطور به نظر نرسد، اما یک فرآیند ورود موثر ممکن است تا حد زیادی به نفع شرکت شما باشد.
در شرکت‌هایی که فرآیند پذیرش مناسبی ندارند، کارکنان دچار عدم اطمینان و سردرگمی می‌شوند و به سختی می‌توانند در نقش‌های شغلی خود جای بگیرند.
در اینجا چند چالش برای حضور کارکنان وجود دارد:
1. افزایش حفظ کارکنان در جامعه پذیری کارمند
استخدام کارمندان فرآیندی خسته کننده و پرهزینه است. و وقتی کارمندان جدیدی استخدام می‌کنید، می‌خواهید استعدادهای برتر را حفظ کنید. آمارها نشان داده است که کارمندانی که تحت یک فرآیند و برنامه‌ریزی از پیش ساخته در شرکت حضور پیدا می‌کنند، 58 درصد بیشتر احتمال دارد که بیش از 3 سال در شرکت شما بمانند. مطالعات همچنین نشان داده‌اند که فرآیند درست استخدام و جامعه پذیری کارمند تا 90 درصد از کارکنان را در 6 ماه اول حفظ می‌کند.
حفظ کارکنان با استعداد به شرکت شما کمک می‌کند تا در زمان و هزینه صرفه‌جویی کنید، آنبوردینگ همچنین به شما و مدیران میانی شرکت‌تان کمک می‌کند تا روابط بسیار مطلوبی را در بلندمدت با افراد جدید ایجاد کنید.
2. با جامعه پذیری کارمند برندسازی خود را تقویت کنید!
یک فرآیند خوب داخلی، برندسازی شرکت شما را چه به طور مستقیم و چه غیر مستقیم بهبود می‌بخشد. به همین دلیل است که فرآیند پذیرش کارمند اهمیت بسیار زیادی دارد. هنگامی که کارمندان شما محل کار جدید خود را دوست داشته باشند، به خوبی در پوزیشن جدید خود قرار می‌گیرند و می‌خواهند تجربیات خود را به اشتراک بگذارند. شما می‌توانید با تشویق کارکنان خود به اشتراک‌گذاری تجربیات خود در روزهای ابتدایی کار، نقش فعالی را در این امر ایفا کنید.
3. جامعه پذیری کارمند برابر با افزایش رضایت کارکنان
وقتی کارمندان شما شغل و مهارت‌های خود را بهتر درک می‌کنند، به احتمال زیاد کمک‌های معناداری به شرکت می‌کنند. با راهنمایی مناسب می‌توانید آنها را برای مقابله با چالش‌ها مجهزتر کنید. هنگامی که کارکنان شما به شرکتی که در آن کار می‌کنند افتخار کنند، رضایت آنها نیز در تبلیغات دهان به دهان مثبت منعکس می‌شود که به نوبه خود برند شما را تبلیغ می‌کند. به همین دلیل است که شما باید یک فرآیند مناسب برای پذیرش کارمند داشته باشید.
4. افزایش بهره وری کارکنان
جامعه پذیری کارمند به شما کمک می‌کند تا احساس ارزشمندی و انگیزه کنید. کارمندانی که احساس می‌کنند از طریق این فرآیند بر کارشان توانمند شده‌اند، می‌خواهند در موفقیت شما سهیم باشند. اگر کارکنان شما از همان ابتدا ارزش‌های شرکت و باورهای اصلی شما را درک کنند، می‌توانند اهداف مشابهی را به اشتراک بگذارند. در نتیجه کیفیت کار آنها نیز بهتر خواهد شد. این موضوع همچنین یک فرصت عالی برای مدیران منابع انسانی است تا در مورد کارمندان و مجموعه مهارت‌های بیشتری را بیاموزند.
جامعه پذیری کارمند در زمره کدام یک از وظایف مدیریت نیروی انسانی قرار دارد؟
جامعه پذیری کارمند به عنوان بخشی از فرآیند مدیریت نگهداشت منابع انسانی در سازمان‌ها محسوب می‌شود. این فرآیند شامل آماده‌سازی و ادغام کارکنان جدید در محیط کاری است و به آنها کمک می‌کند تا با فرهنگ، ارزش‌ها، و رویه‌های سازمانی آشنا شوند. هدف از جامعه‌پذیری، افزایش بهره‌وری کارکنان جدید، بهبود حفظ کارمندان و تقویت تعهد آنها به سازمان است. این فرآیند به عنوان یکی از وظایف اساسی مدیریت منابع انسانی، نقش مهمی در موفقیت کلی سازمان ایفا می‌کند و به طور مستقیم بر عملکرد و پایداری سازمانی تأثیر می‌گذارد.
کلام آخر
در نهایت، جامعه‌پذیری کارمندان نه تنها برای رشد و پیشرفت فردی کارکنان ضروری است، بلکه به عنوان یک سرمایه‌گذاری استراتژیک برای سازمان‌ها به شمار می‌رود. این فرآیند به کارکنان جدید کمک می‌کند تا با اعتماد به نفس و دانش کافی، وارد محیط کاری شوند و به سرعت به عضوی موثر و کارآمد در تیم تبدیل گردند. جامعه‌پذیری موفق، نه تنها به کاهش دوره‌های گردش کار و افزایش رضایت شغلی منجر می‌شود، بلکه پایه‌ای محکم برای ایجاد تعهد و وفاداری درازمدت کارکنان به سازمان ایجاد می‌کند. در نهایت، جامعه‌پذیری کارکنان به عنوان یک عنصر حیاتی در مدیریت منابع انسانی، نقش مهمی در تحقق اهداف کلان سازمانی و ایجاد مزیت رقابتی پایدار ایفا می‌کند. بنابراین، سرمایه‌گذاری در فرآیندهای جامعه‌پذیری نه تنها برای بهزیستی کارکنان، بلکه برای موفقیت و بقای سازمان ضروری است. یک فرآیند خوب جذب، به کارکنان به شفافیت می‌دهد. همچنین آنها را تشویق می‌کند تا بدون شک و تردید سازمان شما را کشف کرده و پس از تکمیل فرآیند ورود به سیستم، به آنها کمک می‌کند تا احساس کنند واقعاً بخشی از شرکت شما هستند.
