جامعه پذیری کارمند؛۱۶ گام برای فرآیند پذیرش یک کارمند عالی در سال ۲۰۲۳
جامعه پذیری کارمند چیست؟
جامعه پذیری کارمند فرآیند ادغام کارکنان جدید در شرکت شماست. این فرآیند عمدتا شامل آشنا کردن کارمندان جدید با فضای کاری، سیاست‌های شرکت و فرهنگ سازمانی شما می‌باشد. هدف یک فرآیند خوب جامعه پذیری، تجهیز کردن کارکنان خود به ابزارها و تکنیک‌هایی است که به آنها کمک می‌کند تا به عضوی سازنده در تیم تبدیل شوند. کارمندان همچنین در طول سوار شدن بر کار می‌آموزند که از آنها چه انتظاراتی می‌رود و شرکت چگونه کار می‌کند.
اگرچه شرکت تا حد زیادی نگران پیوستن کارکنان جدید به سازمان است، اما به همین جا ختم نمی‌شود. افراد درون شرکت شما ممکن است دائماً در حال تکامل باشند و به سمت شغل‌های جدید تغییر کنند. به این فرآیند «فرصت شبانه روزی» گفته می شود. فرآیند سوار شدن بر کار در این مورد نیز وارد عمل می‌شود. کارمندان فعلی شما ممکن است ایده ای در مورد شرکت و فرهنگ کاری شما داشته باشند، اما همچنان به راهنمایی‌های قابل توجهی نیاز دارند تا با نقش‌های شغلی جدید خود سازگار شوند.
فرآیند جامعه پذیری کارمند یک فعالیت اساسی منابع انسانی است. انجام یک فرآیند ورود موثر، بهترین راه برای استقبال از کارکنان جدید و اطمینان از حفظ آنها در دراز مدت است.
برای ایجاد یک سیستم موثر، باید از دیدگاه کارمند خود نیز به همه چیز فکر کنید. یک استراتژی خوب، کارکنان شما را در بکارگیری ابزارها و راهنمایی‌های مناسبی که نیاز دارند مجهز می‌کند و می‌توانید از همان ابتدا از بالاترین سطح بهره‌وری آنها اطمینان حاصل کنید. به طور کلی، فرآیند جامعه پذیری معمولاً برای کارمندان جدید حدود 6 تا 8 ماه تا یک سال طول می‌کشد، تا زمانی که به راحتی در نقش‌های شغلی خود مستقر شوند.
در این مقاله سعی می‌کنیم نگاهی عمیق‌تر بیاندازیم به تمام مواردی که شامل جریان یک فرآیند جامعه‌پذیری کارمند جدید است و اینکه چگونه می‌توانید آن را به درستی انجام دهید!
فرآیند ورود و جامعه پذیری کارمند جدید
مرحله 1. انتشار پیشنهاد
هنگامی که یک کارمند از طریق مصاحبه انتخاب می‌شود، شرکت شما یک چک لیست پیشنهادی، لیست قوانین و خط و مشی، فرم‌های مخصوص ورود و هر مدارکی که نیاز به شفاف سازی فوری دارد را به آنها ارائه می‌دهد. روشن و شفاف نگه داشتن رویکرد خود به کارمندان شما کمک می‌کند تا اعتماد خود را جلب کنند و با محیط کار جدید خود راحت باشند.
در حین انتشار چک لیست پیشنهادی به این موارد دقت کنید:
1.شرح شغلی را واضح بنویسید.
- تماس‌های تلفنی: به شما کمک می‌کند تا با کارجو بهتر ارتباط برقرار کنید.
- در مورد مشخصات شغلی اطلاعات کامل بدهید.
- مذاکرات حقوق و دستمزد / پیشنهادات
- پیگیری
مرحله 2. پذیرش پیشنهاد
پس از ارائه نامه‌های پیشنهادی، مرحله بعدی شامل پذیرش پیشنهادات توسط کارکنان شماست. در این مرحله، شرکت شما ممکن است یک تماس تلفنی یا جلسه‌ای برای بررسی سیاست‌ها، رویه‌ها و مزایای تعیین شده‌ای که قبلاً بر روی آنها توافق شده بوده، را برنامه‌ریزی کند. پاسخ فعال و مشارکت شرکت شما باعث بهبود حفظ کارکنان و ایجاد روابط قوی با آنها می‌شود. این یک گام مهم در فرآیند پذیرش کارمند است.
چک لیست 1 هفته قبل از حضور کارمند جدید شما:
- مدارک شامل فرم‌ها و خط مشی‌های زیر را آماده کنید.
- قرارداد کارمند را آماده کنید.
- کتابچه‌ی راهنمای کارمند. (به عنوان مثال آیین‌نامه رفتار، خط مشی حضور و غیاب و مرخصی، خط مشی محرمانه بودن اسناد و مدارک شرکت، خط مشی بهداشت و ایمنی، و غیره)
- توافق نامه عدم افشا.
مرحله 3. روز پیوستن
روز اول هر کارمندی برای او بسیار مهم است. معمولاً افراد احساس هیجان، خوشحالی و اضطراب می‌کنند. بنابراین، به عنوان یک مدیر منابع انسانی، وظیفه شما این است که به آنها احساس راحتی بدهید و از آنها استقبال کنید. این کار باعث ایجاد حس تعلق بیشتری در میان استخدام شدگان جدید می‌شود.
چک لیست پس از عضویت:
- ایمیل خوش آمدگویی کارمند جدید
- معرفی به تیم
- زمان‌بندی برای کارهای اداری استخدامی.
چک لیست کارکنان جدید استخدام شده:
- راه‌اندازی حساب‌ها
- ایمیل شرکت
- کارت ویزیت (کارت ویزیت)
- نرم‌افزار HRM/بیومتریک
- لپ‌تاپ/رومیزی
- تلفن اداری
- سیم کارت
در اینجا چند مورد وجود دارد که می‌توانید قبل از روز پیوستن کارمند جدید انجام دهید تا کار را برای کارکنان ساده و خوشایند کنید:
- یک برنامه جهت‌گیری بسازید.
- حساب حقوق و دستمزد خود را تنظیم کنید.
- لوازم اداری لازم را تهیه کنید.
مرحله 4. هماهنگی با سایر بخش‌ها
هنگامی که یک کارمند جدید یا یک ذینفع کلیدی کار خود را با شرکت شروع می‌کند، ضروری است که به بخش شخصی که قرار است در آن کار کند و بخش‌های مرتبط با آنها هماهنگ شود.
بخش‌های مرتبط می‌تواند از تیم فناوری اطلاعات، منابع انسانی، زیردستان و مدیران باشد. آنها حتی می‌توانند به تزئین اتاق کارمند جدید نیز کمک کنند و جلسات جهت‌یابی را برای عضو جدید تیم‌شان برنامه‌ریزی کنند.
مرحله 5. آموزش و جهت‌گیری
هنگامی که یک کارمند جدید وارد هیئت مدیره می‌شود، مهم است که به آنها بینشی از فرهنگ شرکت و نقش آنها به عنوان یک کارمند داده شود. این حق آنهاست که با اهداف شرکت آشنا شوند و اطلاعات مربوط به تیم‌های شرکت را به آنها بدهند. حتی می‌توانید برای 30، 60 یا 90 روز آینده اهدافی را برای کارمندان تعیین کنید.
جهت‌گیری یا آموزش می‌تواند کارمندان را سریع‌تر کند و به آنها کمک کند تا سریع شروع کنند و بر کارشان سوار شوند. همچنین به آنها دسترسی و درک بهتر نحوه کار شرکت را می‌دهد.
بهترین روش‌ها برای توسعه فرآیند ورود و جامعه پذیری کارمند
1. همکاران قدیمی را برای ورود کارمند جدید آماده کنید.
با یک اعلان در محل کار، ایمیل یا با استقبال حضوری از کارمند جدید خود استقبال کنید. این اطلاعیه باید نقش کارمند، تجربه کاری و کاری که در شرکت انجام خواهد داد را توضیح دهد. علاوه بر این، یادآوری به سایر کارکنان برای استقبال از آنها و کمک به برای سازگاری با مکان جدید بسیار مهم است.
وقتی یک کارمند جدید است، در خصوص چندین مورد گیج و نامطمئن هستند. دادن شماره‌های مفید به آنها و دادن شماره کارکنان به آنها کمک کند تا احساس کنند از آنها استقبال می‌شود.
2. معرفی کنید.
در روز اول کارمند، جلسه‌ای را با یک فرد ارشد برای فرآیند ورود کارمند جدید برنامه‌ریزی کنید. این به آنها کمک می‌کند تا دیدی کلی از همه‌ی افراد حاضر در دفتر و نحوه کار در شرکت داشته باشند. همچنین به آنها کمک می‌کند تا نقش خود را در شرکت درک کنند و برای خود ارزیابی کنند که به چه کسی می‌توانند برای موارد خاص نزدیک شوند. برای افراد کلیدی، یک مقدمه به آنها کمک می‌کند تا شخص مورد نظر را پیگیری کنند و با تغییر راحت باشند.
3. جهت گیری
اطمینان حاصل کنید که به کارمندان خود آموزش و جهت‌گیری کافی می دهید تا به نقش‌های خود عادت کنند. فقط هفته اول یا بیشتر باید روی آموزش کارمند تمرکز شود. اگر کارمند قبلاً در کارکرد شغلی تجربه داشته باشد، احتمالاً زمان می‌برد تا فرآیندهای آن شرکت را بیاموزد و به فرآیندهای جدید عادت کند. جهت‌گیری بخش حیاتی آن است. علاوه بر این، به کارمند فرصتی می‌دهد تا با شرکت و فرهنگ سازمانی آشنا شود. علاوه بر این، به کارمندان کمک می‌کند تا فرصتی برای معرفی خود به شرکت داشته باشند.
حتی می‌توانید یک مربی به کارمند اختصاص دهید تا راحت‌تر به شرکت عادت کند. همچنین به آنها کمک می‌کند تا به راحتی و به سرعت به سوالات خود پاسخ دهند.
4. یک ناهار تیمی برنامه‌ریزی کنید!
یکی دیگر از بهترین روش‌های مهم برای فرآیند پذیرش کارمند، برنامه‌ریزی یک ناهار تیمی است که می‌تواند در طول ساعات کاری در دفتر یا خارج از دفتر باشد. این مورد به آنها کمک می‌کند یخ را بشکنند و به کارمند جدید اجازه می‌دهد تا در محیطی آرام با همکاران جدید آشنا شود. حتی می‌تواند در کافه‌تریای اداری اتفاق بیفتد، جایی که کارمندان می‌توانند جمع شوند و وقت بگذارند تا یکدیگر را درک کنند. اگر کارمندی احساس کند که توسط تیم ارزشمند است و مورد استقبال قرار می‌گیرد، به احتمال زیاد به شرکت وفادار خواهد بود.
5. همکاری و مشارکت
اطمینان حاصل کنید که حتی پس از هفته اول استخدام با کارمند جدید ارتباط برقرار می‌کنید. آنها احتمالاً چندین سؤال دارند که با مشکل مواجه می‌شوند، این می‌تواند به آنها در صرفه جویی در وقت با ارزش کمک کند. علاوه بر این، خوب است که با کارمند در ارتباط باشید و با آنها تماس بگیرید تا واقعاً ارتباط برقرار کنید و مطمئن شوید که کارمند در کار راحت است.
6. پیگیری
بخش مهمی از فرآیند سوار شدن بر کار، پیگیری بازخورد پس از فواصل منظم است. مطمئن شوید که سیستمی برای بررسی بعد از 30، 60 و 90 روز در اختیار دارید. حتی اگر کارمند خوب باشد، ارتباط برقرار کردن و درک مشکلات و موقعیت آنها خوب است. این به شما کمک می‌کند تا یاد بگیرید که چگونه فرآیند پذیرش خود را بهتر و کارآمدتر کنید. حتی می‌توانید از آنها بپرسید که چه چیزی را در این فرآیند دوست دارند و چه چیزی را دوست ندارند و بر اساس آن شرایط را تغییر دهید.
یک فرآیند خوب ورود نشان دهنده زمان و تلاشی است که برای این فرآیند صرف شده. بنابراین، مهم است که برای انجام کار وقت بگذارید. این لحن و رفتار، کار را برای تجارت آینده و روابط کارمند با مردم تعیین می‌کند.
اهمیت فرآیند جامعه پذیری کارمندان
فرآیند جامعه پذیری اغلب شامل چند روز و یا هفته اول کار یک کارمند جدید می‌شود. در این زمان است که کارمندان شما فرصتی برای ارتباط بافرهنگ کاری شما دارند، با همکاران و مدیران خود آشنا می‌شوند و اولین تصور را از سازمان شما به دست می‌آورند. اگرچه ممکن است اینطور به نظر نرسد، اما یک فرآیند ورود موثر ممکن است تا حد زیادی به نفع شرکت شما باشد.
در شرکت‌هایی که فرآیند پذیرش مناسبی ندارند، کارکنان دچار عدم اطمینان و سردرگمی می‌شوند و به سختی می‌توانند در نقش‌های شغلی خود جای بگیرند.
در اینجا چند چالش برای حضور کارکنان وجود دارد:
1. افزایش حفظ کارکنان
استخدام کارمندان فرآیندی خسته کننده و پرهزینه است. و وقتی کارمندان جدیدی استخدام می‌کنید، می‌خواهید استعدادهای برتر را حفظ کنید. آمارها نشان داده است که کارمندانی که تحت یک فرآیند و برنامه‌ریزی از پیش ساخته در شرکت حضور پیدا می‌کنند، 58 درصد بیشتر احتمال دارد که بیش از 3 سال در شرکت شما بمانند. مطالعات همچنین نشان داده‌اند که فرآیند درست استخدام و جامعه پذیری کارمند تا 90 درصد از کارکنان را در 6 ماه اول حفظ می‌کند.
حفظ کارکنان با استعداد به شرکت شما کمک می‌کند تا در زمان و هزینه صرفه‌جویی کنید، Onboarding همچنین به شما و مدیران میانی شرکت‌تان کمک می‌کند تا روابط بسیار مطلوبی را در بلندمدت با افراد جدید ایجاد کنید.
2. برندسازی خود را تقویت کنید!
یک فرآیند خوب داخلی، برندسازی شرکت شما را چه به طور مستقیم و چه غیر مستقیم بهبود می‌بخشد. به همین دلیل است که فرآیند پذیرش کارمند اهمیت بسیار زیادی دارد. هنگامی که کارمندان شما محل کار جدید خود را دوست داشته باشند، به خوبی در پوزیشن جدید خود قرار می‌گیرند و می‌خواهند تجربیات خود را به اشتراک بگذارند. شما می‌توانید با تشویق کارکنان خود به اشتراک‌گذاری تجربیات خود در روزهای ابتدایی کار، نقش فعالی را در این امر ایفا کنید.
3. افزایش رضایت کارکنان
وقتی کارمندان شما شغل و مهارت‌های خود را بهتر درک می‌کنند، به احتمال زیاد کمک‌های معناداری به شرکت می‌کنند. با راهنمایی مناسب می‌توانید آنها را برای مقابله با چالش‌ها مجهزتر کنید. هنگامی که کارکنان شما به شرکتی که در آن کار می‌کنند افتخار کنند، رضایت آنها نیز در تبلیغات دهان به دهان مثبت منعکس می‌شود که به نوبه خود برند شما را تبلیغ می‌کند. به همین دلیل است که شما باید یک فرآیند مناسب برای پذیرش کارمند داشته باشید.
4. افزایش بهره وری کارکنان
جامعه پذیری کارمند به شما کمک می‌کند تا احساس ارزشمندی و انگیزه کنید. کارمندانی که احساس می‌کنند از طریق این فرآیند بر کارشان توانمند شده‌اند، می‌خواهند در موفقیت شما سهیم باشند. اگر کارکنان شما از همان ابتدا ارزش‌های شرکت و باورهای اصلی شما را درک کنند، می‌توانند اهداف مشابهی را به اشتراک بگذارند. در نتیجه کیفیت کار آنها نیز بهتر خواهد شد. این موضوع همچنین یک فرصت عالی برای مدیران منابع انسانی است تا در مورد کارمندان و مجموعه مهارت‌های بیشتری را بیاموزند.
نتیجه
یک فرآیند خوب جذب، به کارکنان به شفافیت می‌دهد. همچنین آنها را تشویق می‌کند تا بدون شک و تردید سازمان شما را کشف کرده و پس از تکمیل فرآیند ورود به سیستم، به آنها کمک می‌کند تا احساس کنند واقعاً بخشی از شرکت شما هستند.
عالی بود این مطلب
سپاس از شما