ارغوان مریدی | مشاور و کوچ منابع انسانی
مصاحبه های خروج یا آف بوردینگ به همان میزان که فرآیند استخدام و نگهداشت کارمندان متخصص ضرروری می‌باشد، مهم هستند. در خصوص استخدام و مدیریت کارمندان، اکثر سازمان‌ها فرآیندهای پیوستن را به‌خوبی مستند کرده‌اند تا مطمئن شوند که تمام مراحل استخدام کارجوی جدید به شرکت به خوبی انجام شده است. اما انتقال یا خروج یک کارمند از شرکت شما به همان اندازه مهم است. چه آن کارمندی که داوطلبانه آن‌جا را ترک می‌کند یا شما به دلایل روشنی عذر او را خواسته‌اید. مهم است که دستورالعمل‌های خروج را ایجاد کنید تا مسیر خروج روشنی را برای احترام متقابل هر دو طرف، چه درکوتاه مدت و چه در بلندمدت، نشان دهید.
آکادمی تخصصی مدیریت منابع انسانی ارغوان مریدی با ارائه دوره‌های آموزش منابع انسانی جامع و کاربردی، نقش مهمی در بهبود فرآیند آفبوردینگ ایفا می‌کند. این آکادمی با آموزش مدیران و کارشناسان منابع انسانی، آنها را با بهترین روش‌ها و تکنیک‌های آفبوردینگ آشنا می‌سازد و به آنها کمک می‌کند تا فرآیند خروج کارکنان را به صورت هماهنگ و بدون اختلال مدیریت کنند. همچنین، با ارائه مشاوره منابع انسانی، ابزارها و منابع آموزشی مناسب، سازمان‌ها می‌توانند از دانش و تجربیات به‌روز بهره‌مند شوند و فرآیند آفبوردینگ را بهبود بخشند.
مصاحبه های خروج یا آف بردینگ چیست؟
آف بوردینگ فرآیندی‌ست که در پایان دوره‌ی تصدی یک کارمند انجام می‌شود. این فرآیند شامل جزئیات لجستیکی مانند بازگرداندن اموال شرکت، انتقال کار و پروژه به دیگران، و اطلاع دادن به سهامداران کلیدی در مورد تغییرات در پرسنل است. همچنین راهی برای کسب بینش و بازخوردی‌ست که می تواند به سازمان و کارمند در آینده کمک بسیاری کند.
ریچل کوک، بنیانگذار Lead Above Noise می‌گوید:
“بسته به رفتار کارمند و سازمان، آف بوردینگ این پتانسیل را دارد که یا جدایی زهرآگین و یا جدایی آگاهانه دوستانه یا هر چیز دیگری را نشان دهد. در واقع باید فرآیندی برای آن وجود داشته باشد، زیرا الگویی را برای سازمان ارائه می‌دهد تا خروج را به نحو احسنت و پیشگیرانه از هر گونه مشکلی انجام دهد.”
روش طراحی فرآیند آفبوردینگ
طراحی فرآیند آفبوردینگ (Offboarding) یکی از مهم‌ترین بخش‌های مدیریت منابع انسانی است که به خروج کارکنان از سازمان به صورت هماهنگ و بدون اختلال کمک می‌کند. این فرآیند شامل مجموعه‌ای از مراحل و اقدامات است که از لحظه اعلام استعفا یا خاتمه همکاری تا تحویل تجهیزات، انتقال وظایف و انجام مصاحبه خروج را در برمی‌گیرد. در ادامه، به بررسی مراحل و نکات کلیدی در طراحی یک فرآیند آفبوردینگ مؤثر می‌پردازیم.
۱. برنامه‌ریزی و آماده‌سازی
اولین گام در طراحی فرآیند آفبوردینگ، برنامه‌ریزی و آماده‌سازی است. این مرحله شامل تعیین نقش‌ها و مسئولیت‌ها، تهیه چک‌لیست‌ها و مستندات لازم، و هماهنگی با بخش‌های مختلف سازمان می‌شود. هدف اصلی این مرحله، اطمینان از این است که همه چیز برای خروج کارمند به صورت هماهنگ و بدون اختلال آماده باشد.
۲. اطلاع‌رسانی و ارتباطات
در این مرحله، باید به کارمندانی که قصد خروج دارند، اطلاع‌رسانی شود و فرآیند آفبوردینگ به آنها توضیح داده شود. این اطلاع‌رسانی می‌تواند شامل جلسات حضوری، ایمیل‌ها و مستندات توضیحی باشد. همچنین، باید با سایر اعضای تیم و بخش‌های مرتبط نیز هماهنگی‌های لازم انجام شود تا همه از وضعیت خروج کارمند مطلع باشند.
۳. انتقال وظایف و دانش
یکی از مهم‌ترین مراحل در فرآیند آفبوردینگ، انتقال وظایف و دانش است. این مرحله شامل مستندسازی وظایف و پروژه‌های جاری، آموزش جانشینان و انتقال دانش‌های کلیدی به سایر اعضای تیم می‌شود. هدف اصلی این مرحله، جلوگیری از از دست رفتن دانش سازمانی و اطمینان از ادامه روان کارها پس از خروج کارمند است.
۴. تحویل تجهیزات و دسترسی‌ها
در این مرحله، باید تمامی تجهیزات و دسترسی‌های کارمند به سازمان بازگردانده شود. این شامل تحویل لپ‌تاپ، تلفن همراه، کارت‌های دسترسی و سایر تجهیزات می‌شود. همچنین، باید دسترسی‌های کارمند به سیستم‌ها و نرم‌افزارهای سازمانی نیز لغو شود تا از هرگونه سوءاستفاده احتمالی جلوگیری شود.
۵. مصاحبه خروج
مصاحبه خروج یکی از مراحل کلیدی در فرآیند آفبوردینگ است که به کارفرما امکان می‌دهد تا بازخورد صادقانه‌ای از کارمند جدا شده دریافت کند. این مصاحبه می‌تواند به شناسایی مشکلات داخلی سازمان، بهبود محیط کاری و کاهش نرخ خروج کارکنان در آینده کمک کند. همچنین، این مصاحبه فرصتی برای کارمند است تا دلایل خروج خود را بیان کند و پیشنهادات خود را برای بهبود فرآیندها ارائه دهد.
۶. ارزیابی و بهبود فرآیند
پس از اتمام فرآیند آفبوردینگ، باید عملکرد آن ارزیابی شود و نقاط قوت و ضعف آن شناسایی شود. این ارزیابی می‌تواند شامل بازخوردهای کارمندان جدا شده، نظرات مدیران و تحلیل داده‌های مربوط به خروج کارکنان باشد. هدف اصلی این مرحله، بهبود مستمر فرآیند آفبوردینگ و اطمینان از اجرای بهتر آن در آینده است.
طراحی و اجرای یک فرآیند آفبوردینگ مؤثر می‌تواند به حفظ بهره‌وری سازمان، جلوگیری از از دست رفتن دانش سازمانی و تقویت روحیه و انگیزه کارکنان باقی‌مانده کمک کند. با برنامه‌ریزی دقیق، اطلاع‌رسانی مناسب، انتقال وظایف و دانش، تحویل تجهیزات و دسترسی‌ها، انجام مصاحبه خروج و ارزیابی مستمر، می‌توان فرآیند آفبوردینگ را به نحوی انجام داد که خروج کارمند به صورت هماهنگ و بدون اختلال برای سازمان و تیم‌های موجود انجام شود.
چرا مصاحبه های خروج مهم است؟
مانند یک جدایی بد، تجربه ضعیف خروج از کار می‌تواند حس بدی ایجاد کند و در دراز مدت منجر به عواقبی شود که فراتر از توان فرد آسیب دیده است. جانا تولوچ، بنیانگذار مشاور تولوچ، می‌گوید: «دنیای امروز بسیار کوچک‌تر است و برند کارفرمایی عنصر بسیار مهمی در جذب، حفظ و بازبینی کارکنان کلیدی می‌باشد.»
امروزه کارکنان به دنبال چالش و رشد بیشتر هستند و گاهی اوقات اگر فرصتی پیش بیاید به محیط کار قبلی و یا همکاران سابق باز می‌گردند. اما همین مورد می‌تواند با یک تجربه ضعیف در هنگام خروج آنها کاملا موضوع برعکس شود. با توجه به اینکه بسیاری از افراد ارتباط و دوستی خود را با کسانی که پشت سر گذاشته‌اند حفظ می‌کنند، اگر طوری رفتار کنید که گویی از اهمیت کمتری نسبت به کارکنان فعلی برخوردارند، راه مطمئنی برای آسیب رساندن به شهرت شماست. دانستن اینکه با یک همکار در هنگام خروج خوب رفتار شده است، یک اثر موجی مثبت برای کسانی که پشت سر می‌مانند ایجاد می‌کنید. زیرا می‌دانند که وقتی آنها هم کار را ترک می‌کنند، می‌توانند همان انتظار را داشته باشند.
خارج شدن از کشتی در پایان یک رابطه سازمانی/کارمندی (حتی اگر موقتی باشد) آخرین برداشتی است که یک کارمند از آن به عنوان نقطه عطف خاص در حرفه خود در نظر خواهد داشت. صرف نظر از تصمیمات یا اقداماتی که منجر به خروج شده است، حفظ حرفه‌ای بودن و احترام باید در اولویت باشد. و می‌تواند یک فرصت یادگیری برای شرکت باشد.
اهداف آف بردینگ
فراتر از انتقال ساده یک فرد از کارمند فعلی به کارمند سابق، باید اهداف مشخصی برای حفظ یک فرآیند تفکیک استراتژیک روشن وجودداشته باشد.
بازخورد و بینش به دست آورید!
آف بردینگ راهی‌ست برای یک کارمند تا بازخورد صادقانه و سازنده در مورد تجربه‌ی کارمندی خود ارائه دهد. و هر گونه پرچم قرمز و نقصان و ضعف را شناسایی کند. این موضوع می‌تواند بینش ارزشمندی را برای یک سازمان در رابطه با فرهنگ سازمانی‌اش ارائه دهد. همچنین به شما کمک می‌کند تا نگرانی‌های مورد بحث در خصوص هر رویداد را بررسی کنید. که آیا به یکباره بوده یا احتمالاً نشانه‌های یک مشکل سیستمی بزرگتر است؟!
شهرت مثبت خود را حفظ کنید!
این موضوع دو طرفه است و این را بدانید که خراب کردن همه‌ی پل‌های پشت سر کار عاقلانه‌ای نیست. دهان به دهان به سرعت پخش می‌شود و شهرت شما ممکن است به سرعت توسط یک یا دو چرخ جیرجیر آسیب ببیند. کوک می‌گوید: «بسیاری از کارفرمایان هنگام تماشای خروج کارکنان از سازمان، نگرش«خوب رهایی» را اتخاذ می‌کنند. اما این یک دیدگاه کوته بینانه است زیرا آن کارمند با صحبت از تجربیات خود از کارفرمای سابق، هم با دوستان، هم همکاران یا حتی آنلاین که ممکن است پلتفرم قابل توجهی داشته باشند، به بازار استعداد باز می‌گردد. هرچه یک سازمان بتواند تأثیر مثبت‌تری بر آخرین مصاحبه‌ی کارمند در حال خروج از خود به جای بگذارد، برند استعداد سازمان بهتر مورد استقبال و استفاده قرار خواهد گرفت.»
فرآیند آفبوردینگ از چه زمانی شروع می‌شود؟!
فرآیند آفبوردینگ معمولاً از لحظه‌ای که کارمند تصمیم به ترک سازمان می‌گیرد یا اعلام استعفا می‌کند، شروع می‌شود. این زمان می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
اعلام استعفا یا خاتمه همکاری:
زمانی که کارمند به صورت رسمی استعفای خود را اعلام می‌کند یا سازمان تصمیم به خاتمه همکاری با کارمند می‌گیرد.
برنامه‌ریزی و هماهنگی:
پس از اعلام استعفا، فرآیند برنامه‌ریزی و هماهنگی با بخش‌های مختلف سازمان آغاز می‌شود تا همه چیز برای خروج کارمند آماده شود.
اطلاع‌رسانی به تیم و بخش‌های مرتبط:
- اطلاع‌رسانی به سایر اعضای تیم و بخش‌های مرتبط نیز از همان ابتدا انجام می‌شود تا همه از وضعیت خروج کارمند مطلع باشند.
چک لیست آفبوردینگ چیست؟!
چک لیست آفبوردینگ مجموعه‌ای از مراحل و اقدامات است که به سازمان کمک می‌کند تا فرآیند خروج کارمند را به صورت هماهنگ و بدون اختلال انجام دهد. این چک لیست به سازمان کمک می‌کند تا خروج کارمند به صورت منظم و بدون اختلال انجام شود و از از دست رفتن دانش سازمانی جلوگیری شود. برای اطلاع از مراحل چک لیست آفبوردینگ در سازمان خود می‌توانید به مقاله‌ی “چک‌لیست آفبوردینگ چیست؟” مراجعه کنید.
بهترین روش‌ها برای آف بردینگ
برای آف بوردینگ نیازی به یک فرآیند طولانی و دشوار نیست. فقط کافیست متمرکز و مستقیم باشید. مشابه نحوه انجام جامعه پذیری کارمند پس از استخدام، برای مصاحبه‌ی خروج نیز داشتن فهرستی از بهترین اقدامات و موارد انجام کار می‌تواند بسیار مفید باشد.
موارد عمومی خروج از سازمان می تواند شامل موارد زیر باشد:
– بحث و گفتگو با مدیر برای انتقال پروژه‌ها یا کارهای در حال انجام و شناسایی افرادی که آنها را در این دوره مدیریت خواهند کرد.
– ارتباط شفاف و به موقع که به ذینفعان داخلی و خارجی در مورد تغییر و جابه‌جایی کارمند اطلاع می‌دهد.
– بررسی پرونده‌ها و اموال یک کارمند برای تعیین اینکه چه چیزی باید به شرکت بازگردانده شود و چه چیزی می‌تواند توسط فرد نگهداری شود.
– بررسی دسترسی یک کارمند به درایوهای مشترک، اسناد و حساب‌های ایمیل و نحوه غیرفعال کردن دسترسی و مجوزهای فوروارد
– ارزیابی مزایای شرکت و زمان/چگونگی فسخ آن
– مصاحبه خروج برای بحث در مورد دلایل ترک و موارد برجسته
بهترین روش‌ها برای مصاحبه های خروج
مصاحبه‌های خروج یک روش رودررو و عالی برای جمع‌آوری بازخورد سازمانی در طول فرآیند خارج کردن از سازمان هستند و هرگز نباید خصمانه باشند. از آنجایی که همه با شرایط خوب شرکت را ترک نمی‌کنند، نحوه انجام مصاحبه‌های خروج باید با دقت بیشتری انجام شود. اما اگر به درستی انجام شود، می‌تواند برای کارمند و سازمان بسیار مفید و سودمند باشد.
تولوچ می‌گوید: «در مصاحبه های خروج، هدف این است که بفهمیم چرا کسی تصمیم به ترک سازمان را انتخاب کرده است. «چند سؤال بسیار ارزشمندی وجود دارد که می‌توان برای بررسی عمیق‌تر در خصوص تصمیم آنها پرسید. در نهایت ممکن است دلایل فرسایشی وجود داشته باشد که سازمان نتواند در مورد آنها کار زیادی انجام دهد. (مثل محدودیت‌های بودجه، ماهیت کار) اما در صورت امکان، بر اساس بازخوردها عمل کنید. هر تغییری فرصتی برای سازمان برای یادگیری و رشد است، حتی اگر این تغییر، مسائل ناراحت کننده را آشکار کند. بازخورد کارکنان دیدگاهی در مورد جنبه های متعدد از یک سازمان می‌دهد که ممکن است تیم‌های اجرایی در نظر نگرفته باشند.
هدف باید گفتگوی سازنده در یک محیط امن باشد. استفانی نازنیتسکی، مدیر اجرایی شرکت جهانی کارکنان آفیس تیم، توصیه می‌کند: «برای کسانی که مصاحبه خروج را انجام می‌دهند، مهم است که به مکالمه به‌عنوان منبع اطلاعاتی برای حوزه‌های بهبود یافته نگاه کنند. و به‌جای توجه به نظرات، به نکات اصلی توجه کنند». به همین ترتیب، «مصاحبه‌های خروج مطمئناً می‌توانند امکان بازگشت در آینده را برای کارمندان در حال خروج، بسته به اینکه چقدر حرفه‌ای جلسه را اداره می‌کنند، باقی بگذارد». احترام متقابل کلیدی است.
در این زمینه به شما گذراندن دوره ی مدیریت حرفه ای پرسنل را پیشنهاد می دهیم نکاتی که در ان بیان شده است می تواند به شما عزیزان بسیار کمک کند.
در اینجا چند دستورالعمل برای اجرای یک فرآیند مصاحبه خروج موثر وجود دارد:
1. زمان بندی مناسب را تعیین کنید.
از قبل به کارمند اطلاع دهید که مصاحبه خروج در حال انجام است. نازنیتسکی پیشنهاد می‌کند: «به برنامه‌ریزی جلسه در یکی از روزهای آخر کار فرد فکر کنید. این به کارمند کمک می کند تا زمان باقی مانده خود را به خوبی در شرکت بگذراند.
2. جلسه شامل حضور مدیر منابع انسانی یا یک نماینده و مشاور منابع انسانی باشد.
نازنیتسکی می‌گوید: «از آنجایی که کارمندان در حال خروج ممکن است از بحث درمورد موضوعات خاص با سرپرست فعلی خود ناراحت باشند، از یک نماینده یا مشاور منابع انسانی بخواهید که جلسات فردی را در یک محیط خصوصی برگزار کند. گاهی اوقات استخدام یک شخص ثالث مستقل ممکن است برای تشویق بازخورد صادقانه مفید باشد.
3. سؤالات درست بپرسید.
مکالمه باید کوتاه باشد و پرسیدن سؤالات درست، مکالمه را در مسیر درست هدایت می‌کند. سوالاتی مانند”دلیل اصلی ترک شما چیست؟”، “از نظر شما شرکت در چه مواردی می‌تواند پیشرفت کند؟” “تجربه‌ی خود از کار در اینجا را چگونه توصیف می‌کنید؟” می‌تواند سر صحبت و بحث را باز کند. سوالات را حرفه‌ای و کاملاً باز نگه دارید تا از هدایت کارمند جلوگیری کنید.
4-حالت تدافعی نگیرید و همه اطلاعات را ثبت کنید.
مصاحبه‌های خروج فرصتی منحصر به فرد برای کارمندان فراهم می‌کند تا بدون نگرانی در مورد عواقب، نظرات خود را بیان کنند. مانند تأثیر منفی بر بررسی عملکرد. به همین دلیل، مصاحبه کننده خروجی باید ذهنی باز و گوش‌های باز داشته باشد. نازنیتسکی می‌گوید: «از بحث یا رویارویی با فرد خودداری کنید. با دقت گوش کنید و تا حد امکان جزئیات را جمع آوری کنید.»
کوک می‌افزاید: «فردی (احتمالاً مدیر منابع انسانی) که مصاحبه را انجام می‌دهد باید صرفاً در حالت گوش دادن و بررسی باشد. زیرا زمان دفاع نیست در برخی موارد، کارمند ممکن است عصبانی باشد، و منابع انسانی ممکن است پاسخ‌های آنها را احمقانه یا غیر معتبر ببینند. همه را ضبط کنید.» همه پاسخ‌ها باید معتبر در نظر گرفته شوند و در جایی ثبت شوند تا سازمان بتواند اطلاعات را به طور جمعی بررسی کند تا هر گونه گرایش و موضوع کلی را شناسایی کند.
آن را محرمانه نگه دارید.
این ناگفته نماند، اما هر آنچه در مصاحبه خروج گفته می‌شود نباید به صورت عمومی پخش شود و فقط باید در داخل برای بهبود تیم و سازمان استفاده شود.
6-قدردانی از کارمند قبل از خداحافظی
قدردانی از کارمند قبل از خداحافظی نشان‌دهنده احترام و ارزش‌گذاری به تلاش‌ها و دستاوردهای اوست. این قدردانی می‌تواند به شکل‌های مختلفی انجام شود، از جمله برگزاری جلسات تقدیر رسمی، ارسال یادداشت‌های تشکر شخصی، انتشار پست‌های تقدیر در رسانه‌های اجتماعی، و برگزاری جشن‌های خداحافظی. این اقدامات نه تنها به کارمند جدا شده احساس ارزشمندی می‌دهد، بلکه به سایر کارکنان نیز نشان می‌دهد که تلاش‌های آنها مورد توجه و قدردانی قرار می‌گیرد. این رویکرد می‌تواند تأثیر مثبتی بر روحیه و انگیزه کارکنان باقی‌مانده داشته باشد و به ایجاد یک فرهنگ سازمانی مثبت کمک کند.
7-نظرخواهی و دلجویی از کارمند مستعفی
نظرخواهی و دلجویی از کارمند مستعفی فرصتی است تا سازمان بتواند بازخوردهای ارزشمندی از او دریافت کند و دلایل واقعی خروج او را بشناسد. این فرآیند می‌تواند شامل مصاحبه خروج باشد که در آن کارمند می‌تواند به صورت صادقانه نظرات و پیشنهادات خود را بیان کند. دلجویی از کارمند مستعفی نشان‌دهنده احترام و ارزش‌گذاری به اوست و می‌تواند به بهبود فرآیندها و محیط کاری سازمان کمک کند. همچنین، این اقدام می‌تواند به کارمند احساس ارزشمندی بدهد و روابط مثبت بین او و سازمان را حفظ کند، حتی پس از خروج.
در دوره نکات طلایی وفاداری پرسنل به کلیدی ترین نکات حفط و نگهداشت پرسنل اشاره شده است که با گذراندن این دوره جامع می توانید نرخ ترک کارمندان سازمانتان را کاهش دهید.
فرم مصاحبه خروج از سازمان
فرم مصاحبه خروج از سازمان ابزاری است که به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اطلاعات ارزشمندی از کارمندانی که قصد ترک سازمان را دارند، جمع‌آوری کنند. این فرم معمولاً شامل مجموعه‌ای از سوالات است که به بررسی دلایل خروج، تجربیات کاری، و نظرات کارمند در مورد محیط کاری و مدیریت می‌پردازد. هدف اصلی این مصاحبه، شناسایی مشکلات و نقاط ضعف سازمان و بهبود فرآیندها و شرایط کاری است.
سوالات موجود در فرم مصاحبه خروج می‌تواند شامل موارد زیر باشد:
– دلایل خروج: چرا تصمیم به ترک سازمان گرفته‌اید؟
– تجربیات کاری: تجربیات شما در طول مدت همکاری با سازمان چگونه بوده است؟
-مدیریت و رهبری: نظر شما در مورد رفتار و عملکرد مدیران و سرپرستان چیست؟
– فرصت‌های رشد و توسعه: آیا فرصت‌های کافی برای آموزش و پیشرفت در سازمان وجود داشت؟
– تعادل کار و زندگی: چگونه تعادل بین کار و زندگی خود را در این سازمان ارزیابی می‌کنید؟
– پیشنهادات برای بهبود: چه پیشنهاداتی برای بهبود شرایط کاری و فرآیندهای سازمان دارید؟
این فرم می‌تواند به صورت حضوری، تلفنی یا آنلاین تکمیل شود و اطلاعات جمع‌آوری شده از آن می‌تواند به سازمان کمک کند تا مشکلات داخلی را شناسایی کرده و اقدامات لازم برای بهبود محیط کاری را انجام دهد.
