ارغوان مریدی | مشاور و کوچ منابع انسانی
استخدام فرد مناسب برای هر نقش شغلی مهم است، اما شما میتوانید با تدوین یک برنامهی مشاوره سازمانی برای کارمندان گام بزرگ‌تری بردارید. با افزایش احساس نیاز به ارتقای مهارت‌های جدید در اقتصاد امروزی، بهتر است ابتکارات آموزشی مجموعه‌ی خود تقویت را کنید و یادگیری، توسعه و آموزش در فهرست اقدامات اولویت‌دار کارفرمایان برای بهبود تجربه‌ی کارکنان قرار بگیرند.
یک برنامهی مشاوره سازمانی برای کارمندان راهی مقرون به صرفه برای انتقال مهارت‌های جدید، خوشحال کردن تیم شما و بهبود کیفیت خروجی آن‌هاست. در این مقاله از ارغوان مریدی بهترین مشاوره منابع انسانی، ۱۰ نکته برای شروع یک برنامهی مشاوره سازمانی برای کارمندان را دنبال کنید.
یک مشاور سازمانی کیست؟
مشاور سازمانی، متخصصی در یک حوزه مشخص است که به منظور بهبود فرآیندهای یک شرکت، به تحلیل و ارائه مشاوره می‌پردازد. این مشاور، شرکت را از طریق تحقیق، تحلیل داده‌ها و مشاهده مستقیم ارزیابی میکند. سپس، روش‌هایی را برای بهبود عملکرد درون سازمان پیشنهاد میدهد. مشاوران سازمانی معمولاً پیمانکاران مستقلی هستند که می‌توانند با چندین کسب‌وکار همکاری کنند.
نقل از indeed
تدوین برنامه مشاوره سازمانی در 9 گام
۱. انتظارات را در نظر بگیرید:
افراد باید معنای راهنمایی و مشاوره را درک کنند تا از چنین برنامه‌ای بهره‌مند شوند. دلایل شروع برنامه را به‌طور مشخص بیان کنید. این دلایل باید با شکاف‌های مهارتی یا تغییرات آتی در شرکت شما همخوانی داشته باشند. برای مثال، یک برنامهی مشاوره سازمانی میتواند:
- به رویه پذیرش استخدام بهترین ها کمک کند.
- تیم‌های جوان‌تر را برای ارتقا آماده کند.
- مدیریت را توسعه داده و مهارت‌های رهبری را بهبود ببخشد.
- نرخ نگهداشت کارکنان را افزایش دهد.
- انتقال دانش از کارکنان قدیمی و بازنشسته به کارکنان جانشین را فراهم کند.
- تجربه‌ی مشتری را بهبود بخشد.
موفقیت برای کارکنان شما به چه معناست؟ اهداف برنامه را تعریف کرده و مستندات را برای ارتباط با شرکت‌کنندگان آماده کنید. آیا این برنامهی یادگیری برای یک تفویض اختیار یک وظیفه در آینده یا موقعیت شغلی جدید است؟ هدف این است که کارکنان را به‌صورت شخصی و حرفه‌ای توسعه دهید؟ به‌طور مشخص توضیح دهید که از مشاوره دهنده‌گان و مشاوره گیرنده‌گان چه انتظاری دارید.
۲. انتخاب مشاورها
سپس، راهنماهای مناسبی برای برنامهی مشاوره خود انتخاب کنید. افرادی را انتخاب کنید که از کمک به دیگران برای رسیدن به اهداف خود لذت میبرند و ارزش‌های برند شما را به‌طور کامل درک کرده و به کار میبرند. ویژگی‌های زیر را در هنگام انتخاب مشاورها در نظر بگیرید:
-مشتاق: مشاورهای خوب پرشور و صمیمی هستند. آنها همیشه می‌خواهند کمک کنند. اشتیاق آنها باعث میشود دانش خود را به اشتراک بگذارند و وقتی کارآموزان در آموزش‌های آنها و روند کاری‌شان موفق میشوند، احساس غرور میکنند.
-شنونده‌ی عالی: مشاورهای ایده‌آل وقت خود را برای گوش دادن به همکاران اختصاص میدهند و می‌دانند چگونه آنها را در اولویت قرار دهند. آنها می‌توانند فضای هم‌فکری را فراهم کنند در حالی که مشاوره‌ی محبت‌آمیز و مفیدی را نیز ارائه میدهند.
-احترام: در حالی که مشاورهای موثر بر کارمندان تاثیر می‌گذارند، اما آنها را به چیزی وادار نمی‌کنند. آنها سعی نمی‌کنند که اقدامات یا احساسات دیگران را کنترل کنند. آنها باید با کارمندان همدلی نشان دهند و عاری از هر گونه قضاوت باشند.
-خبره: راهنماهای مناسب دارای مهارت‌ها و استعدادهای مرتبط با اهداف برنامه مشاوره هستند و در موضوعی که آموزش میدهند متخصص هستند.
پس از انتخاب راهنماها، میتوانید آنها را درباره‌ی اهداف این برنامه و مزایایی که برای سازمان خواهند داشت مطلع کنید.
۳. دعوت از کارمندان برای دریافت مشاوره سازمانی
ابتدا میتوانید به افراد درباره‌ی برنامهی مشاوره جدید خود اطلاع دهید تا ابتدا آنها را برای داوطلبی تشویق کنید. اطلاعیه‌ای ارسال کنید و دلایل خوبی برای شرکت در این برنامه به اشتراک بگذارید. به‌طور معمول، اشتیاق طبیعی در میان کارمندان به دریافت مشاوره وجود دارد، اما همیشه هم اینگونه نیست. کارمندان ممکن است نگران هدر رفتن وقت‌شان در این برنامه در کنار انجام وظایف روزانه‌ی خود باشند. این وظیفه‌ی شماست که برنامهی مشاوره‌ی آنها را به‌عنوان یک فرصت برای‌شان مطرح کنید.
همچنین ممکن است ایده‌ی خوبی باشد که پیشنهاد کنید برخی از کارمندان در این برنامه شرکت کنند. میتوانید این کار را در مصاحبه کاری یک‌به‌یک انجام دهید. این برنامه ممکن است برای افرادی که آماده‌ی ارتقای شغلی هستند و همچنین کسانی که نیاز به حمایت اضافی در رسیدن به اهداف خود دارند، بسیار مناسب باشد.
۴. تطبیق مشاورها با کارمندان
برای ارتباط بهینه‌ی مشاورها با کارمندان، تخصص و اهداف هر یک از شرکت‌کنندگان را در نظر بگیرید. دقت کنید که سبک‌های یادگیری و پیشینه‌های آنها را در نظر بگیرید. آیا نیاز به تشویق، آموزش مفاهیم وجود دارد؟
پس از تعریف اهداف، ایده‌ی خوبی‌ست که از شرکت‌کنندگان در این فرآیند نظرسنجی کنید. به‌عنوان مثال، میتوانید از آنها بخواهید لیستی از سه انتخاب برتر خود را ارائه دهند. این کار سطحی از استقلال و مسئولیت پذیری شخصی به این تلاش را اضافه میکند. به یاد داشته باشید که رابطه‌ی مشاور و کارمند باید برای هر دو طرف معنادار و سازنده باشد.
۵. بهبود فرآیندها و رویه‌ها در مشاوره سازمانی
هدف، ایجاد یک برنامهی ساختاریافته است، اما برخی جنبه‌ها را منعطف نگه دارید. تصمیم بگیرید که جلسات را چگونه سازماندهی کنید، تعیین کنید که شرکت‌کنندگان هر چند وقت یکبار مشاور خود را ملاقات کنند و مکان‌های مناسب برای تعاملات انتخاب کنید. همچنین، مطمئن شوید که مشاورها در زمان‌های مشخص شده برای ملاقات کارمندان در دسترس هستند، بنابراین برنامه باید سازگار باشد و این امکان وجود داشته باشد که کنفرانس‌های تلفنی یا ویدیویی منظم در نظر گرفته شود، تا به لحاظ زمانی برای مشاور و کارمند مناسب باشد.
6. تعیین قوانین برای حفظ محرمانگی جلسات مشاوره
هم مشاورها و هم کارمندان باید به یکدیگر اعتماد داشته باشند و روابط کاری عالی برقرار کنند. کارمندان باید بتوانند نگرانی‌های خود را بدون ترس از فاش شدن آنها با دیگران مطرح کنند. با این حال، هر دو طرف باید توافق کنند که در صورت وقوع هر چیز غیرقانونی یا مغایر با سیاست‌های شرکت، افشاگری الزامی خواهد بود.
اگر کارمندان احساس کنند که نگرانی‌های آنها مورد شایعات قرار می‌گیرند – یا بدتر از آن، که حرفه آنها به مخاطه بیافتد این برنامه کار نخواهد کرد. با این حال، حرفه‌ای بودن و رعایت رازداری الزامی است و باید این آگاهی داشته باشند که نقض این قوانین می‌توانند خطرناک باشند.
7. ارائه راهنمایی و بازخورد
با هدایت مناسب، مشاور میتواند رابطه‌ی خود با کارمند را متمرکز و پیشرفت آن را حفظ کند. اما فراموش نکنید که ساختار راهنمایی در طول برنامهی مشاوره برای موفقیت مداوم آن بسیار مهم است.
برای شرکت‌کنندگان، هدف و برنامهی عملیاتی مشخص کنید و شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را در نقاط مهم برای مشاورها تعیین کنید. این کار به این برنامه ساختار میدهد و از شکست آن جلوگیری میکند. اطمینان حاصل کنید که راهنماها آموزش‌های لازم، بهترین مشاوره‌های عملکرد و دسترسی به منابع ضروری را دارند. اطمینان حاصل کنید که زمانی برای تاریخ‌های گزارش‌گیری از پیشرفت‌ها در جلسات یک‌به‌یک مشخص شده است.
8. جمع‌آوری اطلاعات و پیگیری پیشرفت
برای دانستن اینکه آیا برنامهی شما موثر است یا خیر، باید شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) را برای اندازه‌گیری موفقیت پیگیری کنید. مهم است که مصاحبه‌ها، آزمون‌های سریع و نظرسنجی‌ها را قبل از شروع مشاوره هر کارمند انجام دهید تا یک مبنا تعیین شود. هنگامی که افراد از طریق این برنامه پیشرفت میکنند، این فرآیند را در نقاط عطف مهم تکرار کنید. به عنوان مثال، یک هفته، یک ماه و در پایان برنامه، باید پیشرفت کارمندان را در مصاحبه‌ها بشنوید و بهبود در نمرات آزمون‌ها را ببینید.
علاوه بر این، از نظرسنجی‌های ناشناس که در آن کارکنان ممکن است پاسخ‌های دقیق‌تری نسبت به مصاحبه‌ها بدهند، اطلاعات عملی به دست خواهید آورد. جلسات جداگانه‌ی یک‌به‌یک با مشاورها برگزار کنید و نظرسنجی‌هایی از آنها جمع‌آوری کنید تا اطمینان حاصل شود که اهداف آنها و نتایج کارکنان همسو هستند. هرچه بیشتر بتوانید در هر مرحله اطلاعات را جمع‌آوری کنید، بهتر میتوانید برنامهی راهنمایی را به جلو بهبود بخشید.
9. بهبود برنامهی مشاوره کارمندان
با توجه به تغییر سریع اقتصاد، روشهای کسب‌وکاری و انتظارات کارکنان، حیاتی است که رویکردی چابک به برنامه مشاوره خود داشته باشید. چیزی که یک سال کار میکند، ممکن است ۲ سال بعد جذابیت خود را از دست بدهد. با تقاضاهای بازار و روندهای تجربه‌ی کارکنان به‌روز بمانید تا بهترین نتایج را از این برنامه به دست آورید. علاوه بر این، هر بار تغییر فرمول دریافت مشاوره به مقدار کم، اطمینان میدهد که مشاورها همچنان متعهد و مشتاق می‌مانند.
مشاوره مثبت یک رویکرد عالی برای بهبود کیفیت نیروی کار شما است. اما مانند تمام تلاش‌های ارزشمند، نیاز به برنامه‌ریزی، پیگیری و بازخورد دو طرفه دارد. این تنها مسئله‌ی انتخاب و تطبیق صحیح شرکت‌کنندگان نیست؛ بلکه نیاز به تحلیل و بهبود مستمر دارد.
مشاورها و کارمندان باید در طول فرآیند مشاوره بر اهداف برنامه متمرکز بمانند تا برنامه و شرکت شما به پتانسیل کامل خود برسند.
مشاوره سازمانی یک ابزار حیاتی برای بهبود کارایی و اثربخشی سازمان‌ها به شمار می‌آید. با تحلیل دقیق ساختار و فرآیندهای سازمانی، شناسایی نقاط ضعف و قوت، و ارائه راهکارهای عملی، مشاوران سازمانی می‌توانند به بهبود فرهنگ سازمانی، افزایش رضایت کارکنان و ارتقای عملکرد کلی سازمان کمک کنند. پیاده‌سازی یک برنامه مشاوره سازمانی اصولی میتواند باعث تغییرات مثبت و پایدار در هر سطحی از سازمان شود.
سوالات متداول
مزایای شروع یک برنامهی مشاوره سازمانی چیست؟
شروع یک برنامهی مشاوره، یک فرآیند همزیستی است که به شما و کارکنانتان منفعت زیادی میرساند. با ارائهی فرصتهای یادگیری و توسعه اضافی و توجه نزدیک به کسانی که بیشترین بهره را میبرند، میتوانید به نیروی کار خود ارزش افزودهای بدهید. در عین حال، با اطمینان از اینکه بیشترین سفیران برند شما دانش خود را انتقال میدهند، میتوانید بهرهوری را افزایش داده و عملکرد کارکنان را بهبود بخشید. از آنجایی که شما مسئول تعیین افرادی هستید که مشاور میشوند، میتوانید نیروی کار خود را به هر سمتی که میخواهید شکل دهید، چه هماهنگی تازه واردان با فرهنگ شرکت، بهبود دانش کاری یا آمادهسازی کارکردهای بالای عملکرد برای ارتقا شغلی.
چند مرحله برای برنامهی مشاوره سازمانی کارمندان وجود دارد؟
روشهای متعددی وجود دارد که میتوانید برای برنامههای مشاوره سازمانی انتخاب کنید، اما یک روش محبوب مدل چهار مرحلهای را دنبال میکند. این مراحل شامل آمادهسازی، مذاکره، تسهیل رشد و خاتمه است. آموزش مشاورها در این روش میتواند چارچوبی فراهم کند تا بتوانند پیشرفت خود را پیگیری کنند. در مرحلهی اول، مشاور و کارمند یکدیگر را میشناسند و مشاور توانایی خود را برای نقش نشان میدهد. اهداف تعیین میشوند و انتظارات شخصی کارمندان نیز مشخص میشود. در مرحلهی مذاکره، برنامه با نیازهای کارمندان تطبیق داده میشود، قوانین پایه تعیین شده و قالبهای مشاوره توافق میشود. در مرحلهی تسهیل رشد، مشاوره ارائه میشود، نقد سازنده داده میشود و موفقیتها (هر چند کوچک) جشن گرفته میشوند. در طول مرحلهی خاتمه، مشاور و کارمند از یکدیگر قدردانی میکنند، نتایج را مورد بحث قرار میدهند و مزایای مثبت را شناسایی میکنند.
