استخدام موفق به چه معناست؟ آیا تا به حال پیش آمده است که فرد نامناسبی را استخدام کنید؟
اگر جوابتان مثبت باشد پس حتما موضوع را به خوبی به یاد دارید و احتمالا هزینه‌ای که بر شما و تیم‌تان تحمیل شده است را نیز به خاطر دارید چرا که تصمیمات استخدامی نامناسب، پرهزینه و آزاردهنده هستند.
در مقابل شما می‌توانید در استخدام افراد به انتخاب‌های هوشمندانه‌ای دست بزنید که برای شرکت ارزش ایجاد کند. این کار از طریق یافتن استعدادهایی است که سازمان برای پیشی جستن از رقبای خود بدان نیاز دارد. حسن عملکرد شما به عنوان مدیر و همچنین عملکرد تیم و کل شرکت به توانایی شما در اتخاذ تصمیم‌های استخدامی مناسب وابسته است. بنابراین، زمانی که تصمیم به استخدام کارمند می‌گیرید به نوعی دست به قمار می‌زنید.
در این مقاله برای هریک از مراحل فرآیند استخدام، تعیین الزامات شغلی، فراخوان داوطلبان مناسب، انجام مصاحبه و ارزیابی متقاضیانی که با آن‌ها مصاحبه نموده‌اید و در آخر پیشنهاد شغلی موفق، رهنمودها و ابزارهایی را در اختیارتان قرار می‌دهد.
گرفتن تصمیمات استخدامی مناسب همواره جزء چالش‌برانگیزترین وظایف هر مدیر محسوب می‌شود، با بهره‌گیری از ایده‌های طرح شده در این مقاله امکان ایجاد واحد یا تیمی قدرتمند را خواهید یافت. این موضوع در موفقیت شرکت شما و خود شما نقش به‌سزا و تعیین کننده‌ای ایفا خواهد کرد.
پنج مرحله استخدام موفق
استخدام کردن مستلزم تعیین دقیق الزامات شغلی، خصوصیات مورد نیاز برای انجام موفق مسئولیت‌های محوله و انتخاب متقاضی مناسب است. چنانچه در کل فرآیند استخدام با بخش منابع انسانی همکاری نزدیکی داشته باشید، احتمال استخدام فرد مناسب بسیار بیشتر خواهد بود. فرآیند استخدام موفق شامل ۵ مرحله زیر می‌شود:
۱- تعیین الزامات شغلی برای استخدام موفق
پیش از شروع ارزیابی متقاضیان، ضروری است نوع فعالیت شغلی و میزان تحصیلات، مهارت‌ها، تجارب و خصوصیات فردی که برای انجام شغل مورد نظر نیاز است را مشخص سازیم. همچنین باید تعیین کنید که چه چیزی موجب انطباق میان مهارت‌ها و خصوصیات فردی متقاضی و الزامات شغلی می‌شود. سه عامل در تعیین شغل و الزامات آن به شما کمک خواهند کرد:
پیشینه فرد
نظیر سوابق تحصیلی و کاری
خصوصیات شخصی
نظیر توانایی‌های خلاقانه و روش‌های تصمیم‌گیری
ساختار سازمانی
نظیر سلسله مراتب و مدیریت و فرهنگ که ارزش‌ها و روش‌های تعامل پذیرفته شده را شامل می‌شود.
با پاسخ به این سوال که در این شغل، کارمند چه کارهایی باید انجام دهد؟ مسئولیت‌ها و وظایف اصلی آن شغل را بهتر درک خواهید نمود و چنانچه برای سمتی به دنبال کارمندمورد هستید، می‌توانید با مرور شرح شغلی، پاسخ این سوال را بیابید.
تعیین ویژگی‌های فردی مورد نیاز برای استخدام موفق
ویژگی‌های فردی نشان‌دهنده رویکرد متقاضیان در رابطه با شغل مورد نظر و شیوه برقراری ارتباط با همکاران می‌باشد. اکنون به ارزیابی ویژگی‌های زیر که در ارتباط با وظایف و مسئولیت‌های شغل مورد نظر است می‌پردازیم:
توانایی خلاقیت و تجزیه و تحلیل
توانایی‌های متقاضیان در این دو زمینه نشان‌دهنده نحوه ارزیابی آن‌ها از مسئله و رویکردشان نسبت به حل آن است. آیا این شغل نیازمند فردی است که از توانایی حل مسئله برخوردار است یا از کار کردن با فرآیندهای از پیش تعیین شده احساس راحتی می‌کند؟
روش تصمیم‌گیری برای استخدام موفق
روش تصمیم‌گیری هر فرد، منحصر به خود اوست. برخی افراد بسیار تحلیلگر هستند. برخی سریع تصمیم‌گیرس می‌کنند. بعضی افراد با هم‌فکری دیگران بهتر تصمیم می‌گیرند و بعضی به تنهایی. لازم است بدانیم آیا روش تصمیم‌گیری خاصی برای موفقیت در این شغل مورد نیاز است یا خیر، و اگر چنین است، آن روش کدام است؟
مهارت‌های بین‌فردی
برای تعیین مناسب‌ترین مهارت‌های بین‌فردی برای سمتی خاص، لازم است مجموعه وظایفی که باید در این سمت انجام شود را در نظر بگیریم. از دید افراد مافوق، همکاران و زیردستان کدام خصوصیات در شخصیت (نگرش‌ها، ارزش‌ها و رفتارها) به عنوان عملکرد شایسته تعبیر می‌شوند؟ به عنوان مثال حسابرس کارآمد، باید صبور، رسمی، دقیق، محتاط و تیزبین باشد. برای مدیر فروش، برون‌گرایی و صمیمیت زیاد، مطلوب است. برای فردی که باید موجب تسهیل در روند اعمال تغییرات شود نیز استعداد و توانایی کسب تعهد دیگران ضروری است.
انگیزه
اهداف، علایق، میزان انرژی و پیشرفت شغلی متقاضیان، بیش از هر چیز نشان‌دهنده میزان انگیزه آنان است. اگر یک سمت شغلی نیازمند استقلال کاری زیادی باشد، به احتمال زیاد باید به دنبال متقاضیان پر انرژی و خودساخته خواهید بود.
«اگر همه ما به دنبال استخدام افرادی کوچکتر از خودمان باشیم، شرکتی متشکل از کوتوله‌ها خواهیم داشت. اما چنانچه هریک از ما به دنبال استخدام افرادی بزرگتر از خودمان باشیم، شرکتی غول‌پیکر خواهیم داشت.»
دیوید آگیلوی
بررسی ساختار و فرهنگ سازمانی برای استخدام موفق
بررسی فرهنگ موجود در سازمان نیز حائز اهمیت است. فرهنگ دربرگیرنده روش سازمان برای انجام امور، ارزش‌های حاکم بر آن و راه برقراری ارتباط افراد با یکدیگر است. فرهنگ سازمانی در عواملی همچون چگونگی لباس پوشیدن افراد، اینکه آیا ارتباط آن‌ها محدوده وظایف کاری است یا خیر و همچنین تمایل آن‌ها به کار گروهی یا فردی، نمود پیدا می‌کند. در مورد فرهنگ سازمان و توصیف آن بر اساس ویژگی‌های کارکنان، خوب بیندیشید.
برای بررسی فرهنگ سازمانی، خرده فرهنگ تیم و یا بخش مربوط به خود را نیز در نظر بگیرید. در برخی سازمان‌ها ممکن است تیم‌ها و بخش‌های خاصی، فرهنگی متفاوت با فرهنگ کلی سازمان داشته باشند. اگر در بخش شما چنین است، باید به دنبال فردی سازگار با خرده فرهنگ بخش خود باشید.
تدوین شرح شغل برای یک استخدام موفق
پس از بررسی الزامات شغلی، آماده تدوین شرح شغل خواهید بود. شرح مسئولیت‌های شغل مورد نظر، شیوه روابط افراد با یکدیگر، ساعات کاری، حقوق و مارک مورد نیاز را شامل می‌شود و این امکان را به شما می‌دهد که شغل را به متقاضیان بالقوه و هر منبعی که در حهت شناسایی متقاضیان می‌تواند کمکتان کند معرفی نمایید. گاهی اوقات، سازمان ممکن است قالب مشخص یا استاندارد نگارش شرح شغلی داشته باشد که به عنوان الگو مورد استفاده قرار می‌گیرد و شما نیز باید برخی از مشخصه‌های آن، نظیر رشد دستمزد که مورد تایید واحد منابع انسانی است را رعایت کنید. شرح شغلی حاوی اطلاعات زیر است؛
عنوان شغل، واحد کسب و کار، سازمان
خلاصه وظایف، مسئولیت‌ها و اهداف کاری
مدیر استخدام کننده، مدیر مستقیم
حقوق، ساعات کاری، محل کار
سوابق (تحصیلی و کاری) مورد نیاز
ویژگی‌های فردی مورد نیاز
توجه داشته باشید که تدوین شرح شغل تنها برای مشخص ساختن مسئولیت‌های شغل فعلی نیست، بلکه فرصتی برای تعریف دوباره ساختار خود شغل است.
۲- فراخوان داوطلب مناسب برای یک استخدام موفق
پس از آگاهی از الزامات شغلی، باید به دنبال افراد واجد شرایط باشید. بهترین روش برای یافتن متقاضیان واجد شرایط، استفاده از ارتباطات حرفه‌ای و موسسات کاریابی است. دسترسی به متقاضیان واجد شرایط شرایط نقش اصلی را در موفقیت استخدام ایفا می‌کند. شما می‌توانید با بهره‌گیری از کانال‌های جذب مناسب و بررسی دقیق رزومه‌ها، متقاضیان واجد شرایط را جذب کنید.
استفاده از شبکه‌های مناسب فراخوان
بهتر است با بهره‌گیری از تمام کانال‌های اعلام نیاز به نیرو برای افزایش شمار متقاضیان، شایسته‌ترین فرد ممکن را برای شغل مورد نظر برگزینید. مطمئنا باید از شبکه‌های ارتباطی خود نیز برای این منظور بهره گیرید. این شبکه می‌تواند همکاران قدیمی که در شرکت دیگری مشغول به کار شده‌اند و اعضای باشگاه‌های ورزشی یا دیگر سازمان‌های اجتماعی که عضو آن هستید را در بر گیرد. اما تنها به این شبکه‌های ارتباطی اکتفا نکنید، زیرا گزینه‌های معدودی را در اختیار شما قرار می‌دهد و حق انتخاب شما را محدود می‌سازد. به همین دلیل است که باید کانال‌های مرتبط و هدفمند دیگری را نیز در اختیار داشته باشید تا متقاضیان واجد شرایط تا حد امکان از نسبت و تنوع بالایی برخوردار باشند. کانال‌های فراخوان معمول عبارتند از:
موسسات کاریابی
سایت‌های کاریابی ( مثل جابویژن، جابینجا، ای‌استخدام و …)
آگهی‌های روزنامه
معرفی همکاران
مجلات آنلاین تجاری
انجمن‌های حرفه‌ای
شبکه‌های اجتماعی ( مثل لینکدین، اینستاگرام و…)
دانشگاه‌ها و مراکز آموزشی
نکته: زمانی که به دنبال جذب نیرو برای یک سمت شغلی هستید، حتما کارمندان فعلی در بخش خود یا سایر بخش‌های سازمان را نیز مد نظر قرار دهید. کارمندان فعلی از قبل با فرهنگ سازمان آشنایی و انطباق خوبی دارند و با ارزش‌ها و شیوه کاری شرکت آشنا هستند.
بررسی و گزینش رزومه‌ها
رزومه‌ای که متقاضی به شرکت شما ارسال می‌کند برای معرفی اولیه او به شماست و باید حاوی خصوصیات و شرایطی باشد که شما به دنبال آن هستید. توجه داشته باشید که رزومه‌های ارسالی از طریق پست الکترنیکی نسبت به رزومه‌های ارسالی از طریق پست سنتی کمی غیررسمی‌تر هستند یا در قالبی که در موسسات کاریابی آنلاین رایج است تهیه شده‌اند.
در صورتی که با تعداد انبوهی از رزومه‌ها مواجه هستید، برای این که امکان بررسی تمام آن‌ها وجود داشته باشد از فرآیند دو مرحله‌ای استفاده کنید. مرحله اول، آن دسته از رزومه‌هایی را که آشکارا فاقد شرایط پایه به‌عهده‌گیری شغل به لحاظ سوابق تحصیلی و شغلی هستند حذف کنید. در این مرحله به این جنبه‌های خاص از رزومه توجه داشته باشید:
نشانه‌های موفقیت و کسب نتایج مطلوب؛ برای مثال، گرایش به سود، ثبات با مسیر حرفه‌ای
رو به رشد بودن مسیر شغلی
متناسب بودن هدف شغلی فرد با شغل پیشنهاد شده
تمایل به انجام فعالیت‌های دشوار
ساختار کلی و ظاهر رزومه، هرچند در مورد رزومه‌های ارسالی از طریق فرم‌های آنلاین نمی‌توان به این معیار استناد کرد.
در مرحله دوم، تفاوت‌های جزئی میان متقاضیان واحد شرایط را مد نظر قرار دهید.
۳- انجام مصاحبه برای استخدام موفق
با شایسته‌ترین متقاضیان مصاحبه نمایید تا درباره توانمندی‌ها و تجارب‌شان و همچنین میزان انطباق آن‌ها با سازمان خود اطلاعات بیشتری به دست آورید. انجام مصاحبه این فرصت را نیز در اختیارتان قرار می‌دهد تا شغل مورد نظر و شرکت خود را به بهترین شکل معرفی کرده و اطلاعاتی که فرد برای اخذ تصمیم آگاهانه بدان نیاز دارد را در اختیار وی قرار دهید.
فرآیند مصاحبه در استخدام موفق
هدف اصلی مصاحبه استخدامی فراهم آوردن فرصتی برای مصاحبه کننده و متقاضی شغل است تا هر دو بتوانند با کسب اطلاعات لازم بهترین تصمیم را بگیرند. از آنجا که زمان انجام مصاحبه محدود است، با استفاده از رویکردی ساختار یافته می‌توانیم از وقت نهایت استفاده را برده و اطلاعات ارزشمندی را که به دنبال آن هستیم به دست آوریم.
در انجام مصاحبه برای یک سمت شغلی مهم، باید تمام مراحل زیر را طی نمایید، ولی در خصوص مشاغل معمول طی ۲ یا ۳ مرحله کفایت می‌کند.
۱- تشکیل تیم مصاحبه کننده
قبل از شروع مصاحبه با متقاضیان، می‌توانید به منظور انجام بهتر این فرآیند یک تیم مصاحبه کننده تشکیل دهید. تیم مصاحبه کننده شامل افراد منتخبی است که با مسئولیت‌های شغل مورد نظر آشنا بوده و با فردی که در نهایت استخدام می‌شود در ارتباط مستقیم خواهند بود و ممکن است در طول مصاحبه اصلی نیز حضور داشته باشند. این تیم می‌تواند از نماینده بخش منابع انسانی، مدیران بخش‌های دیگر و ناظران مستقیم تشکیل شوند. هریک از اعضای تیم با توجه به تجربه و دیدگاه شخصی متفاوت خود موجب می‌شوند دیدگاه گسترده‌تری شکل گرفته و احتمال موفقیت تصمیم استخدامی افزایش یابد.
۲- مصاحبه گزینشی از طریق تلفن
خود شما یا فردی از موسسه کاریابی، تیم مصاحبه کننده، بخش منابع انسانی و یا واحد شما می‌تواند مسئول انجام مصاحبه گزینشی از طریق تلفن باشد. هدف از مصاحبه تلفنی این است که تعیین شود آیا متقاضی واجد شرایط لازم می‌باشد یا خیر، ضمن این که فرصت مناسبی نیز برای ارزیابی اولیه متقاضی است، آیا متقاضی در زمان تعیین شده با شما تماس خواهد گرفت؟ به خوبی ارتباط برقرار می‌کند؟ مطمئن و با انگیزه نشان می‌دهد؟
۳- مصاحبه حضوری اولیه
پیش از انجام مصاحبه‌ی اولیه تلاش کنید تعداد متقاضیان را به چهار تا هفت نفر برسانید. این مصاحبه احتمالا ۳۰ تا ۶۰ دقیقه به طول خواهد انجامید. برای سمت‌هایی که اهمیت کمتری دارند، احتمالا تمام اطلاعاتی را که لازم است در مورد متقاضی بدانید، در این مصاحبه حضوری به دست خواهید آورد. در سایر موارد، نیاز به ملاقات دوباره متقاضی خواهید داشت.
۴- مصاحبه دوم
در مورد انتخاب متقاضیان برای مصاحبه دوم باید بسیار گزینشی عمل کرد. در این مرحله، چنانچه فاقد تیم مصاحبه کننده هستید، می‌توانید از افرادی نظیر مدیران یا کارمندان رده‌بالا که به نحوی در فرآیند استخدام دخیل هستند کمک بگیرید.
۵- مصاحبه نهایی
مصاحبه نهایی با هر یک از متقاضیان ترتیب دهید و در طی آن سعی کنید خودتان و در صورت لزوم مدیرتان، شغل مورد نظر و شرکت خود را به خوبی به متقاضیان معرفی نمایید. همچنین می‌توانید برای آگاهی مختصر متقاضی از سیاست‌ها و مزایای شرکت، ترتیبی اتخاذ نمایید که وی با یکی از کارشناسان منابع انسانی ملاقات داشته باشد.
۴- ارزیابی متقاضیان برای استخدام موفق
پس از اتمام مصاحبه با تمامی متقاضیان، افرادی که مسئول تصمیم‌گیری در خصوص استخدام هستند باید ارزیابی دقیقی از هر یک از متقاضیان به عمل آورند.
۵- تصمیم‌گیری و ارائه پیشنهاد شغلی
آخرین مرحله از فرآیند استخدام، تصمیم‌گیری و ارائه پیشنهاد شغلی است. در این مرحله، تمام تلاش خود را برای انتخاب فرد مناسبی که بتواند بیشترین سهم خود را در موفقیت آینده شرکت ایفا کند به کار بندید.
این مراحل در بررسی دقیق متقاضیان به شما کمک خواهد کرد.
