ارغوان مریدی | مشاور و کوچ منابع انسانی
چیزی را که نمیتوانید اندازه گیری کنید، نمیتوانید مدیریت کنید( پیتر دراکر)
ارزیابی عملکرد برای کارمندان یکی از فرآیندهای حیاتی در هر سازمان است که تاثیرات مستقیم بر بهره‌وری، رضایت شغلی و توسعه فردی کارمندان دارد. این فرآیند علاوه بر بهبود عملکرد، میتواند به شناسایی
نقاط قابل بهبود یک کارمند یا ( ضعف) کمک کند و در نهایت به ایجاد انگیزه کارمندان و نگهداشت نیروی انسانی در سازمان منجر شود.
در نظر داشته باشید که ما با ارزیابی افراد و درک نقاط ضعف می توانیم با آموزش های مناسب کارمندان را توانمند سازیم تا برای کارهای مهمتر و نقش های کلیدی اماده شوند.
در این مقاله، ارغوان مریدی بهترین مشاور منابع انسانی به بررسی اهمیت ارزیابی عملکرد، روش‌ها و مراحل آن، چالش‌ها و راهکارهای بهبود خواهیم پرداخت.
تعریف ارزیابی عملکرد
ارزیابی عملکرد کارکنان یک فرآیند مدیریتی است که در آن، عملکرد کارکنان در یک بازه زمانی مشخص، با توجه به معیارهای معین (شاخص های ارزیابی یا KPI)و اهداف از پیش تعیین شده، مورد بررسی و تحلیل قرار میگیرد. هدف اصلی از این ارزیابی، سنجش نقاط قوت و نقط ضعف پرسنل است و هدف نهایی توانمند سازی آنها می باشد. از این طریق، مدیران می‌توانند تصمیمات آگاهانه‌تری در زمینه‌هایی همچون ارتقاء سمت و ارتقا حقوق ، آموزش و توسعه فردی کارمندان اتخاذ کنند.
چرا ارزیابی عملکرد کارکنان اهمیت دارد؟
ارزیابی عملکرد کارکنان نه تنها به سازمانها کمک میکند که توانمندی‌های کارکنان خود را شناسایی کنند، بلکه به توسعه مهارت های نرم مدیریتی و مهارت رهبری در سطح سازمان کمک میکند. با ارزیابی دقیق، سازمانها می‌توانند برنامه‌هایی برای بهبود عملکرد کارمندان ایجاد کنند و این امر موجب بهره‌وری بیشتر و کاهش فرسودگی شغلی در میان کارکنان میشود. از طرفی با ایجاد پاداش ها و پورسانت ها بعد از ارزیابی کارهای پرسنل میتوانید انگیزه ایجاد کنید و حس دیده شدن را به آنها بدهید.
مزایای ارزیابی عملکرد کارکنان
ارزیابی عملکرد علاوه بر اینکه برای سازمانها به عنوان یک ابزار مدیریتی بسیار مفید است، برای خود کارمندان نیز مزایای قابل توجهی به همراه دارد. البته همیشه به این موضوع توجه کنید که ابجاد سیستم درست ارزیابی که عادل و چابک باشد همیشه برای صاحبین کسب و کار ، چالش بزرگی بوده است. در ادامه، برخی از مهم‌ترین مزایای این فرآیند آورده شده است:
۱. بهبود بهره‌وری سازمانی
با شناسایی نقاط قوت و ضعف کارکنان، سازمانها قادر خواهند بود تا برنامه‌های آموزشی و توسعه‌ای هدف‌مندی طراحی کنند که باعث ارتقاء بهره‌وری و کارایی کلی سازمان شود. این فرآیند به ویژه در شرایطی که عملکرد کارکنان به طور مستقیم بر موفقیت سازمان تاثیرگذار است، بسیار ضروری به نظر می‌رسد. نکته مهم شناسایی نقاط قوت و ضعف پرسنل این است که اکثر پرسنل اشرافی به نقاط ضعف خود ندارند و ان را انکار میکنند یا همیشه کارهایشان را بهتر از حد استاندارد انجام شده جلوه می دهند، اما با ارزیابی خروجی کارها تمامی توجیح ها کنار می رود و افراد برای از بین رفتن نقاط ضعف خود باید تلاش کنند.
۲. شناسایی نیروهای با استعداد و مستعد رشد
ارزیابی عملکرد به مدیران این امکان را می‌دهد تا کارکنان با استعداد و پتانسیل بالا را شناسایی کرده و برای آنها برنامه‌های ویژه‌ای جهت توسعه شغلی و رشد حرفه‌ای طراحی کنند. این اقدام میتواند موجب بهبود روحیه کارمندان و نیز تقویت تعهد آنان به سازمان شود.
اهمیت مهارتهای ارتباطی در ارزیابی عملکرد کارکنان
- شما روابط عالی می‌سازید، و این موضوع در نحوه تعریف تیمتان از شما منعکس میشود.
- با صبر کردن تا زمانی که دیگران صحبتشان تمام شود، قبل از پرسیدن سؤال و ارائه بینش، مهارتهای گوش دادن فعال را تمرین کنید.
- شما دستورالعمل‌ها، انتظارات و بازخورد واضحی را به تیم خود ارائه می‌دهید.
- در نظر داشته باشید که هنگام صحبت با ذینفعان از تیم‌های دیگر، تلاش کنید دیدگاه خود را با استفاده از اصطلاحات فنی کمتر توضیح دهید.
- عدم ارتباط شما باعث سوءتفاهم زیادی در بین اعضای تیمتان میشود.
نقل از سایت indeed
۳. افزایش انگیزه و ارتقاء رضایت شغلی
زمانی که کارکنان بازخوردهایی سازنده و شفاف دریافت میکنند و می‌بینند که تلاش‌هایشان ارزیابی و قدردانی میشود، احساس رضایت و انگیزه در آنها افزایش می‌یابد. این امر موجب تقویت روابط کاری و افزایش روحیه تیمی در سازمان خواهد شد.
۴. کاهش هزینه‌ها و اتلاف منابع
با بهبود عملکرد کارکنان از طریق شناسایی ضعف‌ها و ارائه راهکارهای اصلاحی، سازمانها می‌توانند هزینه‌های ناشی از اشتباهات، تأخیرها و ناکارآمدی‌ها را کاهش دهند و منابع خود را به بهینه‌ترین نحو ممکن به کار گیرند.
مدیریت هزینه ها نقش بسزایی در این موضوع ایفا می کند.
نقش ارزیابی در بهبود رفتار مدیریتی و رهبری
مدیران با استفاده از ارزیابی عملکرد می‌توانند رفتار مدیریتی خود را بهبود بخشند. این ارزیابی‌ها به آنها کمک میکند تا نقاط ضعف خود را شناسایی کرده و از آنها درس بگیرند. همچنین، ارزیابی عملکرد به مدیران این امکان را می‌دهد که رهبری مؤثرتری داشته باشند و تصمیمات بهتری برای سازمان اتخاذ کنند.
روش‌های مختلف ارزیابی عملکرد کارکنان
روش‌های مختلفی برای ارزیابی عملکرد کارکنان وجود دارد که هرکدام ویژگی‌های خاص خود را دارند و می‌توانند در شرایط مختلف مفید باشند.
1- ارزیابی عملکرد بر اساس اهداف (MBO)
این روش به این معناست که اهداف مشخصی برای کارکنان تعیین میشود و سپس عملکرد آنها بر اساس میزان دستیابی به این اهداف ارزیابی میشود. این اهداف می‌توانند شامل اهداف کمی و کیفی باشند که مستقیماً به اهداف سازمان مرتبط هستند.
2- بازخورد 360 درجه و تاثیر آن در نگهداشت نیروی انسانی
بازخورد 360 درجه یا ارزیابی 360 درجه روشی است که در آن کارکنان، همکاران، زیردستان و حتی مدیران به بررسی عملکرد یکدیگر می‌پردازند. این روش به افزایش شفافیت در فرآیند ارزیابی کمک میکند و میتواند به نگهداشت نیروی انسانی و کاهش فرسودگی شغلی کمک کند. بازخورد از جهات مختلف موجب میشود که کارکنان احساس کنند که از آنها حمایت میشود و شانس رشد دارند.
3- استفاده از شاخص‌های عملکردی (KPI) برای ارزیابی
شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) ابزارهایی هستند که می‌توانند به‌طور دقیق عملکرد کارکنان را اندازه‌گیری کنند. این شاخص‌ها معمولاً به‌صورت عددی و کمی تنظیم می‌شوند و می‌توانند به ارزیابی عملکرد کارکنان در حوزه‌های مختلف کمک کنند.
چه کسی بررسی عملکرد کارکنان را انجام می‌دهد؟
معمولاً مدیر مستقیم فرد این کار را انجام می‌دهد، زیرا آنها بیشترین اطلاعات را در مورد نقش کارمند و کار فعلی او دارند. در برخی موارد، یک گروه رهبری، سرپرست تیم، یا یک رهبر ارشدتر ممکن است بررسی را رهبری کند، یا حتی فردی از بخش منابع انسانی این وظیفه را بر عهده بگیرد.
نقل از سایت qualtrics
مراحل ارزیابی عملکرد کارکنان
فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان به چهار مرحله اصلی تقسیم میشود که در ادامه به شرح هر یک می‌پردازیم.
مرحله اول: تعیین اهداف و معیارها
در این مرحله، اهدافی که باید توسط کارکنان دستیابی شوند، مشخص میشود. این اهداف باید با استراتژی‌های کلی سازمان هم راستا باشند تا ارزیابی عملکرد به طور مؤثر انجام شود.
برای تعیین این استراتژی همیشه ۶ سوال مهم از خود بپرسید.
- استراتژی سازمان چیست؟
- سازمان با ارزیابی قرار است به چه چیزی برسد؟
- چه کاری انجام دهیم تا اتراتژی را محقق کنیم؟
- چگونه خدمات بهتری به مشتری هایمان بدهیم؟
- چگونه فرایند کاری تیم را بهبود دهیم؟
- تیم برای تحقق استراتژی نیازمند چه مهارت و دانشی است؟
- عوامل موفقیت ما در ارزیابی چه ایتم هایی می تواند باشد؟ مثلا آموزش یا تامین تجهیزات
تعیین شاخص های ارزیابی عملکرد برای سازمان اهمیت زیادی دارد و با پاسخ به این پرسش ها به این شاخص ها می رسید.
معیارهای عملکرد مشخص
| فعالیت کسب وکار | معیارهای عملکردی نمونه |
|---|---|
| مالی | حاشیه سود(درصدی از درآمد که به سهامداران تعلق میگیرد)
درآمد نرخ بازگشت سرمایه |
| بازاریابی | سهم بازار
وفاداری مشتری سودآوری مشتری |
| تولید | تعداد تولید در زمان مقرر تعداد موارد حمل به موقع مدت زمان تعمیرات |
| فروش | درصد تماسهای تلفنی منجر به فروش درصد رشد فروش نسبت به سال قبل درصد مشتریان جدید |
| خدمات پس از فروش | خدمات پس از فروش تعداد شکایت مشتری |
| خرید |
توانایی تأمین کنندگان در ارایه به موقع کالا و خدمات نرخ خرابی کالاهای خریداری شده |
| کیفیت | نسبت محصولات سالم نسبت به کل محصولات تولید شده نرخ خرابی در فرایندهای کلیدی |
| منابع انسانی | نرخ ریزش نیروی کار مهارتهای کارکنان انگیزش کارکنان |
مرحله دوم: جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات
در این مرحله، اطلاعات مربوط به عملکرد کارکنان جمع آوری میشود. این اطلاعات میتواند شامل گزارش‌های عملکرد، بازخورد همکاران و نتایج پروژه‌های مختلف باشد. حتما پرسنل را در جمع اوری داده ها مشارکت دهید و باید بدانیم که از این اطلاعات برای تصمیم گیری های اینده و تعیین اهداف به خوبی میتوانیم استفاده کنیم.
مرحله سوم: تحلیل و ارزیابی نتایج
در این مرحله، داده‌های جمع‌آوری‌شده تحلیل شده و عملکرد کارکنان ارزیابی میشود. تحلیل دقیق به شناسایی نقاط قوت و ضعف کمک میکند.
مرحله چهارم: ارائه بازخورد به کارکنان
بازخورد به کارکنان باید شفاف، سازنده و بر اساس واقعیت‌های ملموس باشد. کارمندان باید حتما در جریان شاخص های اندازه گیری و میزان اندازه گیری و کمیت های مورد نظر شما باشند، در غیر این صورت ارزیابی معنایی ندارد.
این بازخورد میتواند به کارکنان کمک کند تا نقاط ضعف خود را اصلاح کرده و مهارتهای خود را تقویت کنند.
چالش‌های رایج در ارزیابی عملکرد کارکنان
ارزیابی عملکرد کارکنان ممکن است با چالش‌هایی همراه باشد که در ادامه به بررسی برخی از آنها می‌پردازیم.
فرسودگی شغلی و تأثیر آن بر ارزیابی عملکرد
فرسودگی شغلی میتواند تأثیر منفی بر ارزیابی عملکرد کارکنان داشته باشد. این مشکل به دلیل فشار کاری زیاد، استرس و عدم وجود انگیزه در کارکنان به وجود می‌آید و ممکن است موجب کاهش عملکرد شود.
مقاومت کارکنان به ارزیابی و نحوه مدیریت آن
برخی از کارکنان ممکن است به فرآیند ارزیابی مقاومت نشان دهند. برای مقابله با این مشکل، مدیران باید فرآیند ارزیابی را به طور شفاف و به طور منصفانه توضیح دهند و مزایای آن را برای کارکنان روشن کنند.
عدم شفافیت در فرآیند ارزیابی و اثرات منفی آن
اگر فرآیند ارزیابی شفاف نباشد، کارکنان ممکن است به آن اعتماد نکنند و این موضوع میتواند باعث کاهش انگیزه و بهره‌وری آنها شود.
راهکارهای بهبود ارزیابی عملکرد کارکنان
برای بهبود فرآیند ارزیابی عملکرد، برخی از راهکارهای مفید عبارتند از:
آموزش مهارتهای نرم مدیریتی برای ارزیابی موثر
مدیران باید آموزش‌های لازم را برای ارزیابی منصفانه و مؤثر کارکنان دریافت کنند. این آموزش‌ها میتواند شامل مهارتهای نرم مدیریتی و رهبری و مدیریت کارکنان باشد که به آنها در ارزیابی دقیق‌تر کمک میکند.
ایجاد انگیزه در کارکنان برای پذیرش ارزیابی
برای اینکه کارکنان به طور مؤثری در فرآیند ارزیابی مشارکت کنند، باید انگیزه‌های لازم برای آنها فراهم شود. این انگیزه‌ها میتواند شامل پاداش‌ها، فرصتهای شغلی و رشد فردی باشد.
استفاده از فناوری برای بهبود فرآیند ارزیابی
استفاده از نرم‌افزارهای ارزیابی عملکرد میتواند به مدیران کمک کند تا فرآیند ارزیابی را سریع‌تر و دقیق‌تر انجام دهند. این فناوری‌ها می‌توانند اطلاعات را به صورت خودکار جمع آوری و تجزیه و تحلیل کنند.
ارتباط خاصی بین ارزیابی عملکرد با مدیریت استرس و تفویض اختیار در سازمان وجود دارد و در ابن فرآیند به این نکان توجه کنید.
چگونه ارزیابی عملکرد به کاهش استرس کمک میکند؟
ارزیابی منصفانه و شفاف میتواند به کاهش استرس در کارکنان کمک کند، زیرا کارکنان می‌دانند که نظراتشان مورد ارزیابی قرار میگیرد و بر اساس عملکرد واقعی‌شان تصمیم‌گیری میشود.
تفویض اختیار در ارزیابی عملکرد= افزایش مسئولیتپذیری
تفویض اختیار در فرآیند ارزیابی میتواند باعث افزایش مسئولیتپذیری کارکنان شود. وقتی که کارکنان در ارزیابی‌های خود مشارکت دارند، بیشتر احساس میکنند که در تصمیمات سازمانی دخیل هستند.
ارزیابی عملکرد کارکنان یک ابزار کلیدی برای بهبود بهره‌وری، رشد فردی و توسعه سازمانی است. این فرآیند با استفاده از روش‌های مختلف، چالش‌ها و راهکارهایی که در این مقاله مطرح شد، میتواند به سازمانها کمک کند تا عملکرد کارکنان خود را ارتقا دهند و انگیزه لازم برای پیشرفت را در آنها ایجاد کنند.
سوالات متداول
چرا ارزیابی عملکرد برای سازمانها ضروری است؟
ارزیابی عملکرد به سازمانها کمک میکند تا نقاط ضعف و قوت کارکنان خود را شناسایی کنند و با ارائه بازخورد سازنده، عملکرد آنها را بهبود بخشند.
بازخورد 360 درجه چیست و چگونه میتواند به بهبود عملکرد کمک کند؟
بازخورد 360 درجه بهمنظور دریافت نظرات از همکاران، زیردستان و مدیران است. این روش به شفافیت بیشتر در ارزیابی عملکرد کمک میکند و باعث بهبود رفتار مدیریتی میشود.
چگونه میتوان از فرسودگی شغلی در فرآیند ارزیابی جلوگیری کرد؟
با ارائه پاداشهای مناسب، آموزش مهارتهای نرم مدیریتی و توجه به سلامت روانی کارکنان، میتوان از فرسودگی شغلی جلوگیری کرد.
تفویض اختیار چه نقشی در ارزیابی عملکرد دارد؟.
تفویض اختیار در فرآیند ارزیابی باعث افزایش مسئولیتپذیری کارکنان میشود و آنها را به مشارکت فعال در فرآیند ارزیابی ترغیب میکند
چگونه میتوان انگیزه کارکنان را برای پذیرش ارزیابی افزایش داد؟ با
با ارائه فرصتهای رشد فردی، پاداشهای ملموس و شفافسازی فرآیند ارزیابی، میتوان انگیزه کارکنان را برای پذیرش ارزیابی افزایش داد.
