تفویض اختیار

نکات مهم تفویض اختیار

عنوان توضیح
تعریف واگذاری اختیار تصمیم‌گیری و مسئولیت‌ها از یک شخص به شخص دیگر.
هدف افزایش کارایی سازمان و اعتماد به نفس کارکنان.
مزایا بهبود بهره‌وری، افزایش مسئولیت‌پذیری، توسعه مهارت‌ها.
محدودیت‌ها نباید تصمیمات حیاتی یا حساس واگذار شوند.
شروط نیاز به شفافیت در وظایف و مسئولیت‌ها، نظارت مؤثر.
دسترسی ها

مقدمه تفویض اختیار

اگر صاحب و کسب و کاری هستید که خیلی خیلی شلوغ هستید و کارهای زیادی را در طول روز انجام می دهید اما بعد از یک روز طولانی فرصت به پایان رسیدن کارهایتان را ندارید و با استرس و خستگی از محل کار خود به خانه بازمی گردید این محتوا برای شما فوق العاده کاربردی می باشد.

کاملا درک می کنم که شاید جز مدیرانی باشید که نیاز به یک مشاوره داشته باشید تا بتوانید مدیریت زمان بهتری داشته باشید تا از نا امیدی و استرس کم کنید و کمی هم با خانه و خانواده زمان بگذرانید. در آکادمی تخصصی مدیریت منابع انسانی ارغوان مریدی با درخواست مشاوره منابع انسانی می توانید تفویض اختیار را در سازمان خود به بهترین شکل انجام دهید.

با مشاوره ارغوان مریدی 

به بهترین شکل کارکنان تان را مدیریت خواهید کرد.
درخواست مشاوره
ارغوان مریدی

تعریف تفویض اختیار

تفویض اختیار به زبان ساده در سازمان یعنی کار را به شخصی ارجاع دهی و قدرت انجام کار را هم به فرد بدهید, در واقع فردی که زیر دست شماست با استفاده از قدرتی که شما به او می دهید قادر به انجام وظایف و کارهایی است که قبلا به او محول کردید. فردی که تفویض اختیار میکند مدیر یا سرپرست است. 

به قول اقای اندرو کارنگی

یک فرد معمولی فقط ۲۵ درصد از انرژی و توانایی خود را صرف کار می کند و دنیا به فردی که بیش از ۵۰ درصد از ظرفیت و توان خود را صرف کار خود کند، احترام می گذارد.

 

تفویض اختیار در مدیریت

در واقع تفویض اختیار یک ابزار مدیریتی است که برای بالابردن عملکرد و سرعت بخشیدن به کارها انجام می شود.ابزار بسیار کاربردی که اولین قدم در سیستم سازی می باشد.

پس شما یا مدیر برای رسیدن به هدف های سازمانی قدرت را بین  کارمندان تقسیم می کنید و انها با مسئولیت پذیری خود باید کار را به درستی و با کیفیت انجام دهند و پاسخگوی وظایف خود هم به مشتری هم به مدیر خود هستند.

یکی از مهارت‌های کلیدی یک مدیر موفق، توانایی واگذاری صحیح وظایف به افراد مناسب در زمان مناسب است. مدیران کارآمد می‌توانند اختیار انجام کارها را به اعضای تیم خود دهند و سپس با پیگیری‌های لازم، از انجام صحیح و به موقع هر وظیفه اطمینان حاصل کنند.

 

نقل از سایت https://www.indeed.com/career-advice/career-development/delegation-of-authority

اما معتقدم که دنیا زیباست و برای کسب تجربه های شیرین همه زندگی را نباید در کار گذراند و باید دنیا را کشف کرد. البته که بعضی از افراد به کار کردن اعتیاد دارند و از آن لذت می برند ، ولی در هر صورت کار باید هوشمندانه و در راستای هدف توسعه باشد، نه فقط درجا زدن و کارهای تکراری کردن.

چرا بعضی از مدیران مخالف تفویض اختیار هستند؟

ما به این موضوع توجه داریم که تفویض کردن کارها به لحاظ نظری خیلی ساده است اما در عمل کار ساده ای نیست، علاوه بر ان اگر سخت گیر باشیم یا از کاری نگذریم یا کامل طلب باشیم از کارها نمیتوانیم صرف نظر کنیم و ترجیح می دهیم خودمان انجام دهیم و همیشه چند دلیل جذاب برای تفویض نکردن کارها داریم مثل:

  • کسی را ندارم که بتواند این کارها را به خوبی من انجام دهد.
  • اگر خودم انجام دهم قطعا سریعتر  و راحت ترانجام می شود.
  • از هیچ کسی کاری را که خودم انجام نمی دهم درخواست نمی کنم.
  • آموزش دادن دیگران و واگذاری کاری از من زمان زیادی را می برد.
  • این کارها تخصصی و پیچیده تر از آنی هستند که انها را به کارمندانم تفویض کنم.
  •  باید زمان زیادی را برای تصصیح اشتباهات کارمندانم بگذارم.

موانع تفویض اختیار

موانع تفویض اختیار

این دلایل منفی محکمی برای یک مدیر با نگاه ساکن است تا تفویض اختیار را انجام ندهد و کارها را خودش انجام دهد تا مبدا کاری از قلم نیافتد و مشتریانش ناراضی و دلخور نباشند. انتقاد پذیر نبودن مدیران نیز به این موضوع دامن می زند و آنها تمایل دارند همیشه بهترین باشند.

باید بگویم که تفویض اختیار اگر سیستم کنترل کردن کارها را نداشته باشد قطعا کاربردی نیست، و باید بدانید که تفویض اختیار قدرت شما را در توسعه  رشد و بزرگ کردن کسب و کارتان افزایش می دهد و از همه مهمتر که شما در تفویض اختیار باید به پرسنل خود اعتماد داشته باشید و اختیار کارها را نیز به آنها بدهید تا کارها در صف انتظار قرار نگیرد.

مطمئن باشید پیاده سازی تفویض اختیار شما را به سطح جدیدی از مدیریت خواهد برد و میتوانید از زمان خود استفاده بهتری داشته باشید و به عنوان یک رهبر در کسب و کار خود رشد کنید ، هم شما و هم تیم شما رشد می کند.

پیشنهاد ما مطالعه بلاگ:

مدیریت نسل Z

مراحل تفویض اختیار

بالاخره مدیران باید از یک جایی به خود بیایند که تفویض اختیار هر چقدر هم که سخت باشد اما در بلند مدت کار آنها را راحت میکند و به روزهای طلایی هم خواهد رسید.

اما از کجا شروع کنیم؟ و قدم اول برای تفویض کردن کار ها برای یک مدیر چه می تواند باشد؟

درست است باید کارهایی را که باید تفویض کنید را شناسایی کنید، شاید در یک جمله گفتن راحت باشد اما باید بدانیم دقیقا چه کارهایی باید تفویض شود؟

همیشه از مدیران و صاحبان کسب و کار این سوال را می پرسم که ، آیا می دانید وظیفه شما به عنوان یک مدیر در کسب و کارتان چیست؟ آیا شما باید به تمام جزئیات کار اگاه باشید؟ آیا شما باید بارها را ارسال کنید یا چیدمان محصولات را انجام دهید؟ آیا شما باید تمام وقت در دسترس مشتریان باشید؟ آیا شما باید فاکتورهای خرید و فروش را در نرم افزار وارد کنید؟

 

و در مقابل این سوالات بهت زده می شوم چون اکثر کارهای خرد را مدیران خود انجام می دهند در صورتیکه کارمندانی برای انجام دارند و می توانند کار را تفویض کنند و بسپارنند، اما از نظرشان این کار مهم است و کارمند نمیتواند انجام دهد، و سوال بعدی من این است که این کارمند را چه کسی استخدام کرده است؟

اکنون بیایید یک تمرین ساده از تفویض اختیار را انجام دهیم در واقع خلاصه ترین راه برای تفویض و اولین قدم تا کمی از بار مسئولیت شما کمتر کنیم و این تمرین به شما نشان می دهد که چه نگاهی به وظایف خود داشته باشید و برای یک مدیر عالی شدن نیاز به زمان کافی دارید که باید این زمان را معطوف نقاط قوت خود کنید همچنین مهارت های نرم مدیریتی خود را تقویت نمائید.

شروع کنیم:

دوره  آموزشی مدیریت پرسنل نکات کلیدی در این رابطه آموزش داده است.

  1. تهیه فهرست برای تفویض اختیار

فهرستی از تمام فعالیت های کاری که در بازه زمانی یک روزه ، یک هفته، یک ماهه، انجام می دهید تهیه کنید ، حتی دم کردن چایی و جارو کشیدن بعد از رفتن کارمندان و همه را یادداشت کنید. تهیه این لیست قطعا چندین ساعت از شما زمان میگیرد، صبور باشید و عجله نکنید.

مدیریت و رهبری را آموزش ببینید.

2. تقسیم بندی براساس فهرست

وقتی مطمئن شدید که فهرست کامل است این کارها را به ۴ قسمتی که میگویم تقسیم بندی کنید.

          ⁃  عاشق انجام این کار هستید و ان را عالی انجام می دهید.

          ⁃  انجام این کار را دوست دارید و ان را خوب انجام می دهید.

          ⁃  انجام این کار را دوست ندارید ولی ان را خوب انجام می دهید.

          ⁃  انجام این کار را دوست ندارید و ان را بد انجام می دهید.

پیشنهاد ما مطالعه بلاگ:

حفظ انگیزه کارمندان

3. تفویض کارهای قابل واگذاری

بعد از اختصاص کارها در این چهار قسمت قطعا کارهایی که در قسمت ۳ و ۴ است باید تفویض شود. اما اگر همچنان کارها در قسمت ۱و ۲ زیاد بود ، شما نمی توانید مدیریت زمان مناسبی داشته باشید و باید کارها را واگذار کنید.

4-انجام کارهای مدیریتی و کنترل کارها توسط مدیر

نکته مهم این است که کارهایی که شما باید انجام دهید باید در راستای مدیریت باشد، شرح وظیفه یک مدیر باید سازماندهی و کنترل کارها باشد. داشتن مهارت های رهبری در این زمینه کمک بسیاری به شما خواهد کرد.

مراحل تفویض اختیار

5.سپردن کارها به نیروی انسانی مناسب

حال که شفاف شد چه کارهایی باید تفویض شود تا شما بتوانید زمان بیشتری را به کارهای مهمتر اختصاص دهید باید افراد را در سازمانتان یا خارج از کسب و کارتان پیدا کنید تا کارهای را به انها تفویض کنید و بهترین بهره را از عملکرد آنها ببرید. اگر در حال حاضر به دنبال اضافه کردن پرسنل نیستید باید راجب توانایی انجام ان کار با کارمندان خود صحبت کنید تا بتوانید انتخاب بهتری داشته باشید.

 

بهترین شیوه‌های مدیریت اختیارات تفویضی

در ادامه برخی از بهترین شیوه‌های تفویض و مدیریت اختیارات ارائه شده است:

  • داشتن سند جامع اختیارات تفویضی: هدف نهایی سند اختیارات تفویضی، ارائه چارچوبی روشن از سطوح مختلف اختیارات و تعیین محدودیت‌ها و شرایط خاص تفویض است.
  • داشتن فرآیند نظارت و گزارش‌دهی مؤثر: سیستمی برای مدیریت اختیارات تفویضی ایجاد کنید که به شما امکان نظارت و کنترل منظم بر تمام تفویض‌ها و اعمال هرگونه تغییرات مورد نیاز را بدهد.
  • نگهداری لیست امضاکنندگان مجاز معتبر و به‌روز: چگونه می‌توانید بدانید چه کسی مجاز به امضای چه چیزی در سازمان شماست؟ داشتن لیستی واضح و به‌روز از تمام امضاکنندگان مجاز با اختیارات تفویضی می‌تواند به شما در کاهش خطر تقلب و عدم انطباق و جلوگیری از هرگونه تأخیر و شکست عملیاتی کمک کند.

نقل ازسایت

https://www.cygnetise.com/blog/delegated-authorities

6.تهیه لیست کارمندان با شایستگی های مورد نظرشان

لیست کارمندان خود را به همراه شایستگی های انها یادداشت کنید، مثلا الهام : پر انرژی ، بیان خوب و قابل قبولی دارد، از برقراری ارتباط لذت می برد ، قدرت متقاعد سازی افراد را دارد ، به نرم افزار … اشراف دارد ، میتواند تایم زیادی را سر کار بگذراند، قطعا این فرد پتانسیل مذاکره با مشتری و پشتیبانی ان را میتواند داشته باشد و میتوانیم روی ان سرمایه گذاری کنیم.

7.برگزاری جلسه برای تفویض کارها

جلسه ای با کارمند مورد نظر  ترتیب دهیم و وظایف جدید را برایش توضیح دهیم، یعنی دقیقا بگوییم چه کارهایی باید انجام دهد وچطور باید انجام دهد، حتی تفویض اختیار کردن باید با دستور العمل انجام دادن کارها باشد و اگر کارمند مورد نظر ما هنوز توانایی انجام این کار را ندارد باید گام به گام آموزش ببیند.

پیشنهاد ما مطالعه بلاگ:

مصاحبه خروج

موانع تفویض اختیار

8.اختیار دادن به کارمند برای انجام کاری که به او سپرده شده است

 مهم دیگر این است که اگر کارهای را تفویض میکنیم باید اعتماد کامل داشته باشیم و اختیار انجام دادن کارها را هم به شخص بسپاریم ، گاهی اوقات تفویض انجام می شود، اما اختیار انجام دادن داده نمی شود و کارمند باید مداوم با ما در ارتباط باشد و تایید بگیرد، قبول دارم که شاید فکر کنید در مراحل اول شخص قابلیت انجام کارها را ندارد و امکان دارد به هر دلیلی گند بزند و کار بی کیفیت و اشتباه انجام شود ولی ما این موضوع را میتوانیم با کنترل کردن صحیح انجام دهیم.

9.گزارش گرفتن از کارمندان و ارائه بازخورد در راستای نتیجه ی کار

قدم اخر کنترل کارها به روشی مناسب انجام شود، بعنی بعد از انجام کار یا در حین انجام کار ما باید گزارش های مناسبی در نحوه انجام کار و نتیجه انجام کار داشته باشیم تا بتوانیم به کارمندان بازخورد مناسب در مورد نحوه عملکرد آنها دهیم، و این بهترین راه و روش تفویض اختیار در سازمان است که شما میتوانید از این روش بارها و بارها استفاده کنید و نتایج عالی را در خصوص واگذاری کارها و انجام سریع آنها داشته باشید. برای اینکه بتوانید با پرسنل خود به بهترین شکل ارتباط برقرار کنید تنها کافی است مهارت های ارتباطی خود را تقویت نمائید.

دوره آموزشی شخصیت شناسی دیسک را می توانید با به روزترین مطالب آموزش ببینید.

دوره آموزشی شخصیت شنتسی با متد دیسک

مزایای تفویض اختیار در مدیریت

 

۱- ازاد شدن زمان برای مدیران:

مدیران با این جمله که هیچکس نمیتواند کار من به خوبی و سرعت من انجام دهد معمولا از تفویض اختیار کردن در سیستم کسب و کار خود فرار می کنند و نمیخواهند سختی های ابتدایی تفویض کردن را بپذیرند ، پس سختی را به خود واگذار می کنند، زمان را برای کارهای کوچک و پیش پا افتاده از دست می دهند و لذت زندگی را از خود می گیرند.

۲- کارها در نبود مدیر هم انجام می شود:

این موضوع برای صاحبین کسب و کار عالی است و یکی از آرزو های دیرینه ی انهاست اما در سازمان های بزرگ که مدیرهای میانی افراد کلیدی هستند ، به دلیل اینکه فکر میکنند اگر کارها را تفویض کنند قابل جایگزین هستند ، معمولا از این کار امتناع میکنند و با این طرز فکر سیستم را کوچک نگاه می دارند.

مزایای تفویض اختیار

۳- توسعه کسب و کار:

ما در مقام مدیریت قطعا باید کارهای مدیریتی انجام دهیم ، باید برای توسعه و بزرگ کردن کسب و کار خود تلاش کنیم و با این فکر پیش پا افتاده که افراد نمیتوانند کارها را انجام دهند خود را درگیر کارهایی که مربوط به مدیریت نیست میکنیم و متاسفانه از بازار جا می مانیم. در صورتی که با تفویض اختیار درست نه تنها کسب و کار شما رشد خواهد کرد بلکه نرخ ترک کار در سازمان تان کاهش خواهد یافت. 

۴- بالابردن انگیزه پرسنل:

پرسنل شما زمانی اعتماد به نفس کافی در کسب و کار شما خواهد داشت که بتواند مفید باشد و توانمندی های خود را به‌رخ سازمان بکشد، اگر اختیار انجام کارها را نداشته باشد ، قطعا فردی منزوی خواهد شد و انگیزه‌ خود را از دست خواهد داد. تفویض اختیار باعث حفظ انگیزه کارکنان می شود.

 

دوره آموزشی جذب و استخدام نیرو می تواند به مدیران در این فرآیند کمک می کند.

دوره آموزشی نکات طلایی استخدام

۵- ارزیابی پرسنل با تفویض اختیار:

ما مدیرها همیشه در این فکر هستیم که چطور کارمندان خود را ارزیابی کنیم یا نظام حقوق و پاداش را بر اساس ارزیابی عملکرد پرسنل بنا گذاری کنیم، اما باید بدانیم که تا زمانیکه ما کارها را به درستی برای افراد تفویض نکنیم و اختیار امور کارها را به انها نسپاریم ، نمیتوانیم ارزیابی درستی از پرسنل خود داشته باشیم و در مدیریت کارکنان خود ضعیف عمل خواهیم کرد. ارزیابی 360 درجه یکی از مدل ها است که مدیران می توانند از آن استفاده نمایند.

پیشنهاد ما مطالعه بلاگ:

جامعه پذیری کارکنان

سخن پایانی

 در اتتها باید بگم مهمترین کار یک مدیر ،تقسیم کارهای کسب و کار می باشد ، اینکه کارها به افرادی برسد که اصطلاحا اهلش باشند خیلی مهم است، اهلش باشند یعنی توانایی انجام کار را داشته باشند و کار را با استاندارد مورد نیاز کسب و کار شما انجام دهند. این یک هنر است که  افراد مناسب را پیدا کنید و کارها را درست بین افراد مناسب تقسیم نمائید تا هر چه سریعتر به مقصود خود برسید و هدف های خود را لمس کنید.

سوالات متداول
من یک منشی داشتم که با دیگران خوب ارتباط می گیرد و خوشرو است کارهای برنامه ریزی شده را خوب انجام می دهد و اگر مشتری به محل کار من بیاید خیلی خوب پاسخگو است و کالای من را خوب پرزنت میکند، اما نمیتواند خوب فاکتور بزند و تا الان کلی ضرر دادم که کالا را کمتر به مشتری فروخته است، ایا راه حلی است؟

فردی که ارتباطات خوبی دارد و خوب میفروشد، از نظر شخصیتی در دیسک تایپ I است و فروشنده عالی است اما این افراد در حساب و کتاب ضعیف و کم دقت هستند و معمولا علاقه ای هم به یادگیری موارد مالی ندارند. شما میتوانید چندین با اموزش دهید و اگر باز اشتباه میکند مبلغی را بابت جریمه در نظر بگیرید تا دقت خود را بیشتر کند. اما راه حل بهتر این است که یک حسابدار در کنارش استخدام کنید. 

اینکه افراد مسئولیت پذیر نیستند ۲ دلیل دارد.

۱. شما استخدام درستی نداشتید و شخص بی مسئولینی را برای انجام وظایف مهم انتخاب کردید

۲. شاید استاندارد شما بالاست و مطابق با اون استاندارد اموزش ندادید، بهتر است ابتدا مجدد در حد استاندارد خود آموزش دهید اما اگر نتیجه نگرفتید ، کارمند شما مناسب این وظیفه نیست و استخدام اشتباه بوده

ادامه مطلب

چگونه با استفاده از داده ها درخواست افزایش حقوق دهیم
نوشته قبلی

چگونه با استفاده از داده ها درخواست افزایش حقوق دهیم؟[راهنمای گام به گام]
فرسودگی شغلی
نوشته بعدی

فرسودگی شغلی چیست؟ [علائم، نشانه ها، تاثیر آن بر کیفیت کار و خود فرد]