ارغوان مریدی | مشاور و کوچ منابع انسانی
| اطلاعات کلیدی درباره مدیریت جلسات | |
|---|---|
| برنامه‌ریزی | تهیه دستور جلسه واضح و مشخص برای دستیابی به اهداف جلسه. |
| زمان‌بندی | رعایت زمان شروع و پایان دقیق و جلوگیری از طولانی شدن بی‌مورد جلسات. |
| مدیریت بحث‌ها | هدایت جلسه برای جلوگیری از انحراف از موضوع اصلی و ایجاد فضای گفتگو برای همه اعضا. |
| پیگیری و مسئولیت‌ها | در پایان جلسه فهرستی از اقدامات و مسئولیت‌ها باید مشخص و برای پیگیری آماده باشد. |
| نتیجه‌محوری | تمرکز بر دستاوردهای عملی و تصمیمات قابل اجرا در پایان هر جلسه. |
جلسات برای کسب و کار شما حیاتی اند. بدون جلسات ، دموکراسی سازمانی، مشارکت ، ارتباط ، کارتیمی، فرهنگ سازمانی، تفویض اختیار ،همبستگی و یکپارچگی از بین می رود. چیزی که باید از شرش خلاص شویم، جلسات بد و جلسات غیر ضروری است. متاسفانه اکثر مدیران راه بهتری را برای مدیریت جلسات نمیدانند، در این مقاله از ارغوان مریدی بهترین مدرس منابع انسانی میخواهیم فرهنگ جلسات را در کسب و کار شما تغییر دهیم، تا با مدیریت، جلسات دیوانه وار را متوقف کنید.
جلسات موقعیتی برای رهبران است تا رهبری کنند و دیدگاهشان را به اشتراک بگذارند و به تیم خود انگیزه دهند، جلسات نوعی دموکراسی داخلی را به نمایش می گذارد که موجب ایجاد انگیزه در کارکنان می شود و نرخ نگهداشت نیروی انسانی افزایش می یابد.
یک امار از سازمان گالوپ منتشر شده است که هر کارمند در هفته ۸ جلسه را پشت سر میگذارد و این تعداد برای یک مدیر ۱۲ جلسه است و هر چه رده سازمانی بالاتر رود تعداد جلسات افزایش می یابد.
چرا در یک سازمان و کسب و کار تعداد جلسات زیادی تشکیل می شود؟
بعضی از مدیران فکر میکنند که هر چه تعداد جلسات بیشتر باشد، تعامل ما با پرسنل بیشتر میشود و هر چه زمان جلسه بیشتر باشد ما به جواب بهتری میرسیم و گاهی اوقات در جلسات انقدر پرحرفی میکنند یا جلسه به سمت حاشیه می رود که در نهایت همه تیم خسته میشوند و جمع‌بندی اجرا نمی شود و جلسه بعدی اعلام می شود تا به جمع‌بندی برسند اما مجددا چون مدیریت زمان و مدیریت افراد را ندارند و گاهی اوقات حتی خودشان هم نمیدانند چه خروجی از جلسه عالی است تا ان را متوقف کنند بنابراین با این فرایند فقط هزینه های مالی زیادی را صرف جلسه میکنند که اشتباه است و باید مدیریت هزینه داشته باشند. چون زمان مفیدی که افراد باید کار انجام دهند تا سیستم سازمان و شرکت جلو رود را در جلسات طولانی مدت و خسته کننده ای میگذرانند که خیلی اوقات حتی به انها ربطی هم نداشته است.
جلسات در محیط کار اهمیت بسیاری دارند، چرا که به شما کمک میکنند تا با تیم خود هماهنگ باشید و در ایده‌پردازی همکاری کنید. بنابراین، مدیریت مؤثر جلسات کلیدی است تا همه از آنها بهره ببرند. جلسات مؤثر، شما را پرانرژی و با حس موفقیت ترک میکنند.
چه چیزی یک جلسه را مؤثر می‌سازد؟ هر جلسه سه هدف اصلی دارد:
- به هدف جلسه برسید.
- کمترین زمان ممکن را صرف کنید.
- شرکت‌کنندگان جلسه را با این حس ترک کنند که یک فرآیند منطقی طی شده است.
نقل از سایت vertocloud
بیشترین علت جلسات زیاد در سازمان
1. عدم مدیریت زمان
مدیر جلسه با شوخی‌های بی‌مورد و پرداختن بیش از حد به خاطرات و تجربیات شخصی، وقت جلسه را تلف می‌کند و تمرکز شرکت‌کنندگان را از موضوع اصلی منحرف می‌کند.
2. عدم مدیریت افراد
مدیر جلسه قادر به کنترل بحث و جلوگیری از انحراف آن به موضوعات حاشیه‌ای نیست. این امر منجر به عدم نتیجه‌گیری و اتلاف وقت میشود. گاهی اوقات نیز بروز اختلافات و تعارضات بین اعضای تیم، نظم جلسه را مختل می‌کند.
3. حواس‌پرتی
برخی از شرکت‌کنندگان با رفتارهای نامناسب مانند صحبت‌های درگوشی، ایجاد سر و صدا و یا پاسخ دادن به تلفن همراه، تمرکز سایرین را برهم می‌زنند و مانع از پیشرفت جلسه میشوند.
4- مشخص نکردن هدف واحد: یکی از مشکلات رایج در جلسات، عدم شفافیت هدف جلسه است. گاهی اوقات مدیران، هدف جلسه را به درستی به اعضا منتقل نمی‌کنند و یا چندین هدف را به طور همزمان در یک جلسه دنبال میکنند. این موضوع، طبق نظرسنجی‌ها، باعث میشود شرکت‌کنندگان در جمع‌بندی و نتیجه‌گیری با مشکل مواجه شوند
5- صحبت بیش از اندازه مدیر: برخی از مدیران و رهبران جلسات، به اشتباه تصور میکنند که هرچه بیشتر در جلسات صحبت کنند، عملکرد بهتری داشته‌اند. به همین دلیل، به جلساتی که خودشان در آن حضور دارند، نمره بالاتری می‌دهند. این در حالی است که کیفیت مشارکت در جلسه، به میزان صحبت کردن افراد بستگی ندارد. اما این تصور بین مدیران شایع است.
چگونه مدیریت جلسه را بهبود ببخشیم؟
مدیران و رهبران برای ارتقاء کیفیت جلسات و افزایش بهره‌وری آنها، باید موانع موجود را به خوبی مدیریت کنند. در ادامه به گام‌هایی برای بهبود مدیریت جلسه می‌پردازیم:
1. تدوین قوانین جلسه
جلسات بدون چارچوب و قوانین مشخص، به سختی قابل مدیریت هستند. بنابراین، قبل از هر چیز، قوانین جلسه را به طور واضح و شفاف تدوین کنید و آن را در اختیار همه اعضای تیم قرار دهید. این کار باعث میشود که همه از قوانین آگاه باشند و ملزم به رعایت آنها باشند. به عنوان مثال، قوانینی مانند خاموش بودن تلفن‌های همراه، به همراه داشتن کاغذ و قلم، محدودیت زمان صحبت برای هر فرد (مثلا ۳ دقیقه)، ممنوعیت تمسخر و … می‌توانند در جلسات لحاظ شوند.
2. تعیین هدف جلسه
چند ساعت قبل از شروع جلسه، هدف از برگزاری آن را به طور واضح و مشخص برای همه اعضا بیان کنید. از آنها بخواهید که با آمادگی کامل در جلسه حضور داشته باشند و در مورد هدف و موضوع جلسه از قبل فکر کنند. این کار باعث میشود که افراد با آمادگی بیشتری در جلسه شرکت کنند و بتوانند به بحث‌ها و تبادل نظرها کمک کنند و در نتیجه، نتایج بهتری حاصل شود.
3. مشارکت تیمی
به همه اعضای تیم فرصت مشارکت در جلسه را بدهید. از افراد کم‌حرف و منفعل بخواهید که حتی اگر فکر میکنند حرفی برای گفتن ندارند، نظرات خود را هرچند کوتاه و تکراری بیان کنند. این کار باعث میشود که همه احساس مشارکت داشته باشند و از نظرات و ایده‌های آنها نیز بهره گرفته شود.
4. نقش تسهیلگر مدیر جلسه
مدیر جلسه برای مدیریت حرفه‌ای جلسات، باید نقش تسهیلگر را ایفا کند. تسهیلگر کسی است که به بحث‌ها جهت می‌دهد، از انحراف آنها به موضوعات حاشیه‌ای جلوگیری می‌کند، زمان را مدیریت می‌کند، و به طور کلی، فضای جلسه را برای بحث و تبادل نظر سازنده فراهم می‌کند. برای این کار، مدیر جلسه باید مهارت‌های تسهیلگری را بیاموزد و در جلسات خود به کار گیرد.
چگونه تسهیلگر خوبی باشیم؟
تسهیلگر خوب بودن، مهارتی است که با تمرین و توجه به نکات کلیدی به دست می‌آید. در اینجا به برخی از مهم‌ترین ویژگی‌های یک تسهیلگر خوب اشاره می‌کنیم:
۱. شنونده فعال باشیم
- به دقت به صحبت‌های شرکت‌کنندگان گوش دهیم.
- نکات کلیدی و داده‌های ارائه شده را تحلیل و خلاصه کنیم و به گونه‌ای بیان کنیم که همه متوجه پیشرفت جلسه باشند.
- با استفاده از زبان بدن و عبارات تأییدی، به گویندگان نشان دهیم که به صحبت‌های آنها توجه می‌کنیم.
- از پرسیدن سؤالات شفاف‌کننده برای درک بهتر مطالب دریغ نکنیم.
۲. مدیریت زمان داشته باشیم
- زمان جلسه را به طور مؤثر مدیریت کنیم.
- در ابتدای جلسه، زمان پایان و زمان‌های اختصاص داده شده به هر بخش را مشخص کنیم و به اطلاع شرکت‌کنندگان برسانیم.
- به طور منظم زمان باقی‌مانده را به شرکت‌کنندگان یادآوری کنیم.
- در صورت لزوم، زمان‌بندی را با توجه به پیشرفت بحث تغییر دهیم.
- از بحث‌های طولانی و بی‌نتیجه جلوگیری کنیم.
۳. مدیریت تعارض داشته باشیم
- اختلاف نظر و بحث در جلسات امری طبیعی است.
- به عنوان تسهیلگر، وظیفه ما مدیریت این اختلافات و جلوگیری از تبدیل آنها به بحث‌های تند و زننده است.
- به همه افراد فرصت بیان نظرات خود را بدهیم.
- سعی کنیم با میانجی‌گری، اختلافات را حل کنیم و به توافق برسیم.
- در صورت لزوم، از تکنیک‌های مدیریت تعارض مانند طوفان فکری یا رأی‌گیری استفاده کنیم.
۴. عقاید شخصی خود را تلقین نکنیم
- به عنوان تسهیلگر، نباید عقاید شخصی خود را به شرکت‌کنندگان تلقین کنیم.
- هدف ما، ایجاد فضایی برای تبادل نظر و رسیدن به نتیجه‌ای مشترک است، نه تحمیل دیدگاه خود.
- نظرات خود را فقط در صورت لزوم و به صورت بی‌طرفانه بیان کنیم.
۵. زمان لازم مداخله کنیم و به بحث جهت دهیم
- در صورت لزوم، به بحث جهت دهیم و از انحراف آن به موضوعات حاشیه‌ای جلوگیری کنیم.
- در زمان‌های مناسب مداخله کنیم و بحث را به مسیر اصلی خود بازگردانیم.
- از سؤالات کلیدی برای تحریک تفکر و بحث استفاده کنیم.
- مطمئن شویم که همه افراد در بحث مشارکت دارند.
۶. صورت جلسه حتما در طول جلسات نوشته شود
- در طول جلسه، نکات کلیدی، تصمیمات گرفته شده و وظایف افراد را در صورت جلسه ثبت کنیم تا مشخص شود نتیجه نهایی جلسه چه بوده و افراد چه کارهایی باید انجام دهند.
- در پایان جلسه، صورت جلسه را برای همه شرکت‌کنندگان مرور کنیم.
- مطمئن شویم که همه افراد از نتایج جلسه و وظایف خود آگاه هستند.
دراین مقالع به بررسی اهمیت و تکنیک‌های موثر در برگزاری جلسات کارآمد و بهره‌ور همچینن لزوم برنامه‌ریزی دقیق پیش از جلسه می پردارد. تعیین اهداف روشن و دستور جلسه مشخص، پیش‌نیازهایی برای برگزاری یک جلسه موفق است. همچنین، زمان‌بندی مناسب یکی از اصول کلیدی است؛ جلسات باید به طور کارآمد و با زمان‌بندی مشخص برگزار شوند تا از اتلاف وقت جلوگیری شود.
مدیریت بحث‌ها نیز در برگزاری جلسات مؤثر حائز اهمیت است. جلسه باید به گونه‌ای هدایت شود که تمام اعضا فرصت ابراز نظر داشته باشند، در حالی که بحث‌ها از مسیر اصلی خود خارج نشوند. در پایان هر جلسه، فهرستی از اقدامات و مسئولیت‌های واگذار شده باید تنظیم شود تا پیگیری و اجرای آنها آسان‌تر باشد.
نهایتاً، جلسه باید نتیجه‌محور باشد و به جای تمرکز صرف بر گفت‌وگوها، بر روی دستیابی به نتایج عملی و کاربردی تمرکز کند. به طور کلی، این مقاله به مدیران و رهبران جلسات پیشنهاد می‌دهد که با رعایت اصول برنامه‌ریزی، زمان‌بندی، و پیگیری، می‌توانند جلسات مؤثری برگزار کنند که به بهره‌وری سازمان کمک نماید.
سوال متداول
1. چگونه می‌توان از هدر رفتن زمان در جلسات جلوگیری کرد؟
برای جلوگیری از هدر رفتن زمان در جلسات، لازم است که پیش از برگزاری جلسه، دستور جلسه دقیق و مشخصی تهیه شود و از همه شرکت‌کنندگان خواسته شود که برای بحث‌ها و تصمیمات مشخص آمادگی داشته باشند. همچنین، مدیر جلسه باید زمان شروع و پایان جلسه را به دقت رعایت کند و مانع از انحراف بحث‌ها از موضوع اصلی شود. استفاده از تکنیک‌هایی مانند تعیین زمان برای هر موضوع نیز می‌تواند کمک کند تا جلسه بر روی اهداف اصلی متمرکز باقی بماند.
2. چگونه می‌توان اطمینان حاصل کرد که تمامی افراد در جلسه مشارکت دارند؟
برای اطمینان از مشارکت همه افراد در جلسه، مدیر جلسه باید فضایی فراهم کند که افراد احساس راحتی برای بیان نظرات خود داشته باشند. این کار می‌تواند از طریق مطرح کردن سوالات مستقیم به اعضا یا ایجاد فرصتی برای نظرات فردی و جمعی انجام شود. همچنین، مدیر جلسه باید اطمینان حاصل کند که افراد به طور برابر فرصت صحبت کردن پیدا میکنند و هیچ‌کدام از نظرها نادیده گرفته نمی‌شود.
