ارغوان مریدی | مشاور و کوچ منابع انسانی
در سال‌های اخیر، کار از راه دور در بسیاری از محل‌های کار معمول شده است. با مزایای تعادل کار-زندگی، بهرهوری و بهبود کلی، محل‌های کار دور افتاده و ترکیبی به یک روند مهم تجاری تبدیل شده‌اند و پیش‌بینی می‌شود تا پایان سال 2025 حدود 32.6 میلیون از افراد به صورت دورکار مشغول به کار باشند و این موضوع موفقیت بزرگی است چون مدیریت کارمندان از راه دور یعنی کاهش هزینه ها. این تغییر سریع و مداوم به مدل کار از راه دور، همچنین نیازمند آن است که شما و تیم منابع انسانی کسب و کارتان آماده باشید تا به مسائل و فرصتهای مرتبط با مدیریت پرسنل دورکار رسیدگی کنید.
این نکته مهم را از من داشته باشید با نسل z و الفا ما تا ۵ سال اینده خیلی به مدیریت دورکاری نزدیک هستیم و باید این مدل مدیریت را برای بقا کسب و کار خود به خوبی یاد بگیریم از طرفی مدیریت دور کاری اتفاقا هزینه های کسب و کار شما را بسیار پایین می اورد ، چون نگهداری از کارمندان در شرکت هزینه هایی چون ایاب و ذهاب و خوراک و فرم لباسی و از این قبیل موارد را برای مدیران به همراه دارد. در این بلاگ از ارغوان مریدی بهترین مدرس منابع انسانی نکات کلیدی مدیریت کارکنان دورکار را برای شما توضیح می دهد.
کار از راه دور چیست؟
کار از راه دور به هر شغلی گفته می‌شود که کارمند آن را خارج از اداره انجام می‌دهد. برای مثال میتوان به توسعه نرم‌افزار، خدمات مشتری، کپی‌رایتینگ و استخدام اشاره کرد. با افزایش محبوبیت این گزینه، تعداد صنایعی که فرصتهای کاری از راه دور ارائه می‌دهند، همچنان در حال افزایش است. کارکنان از راه دور معمولاً از طریق مجموعه‌ای از کانال‌های ارتباطی آنلاین با همکاران و مدیریت خود در ارتباط هستند.
نقل از سایت indeed
چالش های دورکاری کارمندان
به عنوان یک کارفرما، باید درک کنید که محل‌های کار دورکاری چالش‌های جدیدی به همراه دارد. مدیریت کارمندان دورکار اغلب به این معنی است که مسائل معمولی محل کار حضوری در دورکاری به شکل متفاوت تری وجود دارد.
به عبارت دیگر، مدیریت کارکنان دورکار اغلب با چالش‌هایی همراه است که ممکن است با آنها آشنا نباشیم، مانند:
فرصت محدود برای ملاقات حضوری:
ندیدن افراد باعث می شود که ما دیرتر به شناخت انها برسیم و از طرفی افراد نتوانند از احساس و حس و حال کار های تیمی به صورت روزانه بهره مند شوند. اما ما باید از هر فرصتی برای ارتباط گیری با افراد استفاده کنیم تا به شناخت بیشتری از انها برسیم.
انزوا اجتماعی:
کارکنان ممکن است بدون تعاملات اجتماعی در یک محل کار فیزیکی از کسب و کار شما جدا شده باشند.
دسترسی به اطلاعات:
چه در دسترسی به اطلاعات مربوط به وظایف یا ارتباط برقرار کردن برای نیازهای پروژه، کار از راه دور گاهی اوقات موجب ارتباط و دسترسی به اطلاعات ناقص می‌شود و از طرفی گاهی مدیر ها نگران اطلاعات محرمانه خود هستند.
حواس‌پرتی‌های خانگی:
کارمندان دورکار ممکن است با حواس‌پرتی‌هایی مانند فضای محدود خانه یا مسئولیت‌های فرزندپروری مواجه شوند. در اموزش هایم همیشه به مدیران می‌گویم که فکر کنید یک شخص که دورکار است امکان دارد وسط کار خود، غذا درست کند یا حتی به خرید برود اما چیزی که مهم است خروجی روز است.
۱۱ نکته برای مدیریت مؤثر دورکاری کارمندان
۱. انتظارات را برای آنها روشن و شفاف کنید.
یکی از مهمترین بخش‌های یک استراتژی مدیریت مؤثر کار از راه دور، تعیین انتظارات روشن برای همه افراد درگیر است. در واقع اولین قدمی که ما برای مدیریت افراد دورکار باید برداریم شفافیت و تعیین هدف در زمان مشخص است. هر گونه انتظارات مربوط به نقش شغلی هر کارمند را مانند تعداد دفعات و زمان بررسی کار، ساعات کار مجازی و به روزرسانی‌های پروژه‌ها را به وضوح اعلام کنید.
وقتی صحبت از بررسی‌های منظم می‌شود، ایجاد یک برنامه ساختاریافته معمولاً بهترین نتیجه را می‌دهد. چه قصد دارید روزانه یا هفتگی بررسی کنید، یا چقدر از پروژه باید در چه زمانی پیش رفته باشد. یک برنامه منظم به این معنی است که بررسی‌ها مداوم و قابل پیش‌بینی هستند. در طول این بررسی‌ها، شما و کارمندان‌تان می‌توانید هرگونه نگرانی یا سؤال در مورد انتظارات کار از راه دور را بررسی کنید و این شفافیت را ایجاد کنید. تفویض اختیار در سازمان چه برای کارمندان حضوری و چه کارمندان دورکار بسیار موثر است.
۲. داشتن یک استراتژی ارتباطی
ارتباطات یک مسئله رایج در محل کار است که معمولاً در محیط‌های دورکار اهمیت بیشتری دارد، جایی که تعاملات طبیعی کمتر اتفاق می‌افتد. علاوه بر برنامه‌های بررسی، مهم است که کارمندان‌تان درک کنند که ارتباط بیش از حد بهتر از ارتباط کم است، زیرا تمرکز همه بر مسئولیت‌ها، وظایف و اهداف مناسب برای همه افراد تیم اهمیت دارد و ضروری است.
برای حمایت از ارتباطات منظم، سیاست‌های لازم و برنامه ریزی باید از طرف سازمان باشد و اطلاعات مربوط به روش‌های مختلف ارتباطی را به کارمندان دورکار ارائه دهید. به عنوان مثال، تعیین کنید که در چه زمانی یک تماس ویدئویی گروهی در مقابل یک ایمیل یا پیام کوتاه مناسب است، بسته به ماهیت و فوریت وضعیت. جزئیاتی در مورد زمانبندی و پاسخگویی ارائه دهید، مانند مدت زمان انتظاری که برای پاسخ به ایمیل‌ها و پیام‌ها در ساعات کاری دارید و تمام این زمانبدی ها باید با مشارکت تعیین شود و خود کارمندان دورکار را نیز در تعیین زمان و سیاست ها باید مشارکت دهید. مهارت های ارتباطی متناسب با دورکاری کارمندان را به پرسنل خود آموزش دهید.
3. تشویق به اجتماعی شدن( ارتباط موثر)
علاوه بر جلسات و ارتباطات منظم، ضروری است که پرسنل شما بتوانند به صورت جامع و مستقل اجتماعی شوند یا بهتر بگویم روش های تعامل کردن با ارتباط موثر را یاد بگیرند. با راه‌اندازی انجمن‌های غیررسمی مانند یک کنفرانس ویدیویی مستمر برای کار مشترک مجازی یا کانال‌های تلگرامی که به بحث در مورد علایق تیم اختصاص داده شده است، می‌توانید ارتباط و ساختن روابط درون تیم‌های‌تان را تسهیل کنید و یخ تیم را بشکنید.
به نوبه خود، این ارتباطات می‌توانند به کاهش انزوای اجتماعی کار از راه دور کمک کنند و حتی منجر به گفتگوهای ناخوانده‌ای شوند که ایده‌های بزرگی برای کسب و کار شما به همراه دارند. مهارت کار تیمی در مدیریت کارمندان دورکاری نیز نقش بسزایی دارد.
4.توازن در جلسات تیمی
چه نیروی کار شما حضوری باشد یا دورکاری باشد، برگزاری جلسات گروهی منظم ضروری است. رویدادهای مجازی و فعالیت‌های تیم‌سازی می‌توانند حس وحدت را تقویت کرده و به کارمندان کمک کنند تا یکدیگر را بهتر بشناسند. اگر جلسات درون سازمانی هفتگی نداشته باشید هیچگاه از درد دل پرسنل خبردار نخواهید شد. جلسات تیمی همچنین به کارکنان دورکار فرصتی می‌دهند تا ایده‌های خود را بیان کنند و نگرانی‌هایشان را درباره پروژه‌ها مطرح کنند، این امر به آنها کمک می‌کند با انتظارات مشخص و شفاف از طرف تیم و مدیر خود،به پیشبرد پروژه‌ها و وظایف بپردازند.
هنگام برنامهریزی جلسات، مراقب خستگی ناشی از جلسات باشید، که به معنی احساس خستگی ناشی از تعداد زیاد جلسات مجازی است یعنی زیاده روی در زمان ممنوع( مقاله مدیریت جلسات کاری را مطالعه نمایید) برای جلوگیری از خستگی، کسل شدن و کارایی پایین، روش‌های ارتباطی را تغییر دهید و برخی جلسات را به سبک متفاوت برگزار کنید.
تقویت اعتماد، رابطه و شفافیت
شفافیت برای کارفرمایان برای ایجاد روابط مؤثر و قابل اعتماد با کارمندان ضروری است. این موضوع به ویژه هنگام مدیریت پرسنل دورکار مهم است، زیرا ممکن است ساخت اعتماد برای افراد دورکار خیلی سخت باشد و معمولاً دچار احساس تنهایی یا قطع ارتباط هستند اما میتوان با گفتگو و ساختن رابطه این اعتماد را ساخت.
وقتی صحبت از ساخت اعتماد بین شما، رهبری شرکت شما و همه کارکنان به میان می‌آید، گوش دادن مؤثرترین استراتژی است. فرصت‌هایی برای کارکنان ایجاد کنید تا بازخورد بدهند یا درباره سوالات یا نگرانی‌ها با شما مشورت کنند. در عوض، می‌توانید از بازخورد آنها برای تنظیم استراتژی‌ها استفاده کنید و نشان دهید که ورودی‌های آنها برای سازمان ارزشمند است.
6.تمرکز بر روی شناخت بهتر شرکت
دادن اطلاعات لازم و مهارت‌های لازم به کارمندان جدید برای موفقیت در یک شرکت، بخش مهمی از فرآیند شناخت یک شرکت است. ترک خدمت (استعفا از کار)به دلیل حضور ناکارآمد برای شما بسیار گران تمام می‌شود، اما فرآیندهای اشنایی شما با فرد و جذب و استخدام نیروی کار موفقیت‌آمیز می‌توانند افزایش نگهداشت نیروی انسانی و رضایت شغلی کارمندان و کارایی پرسنل را به همراه داشته باشد. برای تشویق موفقیت طولانی مدت، اجازه دهید کارکنان جدید از راه دور در طول آن هفته‌های اول، بیشتر به فرآیند اشنایی و آنبوردینگ تمرکز کنند و کمتر به وظایف کاری بپردازند.
7.استفاده از ابزارها برای مدیریت کارکنان از راه دور
ابزارهای متعددی در دسترس هستند که برای کمک به مدیریت کارکنان از راه دور طراحی شده‌اند. این ابزارها می‌توانند ارتباط و همکاری را سرعت ببخشند، پروژه‌ها و وظایف را سازماندهی کنند، فایل‌ها را با مدیریت و اعضای تیم به اشتراک بگذارند. برای مدیریت و توانمندسازی تیم‌های خود، ابزارهای زیر را در نظر بگیرید:
* Google Drive
* Slack
* Zoom
* GitLab
* Tettra
* Slab
* Asana
* monday.com
* Twist
* Trello
8.نشان دادن انعطاف‌پذیری
تیم کسب و کار شما از افرادی با زندگی و نیازهای منحصر به فرد تشکیل شده است. برخی ممکن است والدینی باشند که از یک دفتر خصوصی خانگی یا یک اتاق ساکت اضافی کار میکنند. دیگران ممکن است از کار خود هنگام سفر لذت ببرند و در جلسات آنلاین از سالن هتل خود یا از یک کافی‌شاپ شرکت کنند. در هر صورت، نشان دادن درک و انعطاف‌پذیری اهمیت دارد( اینکه من درک میکنم در شرایط مختلف به کار خود اهمیت می دهید) تا کارمندان شما بتوانند زندگی شخصی خود را در کنار زندگی حرفه‌ای خود مدیریت کنند.
فرهنگ کاری را افزایش دهید.
در محیط‌های کاری حضوری، فرهنگ شرکت به طور طبیعی با تعامل کارمندان با یکدیگر تکامل می‌یابد و بهتر می شود. با تیم‌های دورکار یا هیبریدی، به راحتی میتوان فرهنگ شرکت را نادیده گرفت، چه برسد به ساخت یک فرهنگ سازمانی.
برای تقویت فرهنگ، تنوع و عدالت در محیط کاری دورکاری ، اطمینان حاصل کنید که تمام بازخوردهای کارکنان مربوطه را دریافت و در نظر گرفته‌اید. علاوه بر ساخت تیم‌های از راه دور نماینده و ایجاد یک سیاست رسمی متنوع، می‌توانید یک دورهمی از راه دور ایجاد کنید که به نیازهای فرهنگی و ایمنی کسب‌وکار شما و اعضای تیم می‌پردازد.
10. تمرکز بر نتیجه، نه ورودی
این ایتم مهمترین موضوع برای شما مدیران می باشد که کار افراد را با خروجی و کیفیت کار ارزیابی کنید نه زمانبندی. بخشی از جذابیت کار ، دورکاری برای کارمندان، خودمختاری و استقلال کاری است. با این حال، هنگامی که در کنار کارمندان خود نشسته‌اید، به راحتی میتوان بهرهوری یا تلاش‌های آنها را دست کم گرفت. این امر به سرعت میتواند به رفتارهای میکرو مدیریت تبدیل شود که در آن شما یا رهبران کسب‌وکار خود کارکنان دورکار را با ارتباطات و درخواست‌های گزارش پیشرفت غرق میکنید یا مدام از انها میخواهید که دردسترس باشند.
مدیریت جزئی و ذرهبینی کارمندان دورکار میتواند برای هر دو طرف استرس‌زا باشد و احساس بی‌اعتمادی به آنها بدهد. به جای مدیریت ذرهبینی مسئولیت‌های آنها، بر نتایج و اهداف تمرکز کنید نه بر فعالیت‌های مشهود و ساعات کاری. تا زمانی که کارمند کار خود را به خوبی و به موقع انجام می‌دهد، سبک کار او ممکن است بی‌اهمیت باشد.
در عین حال، مهم است که کارکنان دورکار از خودمختاری خود سوء استفاده نکنند و وقت خود را تلف نکنند و فشار کاری خود را نادیده نگیرند. برخی از کارکنان ممکن است نظم و انضباط شخصی کافی برای کار از راه دور نداشته باشند، و این موضوع حیاتی است که این رفتار را به سرعت شناسایی کنید تا بر بهرهوری تیم تأثیر نگذارد.
۱۱. ایجاد سیاست درب باز
کارمندان دورکار ممکن است نخواهند شما را خارج از زمان‌های کاری ملاقات کنند. این موضوع به ویژه در صورتی که در زمان‌های مختلفی از شبانه‌روز کار میکنید، صحیح است. برای جلوگیری از این وضعیت، سیاست درب باز ایجاد کنید. به کارکنان دورکار و حتی حضوری بگویید که می‌توانند در هر زمانی با شما تماس بگیرند و در حالی که ممکن است نتوانید بلافاصله پاسخ دهید، هیچ چیز به عنوان ارتباط زیاد وجود ندارد.
در این مقاله از ارغوان مریدی، نکات کلیدی مدیریت کارمندان دورکار در سال 2025 مورد بررسی قرار گرفته است. این نکات شامل کاهش هزینه‌های کسب‌وکار، ارتباطات مؤثر و شفاف، حفظ بهرهوری با استفاده از ابزارهای دیجیتال، حل مشکل انزوای اجتماعی کارمندان، و انعطاف‌پذیری بیشتر در شیوه‌های کاری برای جذب نسل‌های جدید است. این موارد برای شرکت‌هایی که به دنبال موفقیت در محیط‌های دورکاری هستند، بسیار حائز اهمیت است.
سوالات متداول
چگونه میتوانم بر روند کاری کارمندان دورکار نظارت کنم؟
در حالی که مهم است از مدیریت ذرهبینی پرهیز کنید، همچنان باید بدانید که در ساعات کاری چه میکنند. کارکنان از راه دور را با تعیین مهلتها، برنامهریزی ملاقاتها یا استفاده از ابزارهای ردیابی زمان و گزارشگیری نظارت کنید.
آیا کارکنان از راه دور کمتر کارآمد هستند؟
طبق یک نظرسنجی، کارکنان از راه دور هر ماه ۱.۴ روز بیشتر کار میکنند و بسیاری از آنها اظهار میکنند که هنگام کار از خانه بهرهوری بیشتری دارند. با این حال، بهرهوری بستگی به عوامل زیادی دارد از جمله نوع کار، تنظیمات خانه، میزان انحرافات، نوع شخصیت کارمند، ترجیحات کاری و غیره. اگر نگران بهرهوری کارکنان هستید، آموزش‌هایی در مورد کاهش انحرافات خانه ارائه دهید.
چگونه میتوانم به کارکنان دورکار انگیزه بدهم؟
حفظ انگیزه کارکنان دورکار میتواند تأثیر مستقیمی بر شادی و میزان بهرهوری آنها داشته باشد و نرخ نگهداری را افزایش دهد.
برای بهبود بهترین عملکرد کارکنان دورکار خود، فرصتهای آموزشی در مورد چگونگی کار موثر از خانه ارائه دهید، اهداف واضح و مسیر برای پیشرفت شغلی آنها را فراهم کنید، بازخورد مثبت بدهید و آنها را تشویق کنید و خطوط ارتباطی را برای آنها باز نگه دارید.
